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健全材料采购内部控制管理探析

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  摘 要:如何科学的进行采购以及如何加强采购的内部控制,以防范企业风险就成为众多企业领导者关注的实际问题。本文通过分析材料采购内控缺失所引起的风险入手,提出了若干加强采购内控以防范风险的措施,以供参考。
中国论文网 http://www.xzbu.com/3/view-3475491.htm
  关键词:企业管理 材料采购 风险防范
  企业在生产经营过程中离不开各种材料的采购工作。而材料采购并不是像一般家庭中那样,简单的拿钱买东西这么简单。对于企业而言,材料采购不仅是买东西,更关系企业的产品质量、企业的综合竞争实力的发挥等等方面。企业材料采购所涉及到的影响因素众多,要加强企业材料采购控制并不是一件易事。在材料采购过程中存在的问题和需要注意的方面也非常多。所以如何科学合理的管理材料采购这一环节对企业发展意义重大。
  1.内部控制缺失在采购环节会引发的风险
  1.1合同风险
  首先是由于对于采购人员的监管不力,造成采购人员与材料供应商之间达成某种利益关系,采购人员为了一己私利而虚报材料价格,而企业又无法实现全方位立体式的监控管理,给予采购人员过多的自主采购权利,又对市场上所需材料价格等重要信息了解甚少,以至于给违法犯罪分子以可乘之机,用虚高的价格将企业资金据为己有。
  其次是在合同订立过程中,条款细则订立得不够详细,对所需材料的规格、质量等要求不明,以至于造成让供货商恶意抬高材料价格,给企业造成严重经济损失。还有在材料采购之后的运输问题,许多企业不够重视,未能对运输方式、数量等做出明确规定,以至于在材料运输过程中与供应商发生分歧,造成运输费用攀升。另外还有对结算方面未能明确规定,以至于影响到最后的结算环节,这些问题同样会给企业造成成本上升。
  第三是合同执行方面的执行力问题,许多企业对于采购合同不够重视,在合同签订之前未能对所需材料进行严格仔细的检验检查,在合同中又未能明确规定质量问题的权责归属,从而在材料出现问题之后,无法通过法律途径寻求理赔,让企业蒙受损失。
  最后合同签订时的违规行为严重影响了采购合同的准确性和科学性,给企业遭受损失造成隐患。
  1.2采购内控不力造成的风险
  首先是在采购内部控制方面存在极大的不合理因素。其次是采购前提准备不足。再次是采购计划缺乏合理性。再次是在供货商的选择上面,缺乏科学合理的安排。最后是采购验收方面存在不合规的问题。
  2.关于健全材料采购内部控制的措施建议
  2.1建立严格的采购申请制度
  采购申请是严格采购管理的第一步。物资采购申请要根据物资使用部门的实际使用情况和使用进度以及仓库保管部门的保管条件作为基础,然后向上级主管部门提出采购申请。采购申请要经由企业的采购负责人进行严格审批,对于采购数量特别巨大或者突发性采购项目等必须经由公司全体管理干部共同讨论其合理性。只有通过审批的采购申请才能够进行实际上的采购活动。
  2.2加强市场信息收集分析
  市场信息特别是材料市场的信息对于企业进行材料采购活动至关重要。企业要进行及时的市场信息收集整理及分析工作。要准确比对市场上现有的材料的各种信息。要对企业常用材料的信息建立专门管理,并且要定期对这些信息进行更新。对于企业所需材料的规格,企业要制定严格的标准体系。在市场信息收集分析部门,一方面,要准确掌握市场信息,另一方面还要提升采购人员的采购水平和业务素质,以便制定出最为合理科学的采购方案,最大限度的提升企业经济收益,降低采购成本。
  2.3加强供应商考察评定
  企业材料采购不是心血来潮,也不是看谁家的好就临时决定采购谁家的材料。企业进行材料采购必须建立供应商的档案信息,并且安排专门人员对这些企业的信息进行日常管理和信息更新。在供货商信息管理方面,不仅应该考察供货商的供货能力、资金周转情况、历史供货诚信状况、企业生产能力及产品质量等等。并且定期对收集到的供货商信息进行评估考核,对于不合格的供货商或者供货一个阶段时间产品质量出现问题的供货商,艰巨取消其供货资格,并在日常工作中积极发掘新的供货渠道,努力降低供货商方面所产生的采购成本。
  2.4加强采购制度及合同控制管理
  所谓采购制度,主要是针对材料采购各个环节进行细致控制,制定相应的规章制度。对于合同的控制管理,要遵循真实性、有效性、严密性等几个原则。从每一个细节入手,严格控制所采购的材料符合高质量、低价格的要求,同时还要对合同的合法性、公平性作出严格控制。
  2.5加强部门间联合
  企业采购,过去往往是由企业采购部门一个部门或者几个采购人员单独进行。但是采购回来的材料却是需要投入到企业生产环节的方方面面。所以新的采购制度应该加强企业内部各部门之间的联系。对于采购材料的品质、数量、规格等,都需要获得企业内部各个部门的认可和通过。所以,新的采购制度应该加强部门联合作业,加强对材料质量方面的筛选。这样才能更加准确的掌握企业材料采购的信息及需求。发挥出联合作业的优势。
  2.6加强采购物资入库审查制度
  当所采购的物资顺利运送到公司之后,采购部门要第一时间通知仓库管理部门,仓库管理人员要严格按照验收制度对材料进行验收,要核对申请材料、采购合同,防止采购过程中的舞弊行为。在验收过程中要有验收人员独立审批,要严格的对材料数量、规格、质量等进行全面验收。并且在验收完成之后入库之前向上级管理部门提交货物验收报告,以便日后核算。在验收数量特别巨大的货物和特殊物品时,要开具一式两份的入库证明,交由财务部门和采购部门分别保管。
  2.7合理制定限价政策
  采购过程中,可能会因为采购人员出于私利考虑而虚报材料价格等情况,有时候就算企业努力掌握市场信息,也不可能面面俱到。所以企业应该根据历史采购记录,对常用材料进行分析,制定出一个最高采购限价。对于超出这一价格的报价,要专门进行调查分析,这样就能很大程度上避免采购人员违规操作,为企业挽回可能产生的经济损失。
  3.结束语
  企业采购是一门学问,材料采购的方方面面都需要进行严格把关,企业想要最大限度的降低采购风险就必须制定出一整套严密的内控制度和采购制度。虽然我们目前在企业采购方面存在的问题还很多,但是相信通过全行业的共同努力和企业领导者的重视,必然能够将我国企业采购方面的水平提升到一个新的层次,帮助企业有效降低采购风险,实现企业利益最大化。
  参考文献:
  [1]樊城.民营企业物资采购风险及其内控制度建设[J].商场现代化.2009.08.
  [2]李文.材料采购与付款内部控制中的风险评估[J].大连海事大学学报.2010.5.
  [3]卢云山.关于有效防范采购风险方法的探讨[J].中华建筑.2011.8.

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