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浅议民营化工企业集团内部控制的问题及改善措施

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  【摘 要】完善的内部控制是民营化工企业经营管理规范化的合理保障。内部控制概念起源于20世纪,在我国应用的时间较短。目前,民营化工企业对于内部控制重视程度不高,难以将内部控制度执行到位,本文针对民营化工企业的内部控制问题进行分析,并针对性地提出了完善化工企业内部控制的对策。
  【关键词】民营化工企业;内部控制;改善措施
  2008年财政部印发了《企业内部控制基本规范》,自2009年7月1日在上市公司范围内施行,标志着我国在公司内部控制制度规范方面取得重大进展。鉴于我国内部控制观念形成较晚,国内公司对于内部控制在企业风险管理和规范经营方面的重要性的认识严重不足,尤其是民营化工企业等工业制造型企业。目前,民营化工企业生产经营活动有其自身的特点,工艺生产流程的复杂性也给化工企业内部控制制度的执行带来了一定的难度。
  一、内部控制概述
  根据加拿大注册会计师公会所属的控制基准委员会COCO提出的内部控制框架,内部控制具有五大要素,分别如下:
  (1)内部环境。内部环境是实施内部控制的环境基础,包括公司的治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。
  (2)风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。
  (3)控制活动。控制活动是企业采用相应的控制措施,将企业面临的风险控制在可承受度之内,保障企业在可接受风险下持续经营。
  (4)信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。
  (5)内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。
  二、民营化工企业内部控制存在的问题
  我国民营化工企业在工业生产中,化学工序较为复杂,企业难以在生产环节实施内部控制程序,同时民营企业普遍对于内部控制重视不够,公司股东认为内部控制不仅要投入大量的人力和财力,而且还不能直接给企业带来经济效益,一定程度对内部控制在民营企业发挥应有的作用造成了障碍。我国民营化工企业整体上内部控制存在如下问题:
  (1)公司治理机制不完善,控股股东权利过度集中。我国化工行业企业以民营企业为主,多数民营企业最早由控股股东不断发展壮大,由股东担任公司总经理,对公司业务干预过度,缺乏对创业企业家的约束机制,导致公司内部控制无法至上而下得到贯彻执行,大部分内部控制制度形同虚设,未能发挥其应有的作用。甚至,部分化工民营企业仅存在几名投资股东,未设置董事和监事职务或任命控股股东的直系亲属为公司董事和监事,导致化工企业所有权与经营权和监督权名义上存在,实际上均由一人掌控,公司产供销活动过度依赖于创业企业家。
  (2)未建立风险评估体系,缺乏应对风险的意识。由于化工企业在生产过程中主要依靠对生产流程的控制以及投入原料的使用量控制来实现产品生产,而且化学生产牵涉到环保、质监等相关部门的行政监管,民营化工企业易受到国家环保等政策变化影响,对企业持续经营能力产生不利影响。非上市的化工企业往往很少针对企业面临的风险因素进行风险评估,制定专门的风险应对措施。同时,化工企业在国际化经营的情况下,企业所面临的风险因素更加复杂,其他国家的贸易壁垒因素以及汇率波动因素都将对我国的民营化工企业产生重要影响。化工企业在风险识别、风险评估、风险应对等方面不仅存在意识匮乏现象,而且在现有的治理机制条件下,很难将风险评估体系执行到位,也就对风险评估体系的具体实施形成障碍。
  (3)职责分离不明确,授权审批不清晰。在资金管理和记录职责分离不明确,资产保管与记录职责分离不明确,合同业务过程的职责分离不明确等情况普遍存在于民营企业中,尤其是生产型企业,许多民营企业家认为做好生产环节的控制就能够给企业带来利润,保障企业风险在可控范围内。企业的关键职责未能明确分离的情况下,经营活动可能面临舞弊所带来的非正常损失风险,直接影响内部控制整体有效性。部分化工企业甚至对经营活动中各职能部门相应人员的审批授权不清晰,对部分管理人员授予过多的权利,给企业经营活动中个人徇私舞弊提供了外部条件,一旦管理人员出现舞弊的动机,对企业经营成果将产生重大影响。
  (4)信息反馈不及时,未建立沟通渠道。民营化工企业在公司未进行规范经营之前,内部机构设置并不完善,内部控制信息在内部传递效率较低,企业内部信息反馈存在时滞性,部分信息甚至未能顺利地反馈到财务部门以及公司管理层。企业化工生产部门一部分生产过程中的控制缺陷未能如实地传达给公司相关职能部门,公司管理层不能针对内部控制所存在的缺陷采取相关措施进行改善,影响企业的经营效率效果。对内部层级复杂的化工企业,基层生产的控制信息从公司基层到公司高层的传递渠道路径较长,一些民营企业甚至存在“断层”现象,导致内部信息传递渠道未建立,信息从基层到顶层以及从顶层到基层的流通过程无法顺利实现。
  (5)未设立内部控制监督职能,缺乏监督机制。我国国内民营化工企业普遍存在不设立内部审计机构的情况,在缺乏内审职能对经营的效率和效果进行监督的情形下,公司内部控制的实施缺少足够的内部约束力度。即使部分民营企业设置了内审职能部门,内审人员往往是由公司大股东的亲戚担任,那么一些内部审计人员的独立性无法保证,在实质上依然缺乏对公司经营活动内部控制的监督机制。由于缺乏对内部控制的监督,即使企业存在完善的内控制度和职责分工,也无法保证内部控制是否有效。
  (6)人员素质结构与内部控制要求不匹配。由于民营化工企业的私营性质和制造行业的生产特点,公司股东对企业人员素质要求不高,普遍选择招聘高中、中专或大专毕业的人员作为生产部门和职能部门员工,导致员工素质无法认识到内部控制在企业经营中的重要性,公司的内部控制实施存在一定困难。尤其是公司内部审计人员的素质和专业水准不高,不能真正地实现对企业内部控制的监督职能。   三、完善化工企业内部控制的对策
  基于上述民营化工企业内部控制存在的问题,提出以下改善建议:
  (1)完善公司股东会、董事会、监事会等治理机构设置,加强内部控制意识。内部控制环境是影响公司实施内部控制的主要因素,建立完善的股东会、董事会以及监事会有利于民营化工企业加强对公司重大事项以及风险的控制。民营化工企业尤其应加强公司的企业文化建设,在公司的文化建设中加入内部控制意识,以使公司全体员工意识到内部控制对企业合规经营与经营效率效果的影响。
  (2)建立风险评估和应对机制,加强风险意识。化工行业的特殊性决定了企业所面临的风险有所不同,尤其是国际化的化工企业,建立风险评估和应对方面的机制有利于企业把握未来对公司经营产生有利和不利影响的因素,准确利用有利因素为企业带来利润,并有效规避不利风险因素,保持企业持续经营。风险意识不仅仅是企业高级管理人员的事情,企业应提倡全体员工加强风险意识,真正从基层避免可能产生风险的事项。
  (3)明确岗位职责分工和职责授权范围。在民营化工企业中,生产环节各个员工岗位职责的分工以及授权对企业生产过程中的风险具有重要意义。企业应根据不同生产车间设置不同的岗位,分别授予其不同职责范围,同时对生产管理部门严格设置管理职能,避免一人同时行使不相容的职能权利,采购与仓库领料等职责分别设置人员,应设置专人负责对生产流程的控制。在管理人员岗位设置方面,民营化工企业应明确总经理、财务总监、销售总监以及生产总监的职责范围。
  (4)建立流畅的内部控制信息渠道,提高内控信息传递效率。化工企业应加强内部控制的执行情况以及存在的缺陷建立顺畅的信息沟通渠道,以保障相关信息在短时间内顺畅地传达到公司管理层,在管理层对信息进行处理后返回到企业基层来执行。企业应加强对每一个业务流程中内部控制信息的监控,以便及时地将内部控制执行中存在的问题及时反馈。
  (5)建立和完善内部审计职能,加强对内部控制的监督。民营化工企业应建立完善的内部审计制度,聘请专业的内部审计人员,对公司内部控制的执行情况和问题进行全面监督和改善,保障公司经营活动顺利进行,并对公司财务经营状况进行监督和控制,合理保证公司财务数据的真实可靠。
  (6)提高员工整体素质,做好战略人才储备。民营化工企业应逐渐重视人才建设的重要性,对公司未来需要的人才提前进行战略储备。人才是企业发展的重要基础,尤其是在内部控制方面有经验的专业型人才,对企业加强内部控制建设具有重要的战略意义。化工企业应增加高学历人才的结构占比,逐渐改善公司基层员工对内部控制的重视情况,为构建完善的内部控制体系提供人才条件。
  总之,对民营化工企业而言加强内部控制体系建设并非一蹴而就的过程,而是需要企业在不断完善、不断优化的过程中,逐渐对内部控制制度等方面存在的问题进行调整,最终在未来一段时间内能够形成一套完整的内部控制体系。
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