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科研院所材料采购风险及应对策略

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  【摘 要】科研院所材料采购,在事业单位支出中占据较高比重。因涉及高额经济利益,材料采购过程中存在许多人为决策的环节,有虚假采购、串通采购、盲目采购等现象。本文通过对采购的风险识别,从采购人员岗位设置、合同风险管理、库存管理、供应商准入及考核制度、监督机制等方面探讨相应的对策。
中国论文网 http://www.xzbu.com/2/view-7712906.htm
  【关键词】科研院所;材料采购;风险应对
  一、科研院所材料采购的特点
  作为以基础性研究为主的科研院所,每年需要购买大量的试剂、实验原材料、耗材等。采购是根据课题组提交申请购买,采购的材料专业性强、品种多、型号迥异、供应商众多、价格差异大,购买形式具有少批量多批次的特点。主要以单位分散采购为主,因为在材料采购过程中存在许多人为决策的环节,是事业单位防腐的重点领域之一。
  二、材料采购的风险识别
  材料采购分为多个环节,请购、审批、采购方式选择、供应商选择、价格决策、合同签订、验收入库、领用、结算付款等,各环节均存在不同的风险。目前出现问题较多的环节有:多头采购、供应商选择、价格决策、合同签订、入库管理等。
  1.多头采购
  科研院所材料采购的特点决定了采购批次较多,采购部门业务量大。部分研究所因采购部门人手所限,存在多头采购等情况。请购课题组按需要自行询价、选择供应商并采购所需材料。采购各岗位无明确界定,采购人员权利过分集中,不符合不相容岗位相分离原则。缺乏约束与监督机制也极易出现舞弊现象。
  2.供应商选择风险与价格决策权
  选择什么样的供应商,做出决策选择权的人员是谁?供应商的选择与价格决策是采购工作中最重要决策选择权。关系着研究所的采购风险、采购成本与采购质量。采购人员直接面对着市场,供应商良莠不齐,产品质量不一,价格差异大。如果采购渠道无范围限制,采购人将根据自己的判断、喜好、自身利益做出选择。
  3.合同风险
  采购合同关系着合同双方的权利与义务,有较强的法律约束力。合同风险主要体现为虚假合同、条款不严谨合同、拆分合同等。虚假合同指为套取资金,买卖双方恶意串通,签订虚假经济合同。条款不严谨合同,责任人疏忽大意,导致合同履行不力,造成国有资产损失等。拆分合同,采购人为规避政府采购中的公开招标、邀请招标、竞争性谈判等公开竞争方式而选择拆分合同。
  4.专用材料零库存管理
  专用型材料以小批量多批次采购方式为主,原材料品种、型号并非通用,许多材料购买后即由请购课题组全部领用,即零库存管理。
  专用材料零库存管理的方式在许多科研院所普便存在。对资产管理部门来说材料零库存便于管理、降低储存成本。但对使用不完的材料交予课题组保存,可能存在保管不善、造成浪费、丢失等风险,也给虚假采购造成了生存的土壤。审计案例中,某科研院所课题组面临财政经费预算执行的压力,该课题通过串通供应商,在一定期间内陆续购买又退回材料,形成在供应商处及会计账薄中的购买记录。后期按需求在供应商处领用。
  三、材料采购风险控制的措施及建议
  1.加强制度建设与材料采购流程设计
  实现制度流程化,流程信息化。制度是基础,科研院所应在风险分析的基础上,建立授权审批制度、合同管理制度、供应商准入制度、材料领用管理制度、监督检查等内控管理制度。设计完善的材料采购流程。制定采购管理、供应商管理、价格管理、库存管理等多个重点环节的业务流程。采购流程应考虑嵌入电子信息系统,如建立科研院所的材料采购管理平台。通过该采购平台实现采购业务归口分层级管理。电子采购平台的建立,将有助于加快采购进程、明晰权责划分,业务公开透明,减少人为决策环节,实现材料采购的全过程管理。
  2. 明确采购人员岗位分工
  首先,建立标准化、规范化的统一专业采购团队。团队人员由资产管理部门、监审部门、财务部门人员联合构成。明确各岗位分工与责任,供应商选择、价格决策重要决策事项进行分权管理。职责划分清晰,设置供应商管理专家小组、询价议价小组、合同管理员、采购员(普通采购、政府采购)、验收、库管员等岗位,优化人力资源配置,符合不相容岗位相分离的要求。
  其次,采购权利收回至研究所采购团队。材料采购方采购小组统一采购的方式为主。对异地活材料采购验收管理实行指定采购岗位。科研院所养殖孵化基地与科研院所常驻地往往相距较远,尤其是海水养殖等业务。活材料如活体动物、活体饲料等购置需要具有新鲜、及时、便利的特点。只能进行异地采购。请购人申请后,归口管理部门通过询价小组询价,指定驻养殖场所课题组采购人采购,从严审查合同、供应商资质、信誉,采购价格。待审批完成后,需课题组提供合法票据、购买物品图片,提供实验场地证明人等材料视同现场验收,并且需要具备详细使用记录及实验工作日志作为报销依据。
  另外,需加强对采购人员培训。提高采购人员的专业能力、职业操守、法律意识,并实行定期轮岗制度。
  3.建立供应商准入及考核制度
  首先,采购活动均需选择数据库中的供应商进行。供应商来源应符合:(1)本研究所合作过的优质供应商。(2)利用兄弟院所建立的供应商平台中的供应商,如以淘宝模式的建立的中科院喀斯玛试剂材料采购平台。(3)实力强、声誉佳、质量好的供应商。
  邀请业务专家组成评议小组,通过对供应商的资质、信誉、财务状况、产品价格、质量、所在地等调查开展信用评级,从中筛选优质供应商,建立研究所自己的供应商数据库。供应商实行按档次、分层级管理。
  其次,入库供应商商品价格应以供应商市场价格作为上限,采取邀请供应商进行投标、开展谈判等方式,发挥规模采购的优势,提高采购话语权,降低采购成本。供应商数据库及商品价格形成材料采购平台基础数据。
  另外,供应商数据库按年度实行动态化管理,产品价格定期更新。按年度进行考核。考核内通过查询采购信息平台售后评分,发放调查问卷等方式,对供应商供给材料质量、价格、供货周期以及服务由各用户进行评价打分,根据评价结果,确定下一年度供应商准入资格。   4.建立材料价格决策机制
  对供应商商品的价格相对有效的监督,就是完善采购询价,加强询价复核。在材料采购平台中,借鉴电商模式设计比价工具。选择材料型号后,可以选择按价格、按供应商信誉或供应商综合排名进行排序查询,该采购平台可自动优先选择最优三方供应商材料价格,代替人脑做出价格决策。减少人为因素的影响。
  5.规范合同管理
  专人进行合同登记。合同由归口管理部门审核,重点关注合同的真实性、有效性。法律顾问审查合同全部条款,重点注意不利条款的必要性。监测合同的履行。减少合同履约风险。通过采购管理平台,进行数据分析确认合同的数量、价格是否异常;是否进行合同拆分以规避政府采购或公开招投标等社会竞争的购买方式。是否近期大量签订超出请购人所需材料预算的虚假合同套取资金。
  6.建设统一的材料库
  针对批量采购大宗材料、贵重金属等物资,采用先入库,后按需领用的方式。加强出入库管理,做好验收及盘点工作。对于采购批量较小的材料,采用零库存管理。可于验收后全部领用。使用人登记材料使用台账。并由科研院所指定专人定期核查。
  7.建立采购全过程监督机制
  建立由监审部门牵头,其他各相关部门参与的监督检查团队。
  一方面加强采购过程管理。参与供应商选择小组、合同审查。定期进行数据分析。结合课题内审、课题组长离任审计等常规、专项审计,在采购平台中按课题组分年度进行材料购买数量、购买金额、供应商统计、趋势图表等数据进行分析。关注异常采购、关联交易等违规事项。发现重大违规事件及时以书面形式向所领导班子汇报。在监督检查过程中发现的制度、流程盲点及时通知相关部门予以完善。
  另一方面制定信息公开制度及举报制度,定期公开招投标、供应商选择方式、采购小组成员,采购相关信息。对违规人员建立黑名单。对黑名单里的课题组、采购人员按相关制度人员从严审批,额外增加审批程序的管理模式。
  四、结语
  随着国家对科研工作加大投入,材料采购在科研院所事业支出中所占的比重越来越大,也对研究所的管理提出了更高的要求。科研院所应根据各自的实际情况,制定适合自身的材料采购制度,规避与降低风险,有效防范舞弊和预防腐败,促进科学事业的发展。
  参考文献:
  [1]姜海莲.推进集中采购要点分析. 石油石化物资采购 (2014年03期).
  [2]赵红丽.科研院所材料采购业务内部控制存在的问题及措施.行政事业资产(2016年1月上).
  [3]陈瑜.关于行政事业单位采购与付款内部控制问题的研究.新经济(2015年6月中).

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