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医院政府采购业务内部控制流程及风险点、控制点分析

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发布日期: 2015-01-10 发布: www.xzbu.com  

  [摘 要]随着卫生医疗事业日益发展的需要,政府采购在预算编制、采购申报、采购执行、履约验收和资金支付等方面存在的一些缺陷也日渐暴露出来,加强政府采购业务的内部控制模式,及时预防和控制风险是当务之急。因此,明确了政府采购的流程、风险点,针对性的提出了相应的控制措施。
中国论文网 http://www.xzbu.com/1/view-6497812.htm
  [关键词]政府采购;业务流程;风险点和控制点
  中图分类号:TF623 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)47-0221-01
  在当今公立医院面临国家医疗改革的不断深入,医院在新的形势下必须增强适应性和竞争力,随着政府采购内控制度的建立顺应了卫生医疗新经济环境下的内在要求,增强医院竞争行为等方面发挥了重要的作用,如何建立健全政府采购内部控制体系,是问题的关键。
  一 政府采购预算管理
  (一) 采购预算管理业务流程节点
  业务部门根据年度发展计划和资产存量配置情况,提出采购需求。采购归口部门审核评估论证采购需求,提出采购预算草案,报财务部门。采购归口部门编制采购预算,财务部门审核汇总平衡各部门采购预算,形成采购预算上报数。单位采购管理委员会审定政府采购预算草案,通过后报财政和上级主管部门审批;经上级主管部门审批、财政部门审批后财政下达采购预算批复数,财会部门下达采购预算指标,单位采购归口部门分解采购预算指标,形成年度采购计划,业务部门按预算指标数执行采购预算。
  (二) 采购预算管理风险点、控制点分析
  采购预算风险点分析。预算编制不合理,政府采购、资产管理、业务各部门之间缺乏沟通协调,采购项目可行性论证不充分,预算审核不依据业务需求,不考虑资产的存量配置,存在重复购置,资金浪费风险。预算审核不科学,存在重复购置或未予购置。预算审核不严格,采购预算审定不认真,必然造成资金浪费。
  采购预算控制点分析。建立部门之间协调机制,加强采购的可行性论证,依据报告及专家评审意见等资料认定采购的必要性。明确政府采购归口部门责任,充分利用信息技术,保证资源分配的效率性,避免重复采购造成资金浪费。严格控制预算指标额度、汇总预算工作流程,严格执行审核、建立监管机制,明确责任, 追踪问责。
  二 政府采购计划审批
  (一) 采购计划审批业务流程节点
  业务部门根据年度工作计划,在采购预算指标额度内,结合库存物资和现有设备配备情况,提出采购申请。业务归口部门审核采购申请,在合理采购申请的基础上形成采购申请报告,依次报相关部门。财务部门审核采购计划是否符合年度采购预算,审核后经政府采购管理委员会根据单位年度发展规划及采购预算,审批采购报告。属政府采购法律法规及制度规定可由单位分散采购的情况,批准单位采购归口部门分散采购;属应报上级主管部门审批情形的,级主管部门审批;属政府法律法规及制度规定应由采购主管部门审批履行集中采购程序的情形,上报政府采购主管部门审批采购申请报告。上级主管部门对重大采购项目采购申请报告进行审核或审批。政府采购主管部门对属于政府集中采购的项目,批准履行集中采购流程。政府采购主管部门对属于分散采购的项目,批准履行分散采购流程。采购工作结束后,将采购文书整理归档。
  (二) 采购计划审批业务风险点、控制点分析
  采购计划审批风险点分析。采购申请审核不严,缺乏采购申请制度,请购未经审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或短缺,影响正常业务活动,造成采购超预算、资金浪费或资产闲置,采购文书缺失、损毁、被伪造变造。
  采购计划审批控制点分析。严格执行采购预算,审核采购数量、金额、资金来源与预算批复相对应;以年度发展目标为依据,审核采购申请是否科学、合理、符合单位整体目标。按采购法律法规和管理制度要求,制作、填制并保留好各种文书,责成专人进行管理,健全制度,明确责任。
  三 集中采购业务
  (一) 集中采购业务流程节点
  政府采购主管部门批复采购计划,对应属于政府集中采购的项目,明确政府集中采购方式。政府集中采购代理机构接受采购任务,根据采购商品的各类、技术标准、市场供求等情况,确定公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等具体采购方式。采购归口部门代表单位与采购代理机构签订代理协议。核对采购参数,做好采购前准备工作,核对采购参数,提供相关资料,配合采购工作。组织筹备采购工作,发布信息、组织招标、询价,邀请专家等。根据具体采购方式,组织招标、询价、竞争性谈判等活动。采购归口部门与供应商签订采购合同。
  (二) 集中采购风险点、控制点分析
  集中采购风险点分析。采购文件不合标准,技术参数不公允,易形成单一来源或围标等违规事项;采购参数具有排它性及泄露相关信息等违规操作,导致单位被起诉或受到处罚。未按规定选择采购方式,规避公开招标,出现舞弊等问题;不具备组织采购的能力,采购程序不规范;对采购、招标缺乏有效的监督,出现舞弊等违规问题。合同中存在不公平条款,不符合采购文件技术要求,损害单位利益。
  集中采购控制点分析。严格审核采购文件,规范审核流程,技术参数依据专家论证意见。严格按规定选择采购方式,按审批权限报单位决策机构批;准选取有资质信誉好的招标代理机构组织采购;建立采购监督制度,审计、纪检等内部监督部门对采购进行全程监督。审计、纪检等部门进行合同评审并建立联签制度。
  四 分散采购业务
  (一) 分散采购业务流程节点
  政府采购主管部门依据有关法规,批复采购计划,明确分散采购形式。政府采购归口部门根据采购项目规模、性质、难度、自身组织采购的能力,报单位采购管理委员会审批或按单位采购管理委员会的授权决定是自行采购还是委托采购代理机构代为采购。单位采购归口部门与委托代理机构就委托采购事项签订委托代理协议。业务部门核对采购参数,提供相关资料,配合采购筹备工作。单位采购归口部门组织筹备采购事项,如制作采购文件、联系媒体、市场调查等。政府采购归口部门在指定媒体上发布采购信息。政府采购归口部门组织实施采购活动。政府采购归口部门在指定媒体上公布采购结果。单位财会、审计、纪检部门对采购进行全过程监督。政府采购归口部门代表单位与供应商签订采购合同。
  (二) 分散采购业务风险点、控制点分析
  分散采购风险点分析。委托的代理机构不具备资质或有其他不胜任采购任务的情形。未在指定媒体上发布采购信息或未按规定发布采购信息。未按规定选择采购方式,规避公开招标,出现围标、舞弊等问题;不具备相应能力或存在道德风险,采购程序不规范;对采购、招标、招标缺乏有效的监督,出现围标舞弊等违规问题。合同签订中存在不公平条款,损害单位利益。
  分散采购控制点分析。根据项目性质委托具备相应资质、信誉好的代理机构组织采购。建立信息发布制度,在规定范围、规定媒体上、按规定形式发布采购信息。严格按法律法规选择采购方式,建立授权审批制度;建立采购监督制度财务、审计、纪检等内部监督部门对采购进行全程监督。按合同控制流程,对合同进行评审并建立联签制度。
  五 采购验收结算业务
  (一) 采购验收结算业务流程节点
  业务部门收到供应商供货,提出验收申请,政府采购管理部门确定验收方式,分散采购项目由本单位组织验收;集中采购项目按规定由采购代理机构组织验收,单位派人参与;国家规定强制检测的采购项目应当委托专业检测机构进行检测验收。政府采购归口部门组织验收,验收小组据相关技术标准及合同规定,对标的物进行现场勘查验收。上级主管部门按规定对项目组织验收,采购代理机构按规定对项目组织验收。验收结束后,采购归口部门、上级主管部门、政府采购代理机构、相关专业机构和人员就验收情况签署验收报告,出具验收意见。采购归口部门就验收过程中出现的质量等不合格问题,与供应商协商解决方案。财会部门根据验收单结算通知、发票、合同等相关资料付款并进行账务处理。
  (二) 采购验收结算业务风险点、控制点分析
  采购验收结算风险点分析。未组织验收或验收走过场,达不到验收效果。未按规定组织相关部门参加验收,验收人员专业水平达不到要求。未按合同、标准进行验收,产品与合同约定有差异。付款审核不严,手续不完善,未按规定付款。
  采购验收结算控制点分析。按规定组织验收,明确验收 责任,跟踪问责。组织相关部门、专家成立验收小组进行验收,对专业性项目强制性规定应由具备相应资质的机构和人员出具验收意见。严格验收标准,明确验收职责,强化责任追究。严格按规定进行审核、办理支付手续。

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