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探讨电力医院物资采购的管理模式

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作者: 冯文
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  摘要:医院进行物资采购的主要目的是为完成对患者的医疗服务,此外还能保证医院进行科学研究,确保医院的基础设施建设以及后勤保障等。所以,应当对物资采购进行组织管理,其中包括实行订单计划、采购以及物资的保管等。医院能否实现经济效益最大化,其中非常关键的一点在于医院对物资采购的管理模式。当今医院管理者关注的问题是将医院建设成为节约型、效益型医院,实现医院人流与物流最佳配置,保证资金流的合理利用。文章分析了医院物资采购中容易出现的主要问题,以此为基础,主要分析医院的物资采购管理模式的创新之处。为促进医院物资管理的发展提出建设性意见,不断完善医院的物资采购管理系统。
中国论文网 http://www.xzbu.com/2/view-7818157.htm
  关键词:医院;物资采购;管理
  为了保证医院日常工作顺利运行,医院物资采购管理是一个非常重要的环节,不仅关系到医院对患者进行医疗服务,同时还会涉及医院的基础设施建设以及后勤保障等工作。所以,为了保证医院实现经济效益和社会效益的最大化,务必对医院的物资采购工作进行合理管理。本文主要结合笔者自身的工作,发现医院物资采购管理中的不足,并改进管理模式。
  一、现阶段存在的问题
  目前医院在对于物资采购的管理方面还有些不足,其中主要表现在以下几个方面。
  第一,对于物资的采购以及物资的使用,医院方面还不能进行统一的管理。同时,进行物资采购时,不能进行集中购买,因此很容易出现一些问题,例如物资重复采购、物资浪费以及物资积压,最终难以保证医疗物资的质量。在固定物资管理上,重视采购,轻视保管。并且在购置固定资产以及医疗设备后,不能够做到及时入账,报废时不能够做到及时冲账,导致医院的财产状况不明确,不利于对医院财产进行考证和统计。此外医院物资的管理不严,虽然有物资管理系统,但由于不能做到数据共享,只能靠手工操作来修改各种数据,这样不仅会影响效率,还导致了数据的提供存在滞后性。
  第二,资源配置的市场调查不够明确,科室的物资需求计划随意性普遍存在,很多物资采购回来后使用率低,闲置情况较多,造成医院资金浪费。配置过程中缺乏对合理性和实用性的考量,供给与需求脱节,缺乏后续的评估机制,常常是“先配置了再说”的只求拥有的乱象。
  二、医院物资采购管理的创新之处
  随着我国经济的快速发展,建设效益型、节约型医院成为了当前的发展主题。因此,为了使医院物资采购的管理水平达到一个新的高度,就应当对医院的人力、物力以及资金进行合理的配置,加强医院对各项物资采购的管理,规范的物资采购的程序,使得医院物资采购以及供应的工作效率得到提高,进而推进医院物资管理的创新。
  (一)成立一个管理机构,健全管理机制
  为加强医院设备的科学管理,医院应成立设备管理委员会,并拟定医院各类仪器设备管理的有关规定;统一调配使用仪器设备;论证仪器设备的采购计划;参与仪器设备招标采购程序;监督仪器设备购置经费的管理使用情况;跟踪检查分析大型仪器设备的使用情况;检查验收新的仪器设备的安装调试等工作。工作人员应对医院涉及设备管理的问题提出意见和建议。
  为了保障医院物资采购工作,解决物资管理的问题,医院可以挑选一些有突出工作能力且为人正直的员工来对全院的物资采购以及供应工作进行复制。整合各级的采购行为,将全院所有行政物质和医疗设备集中由后勤保障部门负责采购、维护管理。接入互联网,并利于网上询价采购掌握最新信息。物资采购是医院的敏感工作,必须要加强对采供人员队伍的教育。组织物资采购人员进行学习,熟悉相关的政府采购法律等,要求他们依法办事,并且能够掌握商务谈判技巧,学会招标投标以及合同拟制等技能,能熟练地运用现代化的办公软件,对采购以及管理工作进行处理,尽可能地保障物资的质量,降低购买物资的成本。为了防止受到经济损失,一旦发现质量不达标或者不符合规定的采购物资,采购部门必须立即进行处理,要求办理退(换)货手续,然后立即通知财务部门扣回采购物资的账目款项;另外应当规范货款结付方式,除了一些特殊情况必须要用现金进行付款以外,所有的采购物资均采用行转账付款的方式。禁止物资采购人员私自以现金支付方式来付款。规范人员职责范围以及岗位工作制度,编写作业指导书,要规范物资采购与管理工作,例如采购计划、采购审批、物资管理、物资供应等。
  纪检监察部门参与监督管理,对竞争性谈判和询价采购的物资采购过程进行监督管理,审计和财务部门强化对医院物资采购的全面监督与控制,就中小型医院而言综合管理机制是医院物资采购较为合适的管理方式。
  (二)选择科学、合理的物资采购方式
  为了降低成本,医院应当将不同的采购物资进行分类,依照分类然后选择最为合理的采购方式。比如对数量大的物资进行采购时,可以通过公开招标的方式,让供货商之间进行竞争,这样往往能够从中找到成本低并且质量有保障的所需物资。此外还有合同采购,对于经常需要进行采购的物资,可以与口碑佳、信誉好的供货商签订合同,进行长期合作。另外,还有一种采购方式,就是以最少的成本进行物资的采购,具体的做法是:进行物资采购时,应该至少选择三家供应商进行联系,然后对比物资的价格,在得到医院财务部门的批准之后,进行物资的采购。不过,还应当考虑物资的质量,尽可能保证物资的价格最低、质量最优。
  (三)积极引进电子管理模式
  随着网络技术的不断发展,电子商务、电子贸易应用的深化,物资采购的网上竞价机制也逐渐变得可行,开始成为一种新型的采购方式被一些医院所运用。网络竞价的透明度高,类似于网络淘宝,可供买家参考的商家和商品比较多,减少了在实际操作中的成本费用,可选择的空间比较大。但是网络采购由于无法接触真实的物品,很难确保设备的高质量。因此,需要参考其他客户的评价,锁定几家性价比比较高的商家,与商家建立网络联系,形成一个长期的物资供应关系。通过计算机竞价网络采购,买方和卖方不见面,避免了人为的随意性,改变了传统的采购方式,实现了日常化的竞价采购。采购过程中由计算机按照设定的原则来完成,避免了人的主观干预,使不正当竞争得到有效控制。网络竞价实现了物资采购的全天候竞价,始终保持最低价、高质量的采购,有效降低了成本。这样既避免了实际操作中的麻烦,也能够高效及时的获得供应商。因此要充分有效利用网络资源。在此基础上也需要培养一批具有高素质、熟练网络操作的员工。医院应该投入一定比例的资金,用于对于员工的培训,不定时的更新员工的技术,并建立员工考核制,调动员工积极性,建立高素质的员工体系。   (四)完善需求计划,增强可预见性
  医院的行政采购主要负责本院的行政物资采购管理。在每年的定期工作中根据医院的具体需求,对于所需要的项目进行具体的分类,说明采购的依据、采购数量、采购用途、基本价格等,并且对于所要求采购的物资进行一个必要性的说明,以确保物资的实效性。形成后的年度物资计划交由物资管理部门主管进行审核、批示。最终实现物资集中采购。集中采购的设备物品,由于需求量大,因此会与固定的合作单位,签订时间不等的合同。但是由于物价等不稳定因素的存在,如何在市场发生价格变动时做到供货价格遇涨不涨、遇降不降,这就需要行政采购部门等其他相关部门有远见的预见医院未来几年的发展趋势。完善信息管理系统,建立需求分析、预测模式,利用历史数据分析、预测所需物资的规模和基本的价格变动情况,做出一个基本的情况变动表。
  (五)对采购人员实行考核、激励和评价机制
  对于采购人员的考核,医院必须要重视起来。并且应该制定相关的规章制度,来对采购人员的行为进行约束,保证在物资采购过程中,不会出现采购人员弄虚作假现象。每一个任务由一个人或者小组完成,内部的项目资金、项目资金分配、使用情况都要进行一个详细的汇报,并且要确保物资设备的安全性和实效性,不断地跟进后期的工作。这样使每一个员工明确自己职责,自己的任务自己负责,防止工作中的推卸责任,实现了工作的保质保量。同时,还应当培养采购人员专业能力,对其专业能力进行考核,对于医院的整个运作以及物资储存的情况,采购人员一定要了解,只有这样才能够防止在进行物资采购的过程中出现问题。对那些考核成绩优秀并能够为医院做出实际贡献的优秀采购员工,医院应当给与精神方面或者物资上的奖励,从而提高采购人员的工作积极性。对于考核不合格或者未能完成规定任务或者有违规行为的采购人员,应该依据医院的相关制度对其酌情予以惩罚,或者直接辞退。
  医院物资采购管理是一个新兴的课题,涉及到财务、物流、信息等多个领域。虽然目前物资管理已经在不断的规范化、制度化,但是仍然需要立足自己的本职工作,发现其中的不足,多思考、多学习,不断推进医院物资管理创新。
  参考文献:
  [1]马亚丽.医院物资采购管理模式及效果评价[J].医院管理论坛,2013(30).
  [2]王焱.医院物资管理浅谈[J].中国卫生产业,2012(35).
  [3]刘东会,高永忠,王延辉.医院推行物资集中采购的主要做法[J].解放军医院管理杂志,2007(10).
  (作者单位:四川电力医院)

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