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集团公司商业票据的管理研究

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  摘要:集团公司发展快速,客户的支付方式多样,商业票据已经成为客户支付货款的主要途径之一。商业票据作为一种债权凭证,也是很多集团公司流动资产的重要组成部分,其安全性和流动性也影响到集团公司的财产状况。因此,对于商业票据的管理应得到重视,文章主要结合实例分析集团公司商业票据的现状,根据现存问题提出解决方案,以加强商业票据的管理,规避商业票据所带来的风险,减少收取商业汇票所带来的损失。
中国论文网 http://www.xzbu.com/2/view-8559371.htm
  关键词:集团公司;商业票据;风险规避;管理
  一、商业票据的简介
  (一)定义
  由于商业汇票具有融资性质和支付功能,近些年来,在制造、批发和零售等行业使用商业汇票的规模越来越大,解决许多企业融资困难的问题。
  依据承兑人的不同,商业汇票一般分为银行承兑汇票和商业承兑汇票。银行承兑汇票主要以银行信用为主,由企业出票、银行承兑,安全可靠性高,易于流通,具有汇兑、支付、信用、结算、融资等功能;而商业承兑汇票是企业出票、企业承兑,故其信用低于银行承兑汇票,日常的使用率也不高。二者除了信用差别外,其他相关用途和流程基本相似。
  (二)特点
  1. 期限长
  一般来讲,纸质的商业承兑汇票最长不超过6个月,电子的商业承兑汇票最长不超过一年。
  2. 流动性强
  《票据法》规定,在汇票到期日之前,可以将汇票背书转让,在背书转让过程中,就算有一手背书是虚伪交易,也不影响善意取得人对票据承兑的权利。
  3. 节约资金成本
  对于债务人来讲,开具商业汇票就等同于取得了较低利息的短期借款,大大降低了债务人的资本成本,缓解了企业流动资金不足的局面。基于这些方面,越来越多的客户在大批量购买商品时往往以商业票据的方式进行结算,对于收取商业票据的债权人来讲,这些商业票据不仅会影响企业资金的流动性,而且如果对票据管理不善,还会发生丢失、毁损,给债权公司造成不必要的经济损失。
  二、商业票据管理的现状
  (一)收取商业票据的规模不断扩大
  近些年来,各集团企业业务规模不断向外拓展,许多集团企业的融资相对困难,很多公司为了保证业务量的完成,开始放宽收款条件,而具有融资性质和支付功能的商业汇票,被大多集团企业广泛使用,使用的规模和领域也在不断扩大。
  例如,制造行业某一大型上市集团公司2010~2015年收取的商业汇票数量从200多张上升到2015年的2000多张,银行承兑汇票的金额由1.46亿上升至5.68亿,商业承兑汇票则从2012年的1.34亿迅速上升为2015年的11.58亿,至2015年,收取商业承兑汇票的金额几乎是银行承兑汇票的两倍。归其原因是该公司放宽了收款条件,遵从许多大客户的意愿,开始收取商业承兑汇票导致的。
  (二)收取商业票据的审批流程较为复杂
  集团公司内部收取商业票据的审批流程一般为:分公司营业员从客户那里取得用于支付货款的商业票据,然后把汇票寄给总公司营业员。如果汇票是按照汇票约定可以收取商业票据的,总公司营业员就可以把商业票据直接交给总公司财务人员,如果合同没有相关约定则需要出具一份报告,由营业部总经理和会计部部长签名。如果报告内容与票据内容相符,票面信息经核对无误后,总公司财务人员将商业票据交给总公司出纳验票及抄通报入账。整个过程相对较为复杂,具体流程图如图1。
  三、收取商业票据的风险
  (一)票面风险
  根据现行流程,集团公司票据票面状况的正式审核,是在总公司财务收到票据后才进行。分公司营业员和总公司营业员一般不检查票面信息是否有误,在实际收票业务中,票面往往会出现很多问题,如背书印章不清晰、背书空白、被背书人书写不规范、背书不连续、骑缝印章不清晰等。遇到这类问题总公司通常有两种解决方案:1.联系分公司,尽快让出现问题的背书人出具相关的证明;2.如不能收取的,直接退给总公司营业员,再退给分公司。
  如果是第一种方法,就会大大增加商业票据从增加到入账的时间,尤其是找前几手背书人出具证明,如不顺利,则需要一个月甚至更长的时间。另外,原路退回的商业票据在公司内部经过多次转手,也存在丢失的风险。如果是托收时才发现问题,就会面临托收不成功、银行拒绝付款的风险。
  (二)票据伪造变造风险
  总公司出纳收到商业票据后,会把票据扫描发送到银行查验,银行会发文至开票银行核实票面信息真伪,如回复类似“是我行签发,暂无挂止冻公催,无他查,真伪自辨”,这表明票面信息无误,但仍存在克隆、伪造或变造票据的可能。
  (三) 遗失或毁损风险
  商业票据的遗失是较严重的问题,这不仅会大大拖延公司的收款进度,增加财务损失,甚至还会面临收不回遗失票据款项的风险。在票据遗失的处理方面,《中华人民共和国票据法》第十五条规定,“票据丧失,失票人可以及时通知票据的付款人挂失止付,但是,未记载付款人或者无法确定付款人及其代理付款人的票据除外。收到挂失止付通知的付款人,应当暂停支付。失票人应当在通知挂失止付后三日内,也可以在票据丧失后,依法向人民法院申请公示催告,或者向人民法院提起�V讼”。
  实际上,以上每个环节并非都可顺利进行,从众多公司调查发现,走完以上流程,最少需要三到四个月时间,才可能收回遗失票据款项。如果票据丢失,也会产生较大的资金时间成本和人工成本。列举某集团公司的一个小案例:
  票据号:××, 出票人:湖南××公司,金额950000元,到期日为2016年4月15日的银行承兑汇票,该票据由于集团公司内部原因而遗失。   该集团公司从准备资料到挂失止付到公示催告期满用了一年时间,公示催告期满后等待法院出具判决书用了半年时间,交给银行托收又用了半年时间,一共用了两年的时间。按照2014年一年期定期存款利率3.3%计算收入,也有62700元的利息,再加上法院案件受理费100元和公告费900元以及丢失票据托收银行收取的千分之一的手续费,不考虑其他额外费用,累计起来也是一笔数额不小的损失。计算表如表1所示。
  从该案例可以看出,票据丢失所造成的资金时间成本相对较大,并且还存在收不回款项的高风险,因此应当高度重视商业票据在流转时的保管。
  四、商业票据的管理建议
  (一)加强审核商业票据的培训
  商业票据作为一种有价证券,其重要性甚至高于现金等价物,这就要求集团公司内部所有接触商业票据的人员都要具备基本的商业票据知识,在收取客户商业票据以及在公司内部流转时,需要有一定的辨识能力。定期组织相关员工开展有关商业票据知识的培训,加强员工对票据的认识以及加深员工对票据内部流程的了解,强调票据丢失的负面影响,减少因内部疏忽给企业带来的损失。
  辨识商业票据票面要素的基本方法:
  1. 商业票据正面的辨识
  (1)出票人与收款人的名称、银行账号与开户银行信息齐全,金额大小写一致。
  (2)出票人全称和财务专用章上的一致。
  (3)银行承兑汇票出票银行在提示承兑出盖章确认承兑,商业承兑汇票则是出票人盖章确认。
  2. 商业票据背面的辨识
  (1)背书盖章清晰(不模糊、不缺角、不压边)
  (2)背书连续
  1)无空白背书
  2)被背书人栏内的公司名称为下一手公司名称。
  3)骑缝章为骑缝章处下一手公司的财务印章。
  (3)骑缝章和被背书人名称清晰无误。
  (4)无污迹以及任何涂鸦。
  如果有不符合以上条件的商业汇票,需要相应的公司出具证明,才能收取商业票据。由于个人疏忽造成票据无法托收及贴现,产生的经济责任,应该追究该员工的工作过失责任。
  (二)简化收取流程
  简化集团公司内部收取商业票据的审批流程,分公司营业员从客户那里取得用于支付货款的商业票据,不再寄给总公司营业员。而是直接交给分公司财务,让分公司财务与总公司财务对接,财务部门直接对接财务部门,流程和业务都会变得更加顺畅。并且有了分公司财务的初步审核,收取商业票据的风险也会减少一层。具体流程如图2所示。
  (三)提前贴现到期日较长的票据
  企业交易收款最有利的就是收取现金,在实际操作中,如果集团公司持有的是距离到期日比较长的票据,要尽量提前贴现。这样不仅仅可以为企业融入资金,提高企业的现金比率,同时还可以有效的避免持有期间所面临的各种不确定风险。
  (四)增加必要的ERP系统功能与权限
  1. 新增票据去向功能
  商业票据的遗失是非常严重的问题,对商业票据的库存管理尤为重要。需要确保每一张票据的去向都是清晰并且有数据可循。库存的商业票据每个月都有进行盘点工作,确保账实相符,但是商业票据的去向管理却有所缺失。若要查找某张商业票据的去向或者做一些票据的统计工作,相对较难。若在ERP系统上设置商业票据去向功能,每当商业票据的状态发生改变时,都可以在上面录入相关信息,如托收、贴现、背书以及退回等。这样非常便于日后票据的查询,同时也可降低票据遗失的风险。
  另外,目前商业票据的出票银行信用程度参差不齐,有时候小银行会以各种理由推迟或拒绝付款,基于这种情况可在票据去向内增加商业票据的出票银行信息,统计银行的信用程度,这样就可以做出选择性的指引,少收信用度较低的银行的票据。由此便可以提高集团公司商业票据托收的成功率,减少票据因过期不能托收而产生的额外财务损失。
  2. 新增应收票据余额报表请求
  目前商业票据的管理主要由相关资金管理岗每月制作excel表格进行账实核对,由于大多数集团公司财务工作实行的是轮岗制度,在交接岗位工作时很有可能因交接不善而发生一些差错或者造成数据的混乱,如果账实核对的数据能与ERP的数据相结合,就能够更精确的管理商业票据。
  该请求与ERP的应收会计职责中的应收发票余额报表类似。在应收发票余额报表中,根据公司名称分类汇总,可以清楚的看到哪些是本集团公司已经开发票,还没有收到款项的票据,或者哪些是本集团公司已经收款,还没有开发票的票据。应收票据余额报表如表2所示。
  这样,新增的应收票据余额报表便可以与商业票据的去向相结合,实现对商业票据的动态管理,也不会因岗位的调动而造成混乱。如果发现问题便可以及时解决,而不是等到月末才进行票据盘点,大大降低商业票据的管理风险。
  (五)商业票据电子化
  电子商业汇票是人民银行统一推广的,以数据电文形式制作的商业票据,包括电子银行承兑汇票和电子商业承兑汇票两种。根据央行支付结算司在2016年3月发布的“关于规范和促进电子商业汇票业务发展的通知”中提到,商业票据承兑业务中占比应达到80%以上。该通知说明央行在大力推行商业票据电子化。
  现在很多集团公司银行承兑汇票托收不成功,很大原因在于纸质票票面有瑕疵。相�τ谥街势本荩�电子票据有传递快捷、保管简便、查找方便、收票放心以及到期收款简单等比较大的优势。如果能够增加电子银行承兑汇票的比例,一方面票据遗失数量大大减少,另一方面由于票面问题银行拒绝付款情况减少。
  参考文献:
  [1]王剑博.商业汇票及其日常管理探讨[J].企业改革与管理,2016(09).
  [2]马业双.浅谈企业对银行承兑汇票风险的防范[J].现代商业,2010(09).
  [3]李锐.浅谈商业汇票在企业集团的应用和管理[J].经营管理者,2012(08).
  (作者单位:广东培正学院)

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