企业内部物资采购的风险与防范
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作者: 柳成
摘要：对于企业而言，物资采购是其生产经营过程的最初阶段，因此，物资采购对于企业正常的生产经营活动有着非常重要的影响作用。物资采购过程中，出现任何的问题都可能使得物资采购过程无法实现其真正的目标。可以说企业的物资采购过程中存在着多种多样的风险因素，既有外部风险又有内部风险，本文主要对企业的内部物资采购风险进行分析，并提出了相应的防范对策。
关键词：企业；物资采购；风险防范
一、企业内部物资采购风险的分类
1.采购计划风险
在企业的物资采购过程中，由于企业物资使用部门、采购部门及人员所采用的采购计划管理方式不够科学，从而导致采购中出现计划风险，也就是物资采购的数量、目标、时间、运输、使用、质量等内容与实际的要求出现了较大的偏差。
2.采购合同风险
企业物资采购过程中，采购合同风险出现的主要原因为：首先，企业物资采购合同的承办人并没有根据国家相关法律的规定进行合同签定，从而使得企业遭受较大的损失，比方说盲目签约、口头协议、情况不明等等；其次，企业物资采购合同行为不正当，比方说企业采购人员收受贿赂，泄露招标标底等；最后，企业物资采购合同的日常管理相对混乱，企业物资采购合同管理中，经常出现一些残缺不完善现象，这直接导致了企业无法从合同中判断对方是否出现了违约现象，另外由于合同缺失，企业自己也会经常出现违约现象，从而给自己带来了不必要的损失。
3.采购验收风险
这种风险主要是因为使用部门及采购部门专业人员人为因素的影响，使得采购物资并没有根据相关的合同及制度要求，对物资的数量、种类、规格、质量等进行充分的审核验收，直接进入仓库储存，从而导致风险的产生，常见的风险有数量上缺斤少两，质量上参差不齐，种类上与采购合同出现差别等等。
4.采购存量风险
企业的物资采购存量风险主要表现为：（1）物资的采购量无法满足企业的正常生产需求，使得企业生产被迫中断导致经营风险的出现；（2）企业物资的采购量过大，从而使得企业的库存出现积压，从而导致企业资金大量积压在库存中，造成企业存储损耗风险的发生；（3）企业物资采购前，对市场变化趋势估计错误，盲目的大量采购物资，当采购完成时，物资市场价格开始大幅下跌，造成企业出现价格风险；（4）企业采取零库存策略时，由于供货商的影响，导致企业生产出现中断或者缺货的现象，从而给企业的正常生产经营带来一定的风险。
5.采购责任风险
企业的物资采购部门采购员由于责任心或者受自身管理水平局限性的影响，使得企业的物资采购过程中出现责任风险，这其中也包括一些个别采购人员利用采购活动来谋取私利而产生的合同纠纷问题。
二、企业内部物资采购风险的防范策略
1.建立完善的责任风险控制机制
首先，企业应该对自身的内部控制机制和程序进行不断完善，加强对物资采购人员的教育工作，使其不断增长自身的法律意识和职业道德意识，培养他们良好的团队精神，从而在企业内部培养较强的风险防范能力；其次，企业应该注重采购人员的管理和培训工作，当前企业的物资采购方式正在不断发展变化，物资采购人员需要掌握多种知识和专业技能，比方招投标、合同、法律以及相关的材料，设备性能等知识都需要物资采购人员有一定的了解。因此，企业只有不断加强采购人员的培训工作，才能够有效地提升采购人员的自身业务素质和水平，从而更好的完成采购任务并保证物资采购的质量和要求，从而最终有效地减少人为因素产生的风险。
2.加强对物资供应商的选择和管理
企业在进行物资采购合同的签订前，必须对所有参与投标的供应商资格进行认真细致的审查，从而有效地降低物资采购过程中供应商带来的风险。首先，选择优秀的供应商，对供应商的质量管理体系、物资生产能力以及企业的正规程度进行充分的了解和审查，保证供应商可以满足企业的物资需求。企业的各类物资供应应该至少选择两到三家供应商进行供应，而且供应商应该分清主次关系，这样才能够充分保证企业物资供应的稳定性和连续性；其次，应充分了解物资供应市场。企业的物资采购人员应经常对物资市场进行充分的市场调查，对所采购物资的发展趋势以及当前的价格、供需关系等进行充分的了解，然后根据收集到的资料进行物资采购；再次，对供应商实施信誉档案动态管理。企业的内部应该建立一套完善的采购管理体系，对供应商的物资供应能力和质量进行有效地评价及评级，并根据最终的评价结果，对供应商采取动态的管理和调整；最后，企业与供应商之间应该建立起一种诚信、互助、共同发展的合作关系。
3.对企业的物资采购过程实施全过程、全方位的监督
物资采购的全过程就是指从物资采购计划开始，包括物资采购计划的审批、询价、招标、签约、验收、结算、付款等多个环节。在这些内容中，最重要的三个部分就是采购计划的制定、采购合同的签订以及采购物资的质量验收。为了保证物资采购过程不出现风险，企业应该充分利用自身的纪检、监察监督、财务审计以及制度考核等方式对物资采购过程进行有效地监督管理，企业可以从以下几个方面来具体实施这一过程：
（1）企业在进行物资采购前，为了有效地避免因为采购计划编制不科学，物资规格、型号、数量不准确，而导致的企业物资积压问题，企业应该建立符合自身实际情况的物资采购计划分级审核制度，从而对物资采购计划编制的科学性、市场调查的准确性、采购计划目标与实际要求目标的一致性以及采购物资的数量、质量、时间等内容的规范性进行有效地监督。
（2）企业要想降低物资采购过程中质量、货期、价格等方面的风险因素，最重要的工作就是要建立起自身的供应商管理体系。①对物资供应商自身的品牌、资质、业绩等硬件条件进行充分的调查分析，并由企业的采购人员、监督人员、使用部门专业技术人员以及领导层共同组成供应商评价小组，对供应商质量、交货、价格、技术等多方面的能力进行有效地评价；②物资采购尽量以招标的方式确定供应商，对金额较少的物资可采用两家及以上供应商比价的方式确定供应商，在对潜在投标商的选择、开标、评标、定标过程纪检、监察人员应全程参与监督，保证招标的公开、公平、公正；③企业每年年底应对供应商的信誉进行综合评价，包括物资供应质量、合同履行情况、物资供应准时率、价格以及售后服务等相关内容。此外，对供应商供应的物资还需要根据合同中规定的品种、规格、数量、质量等内容进行严格的审查，对于那些审核结果优秀的供应商，企业应该与之建立起长期的合作关系。 （3）企业法律部门要对物资采购合同进行充分的鉴定管理工作。①对物资采购合同的签订人进行审查，看其是否具备主体资格，是否具备相应的民事权利；②对采购合同中表述意思的真实性进行审核；③对采购合同中的各项条款是否符合我国相关法律法规的要求进行审查；④对采购合同中内容的完整性、表述的准确性以及过程的合法性进行仔细的审查。通过上述这些内容的审查，企业可以对合同中出现的问题进行及时的修改和补充，从而有效地减少合同风险的发生。
（4）做好对合同台帐的管理工作。当前，合同纠纷日益增多，因此设立专人管理，建立合同台帐、做好合同登记，运用科学管理手段，随时掌握合同履行的进展情况，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。①对于已签订的合同要整理成册、妥善保管，并建立电子合同台账，统一分类合同编号，每一份合同包括正本、副本及附件，对合同汇总以便及时查找合同履行情况。②合同履行完毕要及时将合同相关资料整理汇总建立合同档案以便查阅。
（5）对物资采购合同执行中的监督管理。①审查合同的内容和交货期执行情况。做好物资到货验收工作和原始记录，严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，要及时与供货商协商处理，对不符合合同要求的货款拒付。对有关合同执行中的来往函电、文件都要妥善保存，以备查询。②审查物资验收工作执行情况，对物资到货、入库、发放过程进行验收控制。③对质量不合格产品控制执行情况进行管理，审查物资管理部门对不合格产品是否有记录及处理办法。④重视对合同违约纠纷处理的管理。⑤采取“零库存”策略，企业应建立物资超市，与信誉良好的供应商建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，保持一定的产成品存货以规避缺货损失、满足需求增长引起的生产需要，降低风险，规避成本。
总之，面对复杂的经济环境及激烈的市场竞争，企业要提高风险意识，要加强风险识别能力，并进行有效的控制，以防患于未然。物资采购是企业与的外部环境的主要接口，风险防范和采购控制是一项复杂的任务，不只是物资采购管理部门的工作，而且需要企业各个方面的全力配合，才会达到预期的效果。
参考文献：
[1]余祖光：企业物资采购存在的主要风险及防范对策，科技视界，2012（26）.
[2]颜 冬：企业物资采购风险及其管理防范，当代经济，2010（21）.
[3]陈时伟：浅谈采购风险管理，时代经贸，2012（35）.
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