数字档案信息化管理模式与创新策略研究
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【摘 要】作为人类社会实践活动的真实记录和历史反应，档案和档案管理工作在社会的发展历程中一直扮演着重要的角色，档案被看成是社会的重要财富或者不可复制的文化遗产。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，档案管理的数字化特征成了关注的重点。基于此，本文对数字档案信息化管理模式与创新策略进行了研究，阐述了进行档案数字化管理的作用与障碍，并从多个角度给出了数字档案的创新管理模式。
【关键词】档案管理；数字档案；管理模式；信息化；管理创新
在当今社会，信息化已经成为时代发展的主要也正之一，以信息技术与通讯技术为代表的现代科学技术正深刻的影响着社会的思维和行为，人们的思维方式和行为方式也在新技术、新设备的影响下发生着重要的转变。在档案和档案管理领域，这种来自于外部环境的冲击也为这一工作的开展带来了新的机遇和挑战[1]。因此，加快档案信息的数字化系统建设，实现档案工作各个环节的数字化和信息化，并以此为基础，实现档案管理工作的现代化，就成为时下亟待解决和需要关注的重点问题[2]。可见，档案管理工作是人类社会生活的重要组成部分，在经济社会发展、科学技术进步以及社会精神文明建设中发挥着重要的作用。但是，随着计算机技术和网络技术的飞速发展，档案管理的数字化特征成了关注的重点。基于此，本文对数字档案信息化管理模式与创新策略进行了研究，首先分析了数字档案的含义、特征与管理模式，然后阐述了进行档案数字化管理的作用和其中的障碍，最后从多个角度给出了数字档案的创新管理模式。实际上，提高档案系统的整体功能是档案管理工作的长期要求，也是档案管理工作的未来发展方向和必然趋势。
1.数字档案的特征与管理模式
1.1 数字档案与传统档案的区别与联系
在社会发展的任何时期，传统档案都具有不可比拟的优势，这些优势表现在以下方面：能够真实的反应历史真迹、对历史的凭证具有直接的参考价值，在保存方面的长期性，在法律方面具有证据上的优势等[4]。数字档案以数字编码的形式存在，是通过新型载体完成的档案，具有无形性，传输的便捷性、运算的快速性以及存贮的隐蔽性等。当然，传统档案与数字档案除了区别之外，还存在一定的联系，即原始档案可以数字化，当原始档案被数字化之后，原始档案依然存在，而与此同时，原始档案因此存在了另一个备份。
1.2 数字档案的管理模式
数字档案的管理包括以下集中模式：（1）作为一种新型的档案管理，数字档案的管理模式首先要以传统档案管理的要求为前提，注重对传统档案和电子文件的搜集、保存和归档，并同时对以上工作进行必要的监督和指导，保证有价值的电子文件都能够得到齐全的、完整的和有效的记录和保存[5]。（2）通过对计算机技术的应用，将自动分拣和组合功能应用到档案管理的实际工作中已经成为一种新的档案管理模式。这样一来，任何电子文件的产生和运用，都会在这一系统下，简化传统的工作程序，最大限度的提升档案管理的质量与效率。（3）在当今时代，档案信息逐渐成为社会共享的资源[6]，数字档案的管理将会同传统档案管理一样，逐渐得到社会的认可和法律的承认，数字档案管理也必将成为今后档案管理的主要对象和发展方向。
2.实现档案数字化管理的作用和障碍
2.1 档案数字化管理的作用
（1）档案数字化的实施和应用能够以更为高效和准确的方式向受众提供便利的信息服务，能够在多个角度上满足社会各方面需求，能够最大限度的为科学研究和大众的教育等社会活动提供更为全面的智能服务。当然，在档案的数字化管理得到有效的实施之后，应该据此建立起相应的数字档案馆，使其成为国家基础信息资源的通道，在满足社会需要的同时，在一定程度上提高档案工作者和管理者的社会地位。
（2）当今社会已经基本具备知识经济的要素，正在向更加完善的在知识经济时代，档案的数字化作为知识社会的一个重要组成部分，这在对档案的信息化和数学化管理模式起着重要的作用。
2.2 档案数字化管理的主要障碍
（1）归档和保存的困境。目前，很多社会组织都采用了以信息网络技术为基础的办公自动化体系，这一系统的运行往往是通过主管部门设计的软件实现的。但是，在文件进行归档的过程中就出现了下列问题：档案管理单位使用的档案管理系统与上述的办公自动化体系存在不兼容的可能，在不同软件环境下形成的数据无法实现即时的转换、归档和保存，这为原始数据的采集与录入工作造成了一定的困难。
（2）资源重复使用的弊端。在当前档案管理的实际过程中，电子文件和纸质文件“双套制”保存的模式是极为常见的，这种模式如果能够在两者之间形象无重复的管理将是十分理想的，但是实际上，两者之间却存在着大量的工作重叠，这不但会造成资源的浪费，还会增加人力资源的工作量，增加工作的时间。但是，这种形式的文件传递和保存还往往辅以纸质文件的归档和保存。这样一来，相同内容、功能相似，知识类型不同的文件并发和保存的局面也就形成了，这对档案事业的进一步发展是明显不利的。
3.数字档案信息化管理的创新模式和实现途径
3.1 建立横向通道，衔接办公系统
由于数字档案是一种更易被“观察”到的特殊资料，因此，要对数字档案进行必要的管理，该公开的公开，该保密的保密，使档案在一个积极健康的环境中得到保存和使用。因此，首先需要硬件方面严把质量关，提升信息存储载体的特性，提高硬件的使用寿命，使电子文件能够相对长期的保存下去。比如，对存储电子文件的设备或者介质要由专人负责，确保档案的安全；在软件方面，要实现档案管理系统和办公自动化系统的兼容，最大限度的增加信息的可读性、可存储性和可操作性。
3.2 注重档案数字化建设的统一协调
电子文件因其自身的特性决定了在对其进行管理时也应进行特殊对待，否则就无法建立有序高效的数字档案管理系统。所以，应该注重对电子文件的信息标准化建设，最大限度的解决好系统的协调性和统一性问题。此外，该应使同一个文字资料尽量以同一种不同形式进行保存，建立起统一的数字化档案管理标准，减少数字档案管理的难度。
3.3 搭建平台，构建档案管理信息网络
数字档案的管理工作和档案数字化平台的建设要完成以下三个方面的工作：（1）构建档案馆范围内的档案局域网，实现数字档案的自动化集成管理，使档案馆的业务管理能够在自动化的基础上形成整体，并以此为基础向用户提供检索与查询服务。（2）通过局域网面向各部门开展工作，最大限度的为用户提供馆藏档案的网上服务。（3）通过局域网与互联网的链接，开展更为广泛的业务往来和合作，使数字档案资源能够在更大的范围内实现共享。
4.结束语
从社会学的角度讲，数字档案的管理工作是一项复杂的系统工程，这一工程的进行和完成需要运用多种学科的知识，多种专业的配合，多个部门协作以及多个环节的配套等。并且，只有通过不断的实践与探索，才能熟练地掌握和利用这一技术，完成这一工程，使档案管理工作得到不断的完善。总而言之，数字档案的管理和建设势在必行，需要在当今时代认清形势，对建设过程中的困难与问题要用发展的眼光来看待，只有这样，才能有效的将传统档案管理和数字档案管理结合起来，才能将档案管理和时代的发展结合起来，才能为更多的客户从更多的层面提供更丰富和及时的服务。
参考文献：
[1]谭妮.数字时代对档案管理人员的素质要求[J].科技情报开发与经济，2005（11）：110-111.
[2]安磊.实现数字化档案管理的必要性[J].科学之友，2008（26）：97-98.
[3]刘玲.从档案管理到档案信息管理——实现传统意义上的档案馆到数字档案馆的转变[J]. 云南档案，2012（1）：10-11.
[4]王亚敏.高校档案管理的数字化建设[J].高等建筑教育，2007（4）：158-161.
[5]林萍.档案管理数字信息化研究[J].中国科技信息，2009（5）：157-158.
[6]吴春梅.浅谈网络化时代的数字档案管理[J].职业时空，2011（6）：16-17.
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