浅议企业物资采购内部控制
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作者: 张敏帆
摘要：物资采购作为企业经营管理的一个重要组成环节，向来受到严格的控制，并且已经形成了一套行之有效的操作程序。物资采购处于企业生产的开始部分，对企业的其他生产活动具有制约作用，如果采购的原材料价格高，质量次，那么企业要想生产出高质量低成本的产品的难度就会大大增加。因此，降低采购成本、提高采购质量是企业采购管理的基本原则。
关键词：物资采购 内部控制
中图分类号：F274 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01
一、目前物资采购环节中存在的主要问题
(一)采购管理的核心环节应是采购前的审批环节，而非采购活动本身，应使采购管理与材料物资消耗的管理紧密相连。但是在实际操作中，主管部门并没有对各种各样的物资消耗一一进行核对，而只是凭借自身经验和主观感觉进行控制。
(二)产品质量是目前消费者投诉最多的问题，而企业采购中的商品质量问题造成的损失更为巨大。如果在一个门类齐全的大型企业，所需的物资更是千差万别，采购质量更是较难控制的。
(三)在市场经济条件下，所采购的商品价格由市场的供求双方共同决定，同一种商品在不同的时间、地点的价格可能不一致，这就加大了管理层很难对采购价格进行内部控制的难度。管理层很难判定采购人员是否是以最低的价格采购到了相同质量的物资，即使出现了从企业物资部门领购的物资比市场价高的情况，也很难判定采购部门是否有不当的行为。
(四)一项采购业务成功与否，与该项采购业务的必要性、采购商品的质量、价格、以及是否争取到有利的付款条件等因素密切相关。企业为了加强对采购环节的管理，应该对采购环节进行审计与考核。但是，由于采购程序分散在企业相对独立的各个部门之中，管理层不能对采购活动进行切实可行的绩效评价，因此就很难避免失职行为的发生。
二、解决途径：严格执行内部控制制度
采购内部控制就是为规范采购行为，防范采购过程中可能出现的差错和舞弊，保证单位的物资采购在满足生产的前提下最大限度的降低采购成本而采取的一系列控制措施。一般情况下，采购控制环节包括五个部分：采购预算、请购、采购作业、验收入库和货款结算，这几个环节紧密相关，互相影响，构成了物资采购内部控制的整个过程。
1.采购预算环节的控制。采购预算是根据生产部门的需要，由各个部门提交采购预算申请，经相关部门批准后，提交至采购部门来编制采购预算。采购部门编制完成采购预算后，需要提交到单位预算管理委员进行审议批准。采购预算环节控制的关键点是需要由单位会计人员参与采购预算的制定，采购预算应与全面预算系统的子体统协调运作，它的编制是一个反复协商的过程。加强采购预算环节的控制，不仅使单位可以从宏观上统筹资金，减少资金的闲置，提高资金的使用效率，也可以确保采购的合理性。
2.请购环节的控制。请购是整个采购环节的开始，一般情况下，首先由使用部门依据预算或生产经营的实际需要，通过书面形式(如开出请购单)提出请购，再由生产部门主管和审批委员会审批。材料保管部门接到请购单后，应将库存量与生产部门需要量进行比较，如果库存数量不能满足生产所需，就应当同意请购。请购环节的控制应当注意以下几个方面：使用单位应根据生产的实际需要和生产的预算提出采购申请，现阶段生产不需用的材料，一律不得提前采购。审批人员根据规定的程序和权限进行审批，对不符合要求的请购不予审批。如果采购金额数目较大，超过审批主管的职权范围的，应当由管理层集体决定。
3.采购作业的控制。采购作业的控制是采购控制的关键环节，实施采购的人员应当以经审批过的请购单为依据进行采购。在采购作业环节应重点控制以下几方面：(1)对物资供应商的选择。应当建立相关的供应商评价标准和供应商信息动态管理系统，将供应商的产品价格、质量、信誉等信息纳入动态管理系统，为采购人员的决策提供可靠的信息。(2)采购价格的确定。采购价格的确定必须经过询价、比价、议价和定价过程。首先由采购人员或相关的价格调查人员对各个供应商的材料价格进行采集并建立相应的供应商价格档案。然后由价格审批委员会、价格管理部门或小组及价格责任部门对价格进行评价和比较并进行定价。最后由价格管理部门批准相应的采购价格。(3)由采购人员与供应商依照相关法律规定签订正式采购合同，并由相关部门负责合同的执行。
4.验收入库的控制。验收入库是指当供应商将采购材料送达后，验收部门依照采购合同，对采购资料的规格、质量、品种、数量进行检验。如果验收结果符合合同规定，要出具验收合格材料，并将材料交由保管员入库。如果发现有不符合合同规定的问题，应及时向有关部门报告。验收入库环节的关键控制内容是编制验收报告、审核验收报告、编制入库单、编制退货单、违约处理。
5.采购付款控制。采购付款环节极易滋生舞弊行为，单位财务部门应当对采购部门提交的各项原始凭证进行审核，审核的主要内容有各项单据的齐备性，内容的真实性，手续的齐全性，和计算的正确性。如果审核无误，应当由会计人员入账，并由财务人员依照合同规定支付货款。
6.采购规章制度的建立。为了保证企业采购环节内部控制的有效实施，企业还必须建立相应的规章制度：
(1)内部牵制位责任制，明确各个岗位的职责和权限，形成各岗位间相互监督相互制约的机制。(2)采购授权批准制度。明确审批人的责任权限，并制定相关的批准方式、审批程序。(3)采购合同的管理制度。加强采购合同的管理，对采购合同的完成情况，执行和违约情况进行动态管理。(4)检查监督制度。明确检查监督机构和人员的责任和权限，对采购环节进行不定期检查，并及时发现采购过程的徇私舞弊和不规范行为，控制采购过程中可能出现的风险。
综上所述，良好的采购内部控制，可以规范材料的采购过程，使材料采购有章可循。而且可以降低企业的经营风险，提高经营管理水平。
参考文献：
[1]姚红光,李春宇.浅谈开展物资采购内部控制制度审计的必要性[J].审计理论与实践,2001(12).
[2]中国内部审计协会.内部审计实务指南第2号——物资采购审计[Z].2005.
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