高校档案数字化建设中存在的安全隐患与措施分析
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作者: 王莉华
摘要：档案管理工作由于其内容繁多、数据量大，采用传统的管理方式需要消耗大量的人力和物力，已经不能够很好的适应信息时代对档案管理工作的要求。档案管理数字化建设能够在很大程度上促进档案管理工作的现代化发展，是未来档案管理工作发展的大趋势。本文主要探讨高校档案数字化建设中存在的安全隐患与措施方法。
关键词：档案 数字化 安全隐患 措施
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，信息技术在档案管理工作中的广泛应用在很大程度上促进档案管理朝着数字化的方向发展，并且逐渐的成为档案管理工作现代化的标志之一[1]。然而在档案管理数字化的建设过程中，还存在着诸多的安全隐患和问题，亟待深入研究和妥善解决。
一、档案数字化概述
对于档案数字化，有广义和狭义两种理解。狭义的档案数字化，又称数字化加工或数字化转换，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息的过程。可以转换为数字化信息的档案类型包括纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、缩微胶片等，转换之后的数字信息可以有文本、图形、图像、音频、视频等多种媒体格式。广义的档案数字化，是指通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机以识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索、维护的过程。狭义的档案数字化是广义的数字化的基础和核心。本文采用的是广义的档案数字化概念。
二、档案数字化建设中存在的安全问题
（一）档案信息安全的保护意识淡薄
传统的档案管理工作中，保密工作只是针对档案相应的载体来开展的。随着档案数字化建设的逐步开展，档案保密工作所面临的形势也发生了较大的变化，这使得传统的档案保密工作已经不能够适应数字化档案管理的要求。在当前的数字档案的建设过程当中，对于相关的信息的保密工作还存在很多的漏洞，很多信息都可以随便的进行拷贝和复制。且很多的数字化档案管理机构的网站，存在不安的因素。很多档案管理人员在进行档案管理的过程当中缺乏足够的安全意识，在工作中没有严格的按照相应的规范来操作，导致档案信息泄露，造成重大的影响。
（二）档案信息管理的技术系统不可靠
电子档案在信息传输中可能会感染计算机病毒，管理系统也有可能会受到恶意攻击，从而对档案信息的安全构成威胁。网络是一个开放式的系统，计算机系统和网络技术的缺陷和漏洞很多，再加上黑客和计算机病毒的升级，档案机构的网站和信息系统很可能成为攻击对象[2]。
（三）档案安全的法律法规滞后于信息工作
在档案数字化方面，照片、录音、录像、缩微胶片的数字化规范尚未问世；在电子文件的归档与管理方面，有关电子文件采集的数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白；在档案信息化基础设施和应用系统建设方面，至今未见档案局域网构建和档案网站建设方面的专门规定，数字档案馆建设方面的规范也迟迟未见问世；关于档案信息安全问题专门法规也仍在期待之中。
三、保障数字化档案安全的对策
（一）加强档案人力资源的建设
应重视人才培养合理使用，加强人力资源建设。建立一支适应信息时代发展要求的复合型人才队伍是当前各档案部门的当务之急，要把人才的培养和合理使用放在首位，要更新观念、拓宽思路、解放思想。只有人才问题解决了，档案网站的建设和发展才有动力[3]。
增强档案信息安全意识是档案信息安全事故预防与控制的一个重要手段。档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识，营造人人关心档案管理工作的强烈氛围。在实现了档案管理信息化的单位，档案工作者应尽快转变传统的保密观念，及时更新思维方式，积极主动地接受培训、学习并掌握最新的信息保密措施。在条件许可的情况下，可以考虑引进信息安全保护方面的专业人员以快速提高档案管理队伍的整体水平。
（二）提高档案信息化安全的技术水平
采用加密技术、数字签名技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检测技术等加强档案信息的安全。加密技术是网上档案信息最安全、最经济的措施。对于有密级限制的档案信息，就应当使用加密技术，防止信息被他人截获或篡改。在当前，加密技术是保护档案信息机密性的唯一方法。电子档案加密方式有很多种，在传输过程中通常采用“非对称密钥”进行加密：一个可以公开的密钥用于发送电子档案，一个是严格保密的私钥，即只有接收方才知道的密码用于接收密文，打开电子档案。
（三）加强对档案信息安全的管理
一要对办公环境要定期检查，包括环境条件保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；二是要对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝；三是档案网站的作用不能只停留在档案宣传和馆藏建设上，应向综合服务功能转变。除了开通档案检索、在线展览、档案编研、档案教育外，还可提供一些现行文件阅览服务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方特色服务、爱国主义教育服务等，这样才能发挥档案网站的真正价值。
参考文献：
[1]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001 年出版
[2]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案，2008.1
[3]王颖.浅谈高校档案管理数字化[J].科教导刊，2011.5
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