水磨河流域管理处办公自动化系统的设计与应用

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　　摘要基于LOTUS DOMINO/NOTES平台，通过数据库/文件服务器、网络交换机、工作站设计并组成了水磨河流域管理处管理信息系统，以实现水情水务管理、公共信息、个人工具、领导服务等功能的信息化、自动化，提高工作效率。
　　关 键 词水磨河，水情水务，管理信息系统，办公自动化。
　　中图分类号： TV 文献标识码： A 文章编号：
　　
　　
　　前言
　　随着科技的发展，现代计算机技术逐步代替办公人员的手工作业，网络及通信技术的飞速发展，也使得大量信息的实时共享和双向交流在技术上成为可能，从而大幅度地提高办公效率。在社会信息化、生活网络化和经济全球化的背景下，水利部门也必须以自身的信息化发展来适应社会的信息化发展，结合实际情况，构建和优化信息管理系统、决策支持系统，全面推进新时期水利水务工作建设。
　　水磨河流域地处天山北麓，乌鲁木齐市东郊，流域面积281.4平方公里。流域内的水磨河是水磨沟区重要的工农业和生活水源。作为水磨河管理处调度管理自动化系统的子系统之一，水磨河流域管理处管理信息系统在实现水管处办公自动化、公文传递、报表汇总、水务水情管理，加强水资源的综合分析的能力、合理配水等工作中发挥着重要的作用。
　　
　　1设计依据和目标
　　系统设计依据《新疆水利厅水磨河管理处调度管理自动化系统初步规划方案》[1]、《计算机场地技术条件GB2887-89》。
　　目标是通过该系统的开发、实施，①提高水管处协同工作和沟通的能力。②在最大程度上实现信息共享。③提高日常办公效率，将大量重复性、机械性的工作简单化、自动化。④提高水管处各种信息的综合处理能力，使领导能够更加有效的对各种信息加以利用，以便做出快速、正确的响应。
　　
　　2设计原则
　　(1)实用性：能满足水管处办公自动化、公文传递、报表汇总、水务水情管理工作的需要。
　　(2)先进性：体现在设计合理性与技术先进性，系统设备可靠性高，易于维护，从整体上能够适应不同水平用户的工作需求，适应将来的工作模式及技术的发展。
　　(3)可扩展性：系统要能适应未来几年的新业务。因此设计中要充分考虑现阶段的状况并预计将来的发展情况，具有较好的可扩充性、可升级性、开放性和数据库的兼容性。
　　(4)安全性：针对不同用户，对各个模块，各个功能操作进行授权管理，通过细化的安全控制确保系统安全运行和数据的保密。
　　
　　3群件技术的比较与选择
　　设计一个功能强大、管理方便、界面友好的管理信息系统（MIS系统）的关键是选择一个合适的应用平台。目前的主流产品主要有IBM的LOTUS Domino/Notes和MicroSoft Exchange/BackOffice系列，由于MicroSoft Exchange/BackOffice只能运行在Windows NT平台，应用有一定的限制性。
　　LOTUS DOMINO/NOTES具有强大而灵活的复合文档数据库，具有丰富的应用开发环境，完备的Email系统以及与Internet／Intranet的无缝集成等优点[2]。应用LOTUS DOMINO/NOTES开发的管理信息系统，展现在用户面前的是基于B／S模式下的Web页，用户可轻松地完成自己的管理工作，通过邮件用户获知下一步的工作。领导可随时追踪项目完成情况，大大提高工作的效率。实现管理工作的程序化、规范化、科学化、简单化[3]。采用IBM Lotus Domino作为开发平台，系统可充分发挥Domino优秀的流程管理平台优势和群集特性优势，采用Browser／Server模式，则具有性能稳定、维护方便、操作简便等优点，并且支持广域网和远程移动办公[4]。同时DOMINO/NOTES还具有开发速度快，代码量少的优点。
　　经过调研和比较本系统的设计选用Lotus的群件软件Domino／Notes。
　　
　　3系统硬件
　　采用美国HP公司生产的E200服务器；HP公司生产的商用机做工作站；HP 1100A激光打印机；网络交换机及其它网络配件。
　　系统结构简图见图1。
　　
　　图1：水管处管理信息系统结构简图
　　4系统模块及功能
　　借鉴国内电子政务管理系统的开发理念和经验[5]，本系统设计力争以用户的实际需要为基础进行界面的设计，以优良的可操作性为原则进行功能模块的设计。
　　依据数据流图的分析和处理过程，本管理信息系统设有六个管理模块：办公管理、个人工具、电子传真、综合查询、公共信息、领导服务。
　　4.1 办公管理
　　包括：公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、物资管理、工程管理六个子系统。
　　公文管理：包括收文管理、发文管理、文件跟踪、监督反馈等内容。主要用来实现公文传递的流程设置，自动归档，自动催办；执行发文拟稿、核稿、会签、签发、批阅流转、归档管理等工作；实现公文签报管理电子化，提高工作效率。
　　会议管理：用来完成对会议从计划召开到完毕的整个过程的查询，提供会议资源、制定会议计划、安排会议日程、通知与会人员，统计会议资源使用情况、标记会议结束、生成会议通讯录和编辑会议纪要。
　　档案管理：对文件进行管理、分类、然后组卷及归档；对案卷可以进行封卷、拆卷、标引、检索、借阅、归还等工作做详细记录。
　　人事管理：主要完成对人员信息的管理，包括人员信息的维护、查询及打印。
　　物资管理：包括办公用品管理、办公设备管理和车辆管理。完成对办公用品的入库、储存、申领信息进行记录。对办公设备的添置、维护进行管理。对车辆的种类、型号、运行状态、驾驶员、出车时间、故障及检修等信息进行记录并统计汇总。
　　工程管理：记录工程详细信息，进展情况，相关人员调度计划。
　　4.2 个人工具
　　包括：个人邮件、个人秘书两个子系统。
　　个人邮件：为每个人的信箱配置地址、密码，充分保障个人邮件的安全与保密。
　　个人秘书：包括个人名片夹、通讯录、备忘录、日程安排及文摘卡片。
　　4.3 电子传真
　　采用Fax for Domin，当用户要发送传真时，只需编写地址并按发送即可。要接收传真时，只需双击电子邮件信息中的附件就可以查看或打印。
　　4.4 综合查询
　　用户可以使用该系统搜索数据库，查询单词和短语，也可以使用通配符或逻辑运算符完成更复杂的查询。
　　4.5 公共信息
　　就日常办公应用中的一些公共信息进行交互和发布。
　　4.6 领导服务
　　包括：领导日程安排、领导行踪查询、领导公文管理三个子系统。
　　可以对领导的日程及行踪进行查询，如果领导不在，通过电子邮件，通知其需要处理的公文。
　　系统模块和个子系统结构图见图2。
　　
　　图2：系统模块和个子系统结构图
　　5系统应用情况及展望
　　系统投入使用以来，运行情况良好。在水管处公文传递、报表汇总、水务水情管理等工作中起到了积极的作用，较好地实现了办公自动化，提高了水管处的信息传输和处理速度。
　　随着时间的推移新问题会出现，不足之处也会被发现，因此必须加强对信息技术的认知、认同和信任，克服陌生感、距离感，甚至是恐惧感。建设中坚持统一规划的原则，杜绝出现低水平的信息孤岛。用发展的眼光，适应不断发展的新情况的需要，既要结合现在的实际需求，重视业务应用，还应实现业务流程的可持续改进和优化。同时也需重视信息管理系统中的安全体系建设，包括认证中心、加密体系和安全管理体系等。
　　
　　
　　
　　结束语：
　　随着信息技术日新月异和电子政务工作的逐步深入，水利信息化建设今后的发展趋势是采用基于浏览器/服务器技术的系统管理模式，打破部门界限的联网办公和交互，内容更加广泛，系统的功能将更加强大。
　　
　　参考文献：
　　[1] 王黎明，石磊，梁斌等. 《新疆水磨河管理处调度管理自动化系统初步规划方案》
　　[2] 张顺岚，夏定元，张德琨. LOTUS DOMINO/NOTES环境下MIS系统人机界面的设计与实现. 桂林电子工学院学报，2009（23）1：50-53
　　[3] 周绍江，张九红. 质量管理办公自动化. 水利水电快报. 2009,24(2):28-29
　　[4] 吴晓梅, 赵莉. 上海院综合管理与办公自动化系统的设计. 水利技术监督,2009(1):25-27
　　[5] 单玉刚, 张荣茂. 面向电子政务的公文管理系统开发与应用. 小型微型计算机系统. 2009,24(3):606-608

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