会计电算化对事业单位财务管理的作用
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作者: 黄俊侠
【摘要】随着事业单位改革的深入,其财务管理的内容更加复杂、方式更加多样,而会计电算化的实现在促进会计工作规范化,提高工作质量和工作效率的同时,必然会引起会计工作组织和人员分工的改变,会对事业单位的财务管理产生重大影响,在提高事业单位财务管理水平方面起到了不容忽视的作用。
【关键词】事业单位财务管理会计电算化作用
新财政体制下事业单位的财务管理环境发生了重大变化,使得财务管理工作日益复杂化、多样化,对单位财务管理决策提出了更高的要求,事业单位必须采取与之相适应的财务管理手段和管理方法,以实现财务管理的目标。会计电算化不仅具有核算功能还具有管理和控制功能,有助于提高企业资源和资金的利用效率,降低成本和费用。会计电算化在事业单位财务管理中的作用主要体现在以下方面。
一、改变会计数据处理方法,提高财务管理工作效率
会计电算化不仅改变了事业单位的会计核算方式,数据储存形式,数据处理程序和方法,将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来,使其将主要精力放在加强财务管理方面,而且有助于改善会计人员素质和知识结构,提高财务管理工作效率。
1、减轻手工操作下的繁重劳动,提高工作效率
部分事业单位的会计业务处理的单据数量大,会计科目多,核算手续繁杂,且大部分属于重复性劳动,工作效率低下,实行会计电算化能够减轻手工操作下的大量繁重劳动,可以随时调阅计算机内存储的会计资料,随时输出报表,既快捷又方便,从而使会计核算工作做得更细、更深,提高事业单位财务管理水平。
2、提高财务分析结果的时效性
手工方式下财务分析面临着数据处理量大、计算繁琐的问题,分析人员往往会简化行事,使分析结果不准确,时效性也很不理想。电算化管理有效克服了手工方式的不足,运用财务分析系统能够进行各种财务指标分析、报表分析、现金收支分析及因素分析,使分析结果更加直观明了,能够轻松地编制预决算,进行完成情况分析,也可按任意阶段任意时点进行比较分析,以获得更准确、详细的财务管理信息。
3、细化核算内容,满足财务管理的需要
在分支部门较多的事业单位中,明细分类核算是非常琐碎的工作但又必不可少。在手工条件下,要求设置和登记部门明细账相当繁琐,如果管理者想了解某个部门的费用支出情况,会给会计人员带来繁重的工作量。由于会计电算化软件有多级科目设定、快速分类统计功能,不仅有了清晰的部门明细账,还可以进行预算管理,可以随时从计算机中查询到部门明细账,了解各部门的费用支出情况,变过去费用成本分摊粗放为标准定量化,增强对核算单位目标责任人核算的准确性,方便和规范了严格的预算管理,使部门间绩效核算得以顺利实现,使各会计期间的费用及利润数据更加准确,有利于管理者做出正确决策。
4、加速了财务管理模式从“核算型”到“管理型”的转变进程
会计电算化实现了传统会计在核算手段上的变革,不能简单模仿手工管理流程,而是应该结合财务管理软件的功能,充分发挥计算机数据处理的功能,对进一步提高会计核算质量和财务管理水平有较大的促进作用,加速了财务管理模式从“核算型”到“管理型”的转变进程。同时,更好地解决了核算与管理之间的矛盾冲突,提高了核算效率和质量,为决策者进行科学决策提供可靠依据,使之在经济活动中掌握主动权。
二、突破了原来财务管理的局限,有助于实现资源优化配置
在事业单位原有的财务管理模式下,财务人员的工作与单位其他部门之间是割裂开的,相关人员参与单位管理的机会少、意识不强,因此,对单位的整体业务状况、问题和发展趋势缺乏了解,财务人员做出的财务分析难以实现单位整体资源的优化配置。
1、改善了单位财务管理的业务流程,实现了财务管理与业务管理一体化
会计电算化的应用突破了原来财务管理的局限,改善了事业单位的财务管理业务流程,实现了财务管理与业务管理一体化,如支持凭证的集中式审核,加快了期末关封账的速度,使得财务管理的效率得到提高;同时使事业单位的财务管理职能从事后财务会计信息的反映,转变为多层次、全面的财务管理信息处理,增强了计划和控制功能,使财务人员在做财务分析时不仅仅是根据已经发生的经济业务,从单纯的会计核算角度进行分析,而是从全局的角度看待财务收支的合理性,更全面地提供财务管理信息,为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务,从而避免所做出的财务分析带有较大的主观性和片面性。
2、有助于实现数据共享
会计电算化需要事业单位重构单位全局共享数据库,即通过对单位财务、人事等各个方面的需求作全面分析,以数据为中心,重组原有的信息资源,建立全局共享数据模型,不仅有助于实现数据分类集中存放和管理,可以做到在财务各岗位间的资源共享,实现系统内部各职能部门或不同管理层次的联系,保证财务数据一体化;而且在设置权限的情况下,可以允许相关部门在同一时间内对生成的财务信息进行任意查询,有助于实现与系统外部的信息交流。
3、有助于单位动态跟踪和管理财务信息
在会计电算化技术应用于事业单位财务管理之前,其会计系统存在信息传递、处理滞后问题,如各种经济活动凭证先在本部门内流转,积累到一定时间、数量后才传递到会计部门,且信息直到月底结账、下月初才能报出报表。这种情况下形成的会计信息将使单位无法实时了解和控制其价值运动,难以及时准确、全面掌握经济活动全过程的相关信息,无法实施有效的管理、监督和控制,导致财务管理措施的滞后与不力。会计电算化技术实现了信息传递的快速性、信息处理的集中性、信息的共享性,使事业单位走出了封闭的局域系统,单位内部各成员能及时将许多重要信息上传,有助于事业单位对各项财务信息进行动态跟踪和实时分析,有助于单位优化业务流程,有效提高整个单位的工作效率。
4、有助于实现会计集中核算下资源的优化配置
事业单位的会计核算应用财政统一财务软件实现了会计电算化,进行会计集中核算,即成立核算中心,可以把各项费用及投资项目分解到每个责任部门,帮助各部门及时采取措施进行预算管理控制,从而提高整个单位的资源利用率。例如,事业单位通过会计电算化可以在凭证录入过程中,对于所归集的费用项目已经超出预算的情况进行实时控制,可以随时核算单位内部各部门的预算使用情况。事业单位可以通过电算化软件对单位内的各项经济活动和资源进行控制与平衡,在关注内部效率的同时,关注外部协调效率,通过形成高度集中的资金管理系统,将整个单位的财务数据、资金结算、投融资管理集中起来,从资金运作的角度来管理和控制整个单位的经济活动,优化内部资源配置,使财务部门利用最佳的业务方式,最好地利用资源、减少费用。
5、增强了单位财务管理的透明度
由于整个单位采用了统一的财务系统,能够快捷地汇总单位内部各项财务信息,为决策者提供相关的财务管理信息,确保事业单位实现真正的财务预算管理,增强单位财务管理的透明度,使相关人员能够根据自己的权限便捷地获取相关财务管理信息,适时进行财务分析,以及时发现财务管理中的漏洞和不足,准确把握单位的实际运行情况。
三、有助于强化会计信息的客观性,为决策者提供有用信息
事业单位之所以要在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化,真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能,其中一个重要原因是通过实现会计电算化,可以对单位内部和外部的数据进行处理获取信息,控制单位的行为,从而提高会计信息的客观性,为决策着提供有用的参考信息。
1、有助于加强财务内部控制,便于规范化管理
实现会计电算化后,事业单位可以便捷地实现对财务数据的处理和业务流程的规范,避免了在传统会计期间因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应,减少了实际工作中标准的模糊性及职业判断的主观性,有助于增强会计信息的客观性与可比性,方便单位对业务流程进行控制。同时,会计电算化下具备管理功能的成本核算、财务指标分析体系及资金供求预测等模块的运用,有助于实现严格的预算管理,最大可能地细化和明确业务处理各环节的参照依据和考核标准,对相关人员和工作进行严格控制,有助于实现管理的规范化。
2、能够为决策者提供有用的决策信息
会计电算化通过Inter-net/Intranet的自助式服务管理、共享服务或者采购数据仓库等,集成先进的财务管理功能,使财务部门能够采用共享服务的业务方式,将原来分散的财务功能聚集到几个有自身主要功能的共享服务中心,便于集中单位的财务管理活动,精简人员,同时,便于相关人员从众多数据库中找到所需的不同详细程度的信息,分析各个层次的财务数据,并能进行复杂的趋势分析,以衡量现在的财务状况,预测未来的发展趋势,发现财务管理中存在的问题,及时、准确、高效率地掌握并提供有用的决策信息。会计电算化软件往往都有较全面的报表分发功能,因此,在进行财务管理分析、提供财务管理信息时具有较强的灵活性,可以为不同的信息使用者提供不同的报告信息;同时可以充分利用软件的预算和预测功能,在分析单位目前规模和财务结构的基础上,结合未来可能发生的重大事项及不确定性因素,灵活运用各种先进的预测模型,提供满足单位未来发展需要的决策信息,使之及时了解单位内部潜在的危机。如财务人员通过密切配合单位自身管理,发挥会计电算化优势,利用会计信息系统的管理功能,对会计数据进行分析、预测,将数据变为信息,有助于决策者依法多渠道筹措资金,保证各项工作的正常运转,完成多元化筹措资金和有效使用资金的目标。
我国实行会计电算化的事业单位普遍存在“重账务处理、轻财务管理”的现象,要真正发挥会计电算化的优势,必须充分认识会计电算化在财务管理中的积极作用,尤其应充分发挥其在财务管理中的预测功能,使单位的财务管理工作具有足够的灵活性,以满足单位未来发展的需要。
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