采购与付款的内部控制的建立研究

来源:用户上传      作者: 赵蕾

　　采购与付款内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在保证采购与付款控制的过程。采购与付款金内部控制的目标是合理保证采购与付款过程的合法合规性，保证资产的安全，保证在财务报告反映的相关信息真实完整，提高经营效率，促进企业实现发展战略。
　　建立采购与付款内部控制应该从以下几个方面建立：
　　一、建立授权批准控制
　　完善的授权审批体系包括授权审批的权限和责任、程序、监督三方面，加强这三方面的建设对整个体系的完善具有重要意义。
　　1.授权批准的权限和责任：根据采购与付款的重要性、金额大小的不同进行分级授权，确定各个层次的具体权利和相应责任。企业可以在董事会设立采购委员会，专门负责企业的整个采购工作，其采购体系是：采购委员会―采购部―采购员。采购部直属于采购委员会而非总经理，采购委员会对董事会负责，而采购员则要求由懂得企业所需物资方面知识的、非其他部门的人员组成，防止出现材料需求部门与采购人员相互勾结徇私舞弊的行为。对重要和技术性较强的采购业务，还应先由专家就其科学、可行性进行论证，实行集体决策和审批，防止出现因决策失误而造成严重损失的情形。
　　2.授权批准的程序：明确采购与付款业务进行授权批准的流程，如资料的上报、审批、论证等流程以及每个流程的处理时间、联系人员、设立的关键控制点。如需对审批权限制定标准、设置限额，则限额内的采购业务可由采购委员会审批通过后执行，超出限额的采购业务，则由采购委员会审批同意后向董事会提出申请，经董事会审议通过后再下达执行。严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。
　　3.授权批准的监督：建立完善的内部会计控制制度，配置独立于各分级授权审批层次的审计、监督部门，并将对采购与付款业务的监督、检查纳入其审核范围；同时，完善报告、检举制度。采购委员会对采购业务的决定权由董事会下设的审计委员会进行监督，同时，监事会应当对董事会的行为进行监督，监督方应独立于被监督方控制。
　　二、建立不相容职务相互分离控制
　　企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容职务相互分离、制约和监督。
　　采购与付款业务不相容职务包括：（1）在请购单中，对需要采购的物资品种、数量由生产或销售部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后由采购委员会相关物资的负责人员进行审核、批准后进行公开询价；（2）采购合同由生产或销售部门、采购委员会、财务部门和法律部门会同供货商共同签订；（3）物资的采购人员不能同时负责会计记录；（4）物资的采购人员、保管人员、使用人员不能负责会计记录；（5）采购人员应与负责付款审批的人员相分离；（6）审核付款人员应与付款人员相分离；（7）记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
　　三、建立与供应商的沟通控制
　　协商采购商品价格是与供应商沟通控制的中心问题，企业确定采购价格的决策主要体现在选择采购价格的获得方式。企业可以通过投标和招标采购，协议定价、询价直接采购，市场现场采购等方式确定采购价格。例如：对大宗物资可采用招标和投标采购，而企业与供应商已经建立了良好的业务关系的则可采用协议定价或询价直接采购。
　　四、建立合同订单控制
　　对合同的关键控制点有：在与供货商签订采购合同时，要在合同中明确自身的权利和义务并签订补充条款，以尽量降低企业的采购风险；另外，采购部门还要注意供应商签署的合同是否具有法律效力，必要的情况下可聘请律师参与合同的签订过程；最后，采购部门要及时将签署的采购与付款合同送交企业保管部门备案。
　　五、建立货物验收控制
　　货物运到企业后，应由使用部门和技术部门协同仓库部门一起对货物进行检验，核对发货单和实际入库的商品，并记录相关的情况，对于验收合格的采购商品，办理规定的入库手续，并做好记录。如果验收入库过程中出现了问题，需要及时通知采购部门进行处理。
　　六、建立付款流程控制
　　审核采购发票、验收入库说明等单据的内容是否完整，记录的数量是否正确，是否执行了规定的业务程序等；还要对应付账款的付款凭证进行审核，检查付款申请是否经过了授权审批程序。对得到支付批准并已付款的业务，付款人员要在采购发票上盖章以示支付，并妥善保管有关凭据防止资金的重复支付。采购部门则要负责审核采购申请、验收部门的验收单以及供应商提供的采购合同，最后将审核后的单据交财务部门进行会计处理。
　　七、建立预算控制
　　预算控制最重要的是监督预算的执行，采购预算监督的主要控制点有：检查采购业务是否按事先预算进行，主要是检查已完成的采购业务的入库单和供应商的发货单是否与采购商品的数量、种类等内容一致；检查付款业务是否按资金预算进行，会计部门和监督部门要对采购发票和结算凭证进行审核，防止资金的滥用和贪污。
　　强化预算管理要做到以下几点：（1）在预算年度开始前即编制完成采购计划，以便对需采购的资产进行充分论证并分析资产使用情况；（2）对采购项目进行充分调研，选出其中大额、重要或技术强的资产召开论证会、形成年度采购预算；（3）采购预算应该是涵盖包括预算内、预算外、基金等所有资金来源的综合预算；（4）尽可能地细化预算，列明预算科目、采购金额、品目名称、采购数量、规格型号等，以提高预算的透明度、准确度及约束力。在实际执行采购业务时，应严格按预算执行，不得随意改变或调整，以保证预算的严肃性。对于超预算和预算外的采购项目，应由需求部门报请购管理部门审核批准，然后，按年初确定采购项目预算的程序对超预算和预算外采购项目进行调研、可行性分析或论证。

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