探讨如何提高供电企业行政管理效率
来源:用户上传
作者: 白彩云
摘要：企业行政管理效率不高就会影响企业在日常生产经营过程中的有效运转，无法为企业的各个部门提供后勤保障服务，无法协调好企业不同层级及不同部门的交流和沟通。文章简述了供电企业行政工作的主要职责与权限，并针对供电企业行政管理存在的问题，提出相应的对策，以供参考。
关键词：供电企业；行政管理；效率
【分类号】：TM73
一、供电企业行政工作的主要职责与权限
（一）供电企业行政工作的主要职责
供电企业行政工作的主要职责包括，在部门经理的领导下，参与政务，管理事务，搞好服务，综合协调，发挥参谋、助手作用；采集信息，调查研究，为领导工作提供可靠情况和细致分析；根据部门经理的安排，协助检查重要决策、办理领导批办事宜和重要工作的落实、执行情况，抓好督查督办；负责起草全局性的各类综合性文件与材料；参加主任办公会议、企业相关专业会议等行政例会，做好会议协调、组织、记录、纪要整理和督查督办工作。
（二）行政工作的主要权限
企业的行政工作主要权限在于，要求企业本部的各科室和所属单位提供各方面工作情况、信息和资料；有权向企业相关领导和工作部领导报告工作、提出工作建议；有权对存在疑问的工作情况、信息和资料进行调查、核实，并得到有关方面和人员的协助；有权按照领导指令和意见督查督办本部各部室和企业所属单位重点工作落实情况，提出相关的建议。
二、供电企业行政管理效率低下的原因
（一）办公室事务过于繁杂，影响行政工作
一些供电企业特别是基层供电单位的办公室多为综合性办公室，它集合了政务、行政、财务、机关服务等职责，办公室几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，信息报送不及时，调查研究流于形式，下情上级不了解，沟通渠道不够畅通，难以起到参谋助手作用。
（二）行政工作现代化水平低
当前行政机关现代化的办公设备还不够普遍，实际工作中现代化的信息传输技术及管理手段还未得到全面普及，这也在一定程度上制约了行政效率的提高。除了设备问题，一些工作人员对于现代化办公技术的掌控水平也影响了行政管理效率。
（三）行政人员素质不高
供电企业行政工作人员的选拔、录用、考核、奖惩等基本制度不健全，缺乏必要的竞争、激励机制。一些管理人员对于本企业的业务不够熟悉和了解，出现了“该管的不管甚至脱离实际，不该管的反而环环紧扣”这种现象；企业行政管理部门制定的规章制度无法推行或根本不能推行，其它部门对行政管理部门不信任、反感甚至排斥。而行政人员又不愿意和业务部门打交道，导致管理脱离实际，直接影响着行政效率的提高。另外，一些行政工作人员缺乏服务、责任、效率意识，工作热情不高，也影响了工作效率。
二、提高供电企业行政管理效率的措施
（一）行政人员树立良好的工作意识
一是服务意识。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。行政人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。为领导服务、为基层单位服务、为职工群众服务，三者相互联系，不可偏废。对上服务和对下服务要统一，在做好为领导服务的同时，要主动与各业务部门沟通、交流，同时不断加强为基层单位和职工群众服务的工作，如实反映基层单位和职工群众的意见和建议，更好地协调领导与基层单位和职工群众之间的联系，真正起到桥梁和纽带作用。
二是责任意识。行政人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，对于自己职责范围内的工作，要尽量做到尽善尽美，出现问题不辩驳、不推诿，勇于承担责任，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。
三是奉献意识。行政人员要保持一种平静的心态、以平和的姿态面对一切事宜，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。
四是效率意识。行政人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到早介入、早思考、早研究，提高工作的主动性。对领导交办的事宜，要积极热情、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对企业内的重要工作，要全程跟踪，全程督察，将落实执行的各个阶段、环节，以及存在的困难和问题，及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。
（二）注重效率和质量，不断提升自身素质
要提高行政工作效率和质量，就需要从以下几方面努力：一是要培养扎扎实实的工作作风。一定要养成今日事今日毕，急事急办、特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。二是要强化内部管理，加强作风建设。办公室工作十分繁杂、辛苦，也十分敏感，容易让人误解。因此，在办公室工作，要严格按各项管理制度、规章和程序办事，不能自作主张、自行其事。生活上，办公室人员要增强廉洁自律意识，树立正确的荣辱观，自重、自警、自省、自励，能抵得住诱惑，经得住考验。三是要加强学习，提高人员素质。要充分认识，学习对办公室工作的重要性，引导办公室系统员工自觉地抓学习，努力把办公室系统办成学习型组织，切实提高办公室人员的综合素质。
（三）逐步实现管理手段的现代化
配备现代化办公设备，同时采用系统论、信息论等科学方法，实现办公自动化、协调化、高效化，实现信息的准确化、动态化、适时化，这对于提高行政效率可以起着巨大作用。通过培训，使行政人员熟练掌握这些现代化设备的操作与使用。例如在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、声音处理、网络通讯等方面能做到熟练使用计算机、静电复印机、自动电话机、录音笔、摄像机、传真机、扫描仪等设备。在秘书工作中，能够把语音、文字、图表、图像等有效的结合，利用信息网络来进行信息的采集、报告的分析。利用内部局域网发布内部文件，及时将一些需要公示、公告的事宜予以公布。利用IP电话、QQ、MSN等工具，超时间性、超地域性地使沟通双方进行互动，增加工作效率。
（四）注重协调，当好助手
综合协调职能是行政工作的重要内容，注重协调的方式与方法，是当好领导得力助手的关键。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调的艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，把握全局的能力，在协调中实现服务质量的进一步提高。
一个优秀的行政人员，要想做好领导的参谋，当好领导的得力助手，并非仅坐在办公室内起草文件，而是要走出去，做好各项事务的料理与协调，为领导分担，解领导之忧。首先，要做好各种会议的协调工作。会议未开，行政先行。领导讲话材料的编排，参加人员的接待，会议记录，会议各项事务的统筹安排等一切事宜，应先由行政人员策划完毕，呈报领导审批后，再一锤定音。这样，不仅能让领导有时间去思考重要问题，而且也为会议的顺利召开打下坚定的基础，同时，也充分显示出了一个优秀行政人员较强的组织协调能力。其次，做好文件的上传下达工作，行政人员在做好单位文件编排工作的同时，要努力做好文件的上传下达工作。可以说，行政人员是领导的传话筒。文件的上传下达工作，看起来是一件非常容易之事，但真正做起来却并非如此。对于一些文件，尤其是一些重要文件的上传下达工作，要严谨了再严谨。误悟领导意图，错传错发文件，就有可能使单位工作开展缓慢或停滞不前。因此说，文件上传达工作的出色与否，直接体现着一个行政人员“悟性”的高低，直接关系着行政人员是否能真正地成为领导的得力助手。
参考文献
[1]林静.新时期基层文秘人员素质初探[J].职业，2011年29期.
[2]汤盈新.在企业转型期做好办公室文秘的几点思考[J].商情，2013年48期.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-5178676.htm
