浅析物资采购与仓储保管环节内部控制
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作者: 任岩寿
摘要：近年来，随着经济的飞速发展，企业之间的竞争越来越激烈，面对竞争日益激烈的市场，企业该如何发展呢？笔者认为企业应对物资采购与仓储环节的控制，可以有效降低供应链上每一个环节的成本，最终给企业带来了可观的经济效益。
关键词：物资采购；仓储保管；内部控制
物资采购是企业一项基本的不可或缺的活动。企业中的物资管理，是对企业生产经营活动所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合 理供应、领发、回收等各项管理工作的总称。物资管理所需的各种物资是指企业进行生产所必需的原料、材料、辅助材料、燃料、动力、工具等。物资管理工作的主要任务有以下几个方面：按品种、按质量、按期限齐备地供应生产经营活动所需的各种物资；合理地组织物资的订货、采购、运输、储存、收发等工作，加速物资的流转，减少物资的损耗；监督和促进生产部门合理地、节约地使用物资；合理地回收和处理包装物及生产废弃物，避免污染环境；及时地收集和整理物资信息，进行物资档案管理，为后续物资管理工作提供参考意见。物资管理工作对降低成本和提高经济效益起着举足轻重的作用，是企业生产经营的关键环节之一，是最容易出漏洞，也是最容易出现舞弊行为的环节，如果不加以严格控制管理，则会出现物资采购价格虚高、物资质量低劣，甚至严重影响产品质量、造成损失浪费等问题。 一、物资采购环节业务流程及控制点
物资采购处于企业生产上游地位，作为企业经营的重要组成部分，制约其他经济活动。物资采购一向是需要严格控制的业务环节，主要包括物资采购计划、预算、采购审批、采购执行和物资管理等相关工作。因此，规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购质量，从而合理有效控制公司管理成本足企业管理的基本原则。当前企业物资采购管理业务流程及控制点主要有以下几个控制环节：
1、明确物资采购供应职责建立价格
一个企业日常所需物资门类繁多，因此采购中的商品质量把关成为采购活动的重中之重，一些物资专业性强、技术含量高，工艺要求必须紧跟当今最新科学技术发展方向，因此连搬现场施工人员都难以确切把握所需物资，物资采购部门就更难衡量了，闲此在物资采购中针对不同的物资需要不同的部门承担相应的职责。通常为口常生产物资的采购及对外委托业务山物资采购部门负责；主要生产设备由工程部门负责牵头组织，技术交流和技术谈判，并负责签订相关技术协议，接受客户第一轮报价，由采购部门负责价格的谈判和合间的签订。辅助生产设备及产品模具及工装夹具的采购由生产部门提供技术指标要求；工程施工合同的签订由基建部门负责。
2、进行采购计划分析
物资采购部门应将不同物资采购周期编制发放相关业务部门。各相关部门根据生产建设需要及各物资采购周期提前准确提报物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术、质量标准与要求，交货时间等要素并将计划交与采购部门。物资采购部门依据生产计划和所需物资的消耗定额对物资需用单位提报的物资需求计划的准确性进行监督考核。依据已经审批的物资需求计划和物资储备定额平衡库存后，及时编制物资采购计划，提出采购数量、质量和要求、交货日期、采购方式及供应商选择方案，各级负责人按权限分级审批采购计划。
3、供应商的选择
物资采购部门应对供应商考核、评估、优选，对经常性、大宗需要的生产建设物应建立—级供货商网络，并进行动态考核；产品技术质量要求，有健全的质量保证体系，对此由物资采购都和质量检验部负责监督审核。
4、采购价格控制
入库单要物资采购部按照公开、公正，竞争的原则采取联合对外谈判，采取询价采购、招标采购、协议采购等方式货比多家，比质比价，努力获得优惠的采购价格。对重大成套设备的采购事先由技术部门牵头组织技术交流和技术谈判，并负责褡订相关技术协议。物资采购部门应密切跟踪市场行情，分析研究大宗通用物资的成本构成和市场价格变动趋势，建立价格数据库，作为确定采购价格的依据。
5、合同的签订及审批监督
物资采购部门根据已审批的采购计划确定的供应商签订供货合同，并报合同审查部门，主管经理审批，存档。物资采购人员，合同管理人员跟踪并监督合同执行情况。
6、采购物资检验
公司质量检验部门对到货物资进行质量检验，出具质量枪验报告书。仓储管理人员对到货物资外观和数量进行检验，对符合合同要求的合格产品力、理验收入库，限额内的数量损耗由财会部门及时处理，无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的办理入库，有超限额数量损耗也不得办理入库。入库单要求连续编号并妥善保存备查。检验不合格的产品由物资采购人员按照合同规定办理退货索赔事项。
7、财务付款控制
物资采购资金支付必须由采购人员提出申请，填制付款申请单并附采购合同、《同履行与结算申请表》、验收单、发票等付款凭证，经本部门负责人审核后提交财务部门，财务人员核实入库验收单，发票、合同是否—致，并对应付账款、预付账款和分期付款等付款方式按规定进行审核，财务部门负责人在平衡资金需求的轻重缓急后签署意见，由采购人员将付款申请单报分管经理、总经理审批付款。
8、物资采购定期分析制度与财务管理
物资采购部门定期汇总分析采购物资数量、价格、质量状况，采购费用、需求计划的准确性、供应市场需求情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标，达到节约采购成本的目的。
二、仓储保管业务流程与控制点
1、严格执行入库物资清点验收制度
采购部门在物资到货后应及时办理物资入库手续，仓储部门有关人员应根据采购订单和供应商提供的货运单、购货方发票进行清点和验收。确认实际入库物资的品种、规格、等级、数量等项目同相关单据核对无后，方可办理物资入库手续。对于在清点验收过程中发现的实际清单与定货单、购货发票凭不符的情况，应立即通知采购部门与供应商沟通，以保证与采购订单相符。同时，要求对各类物资进行编号，填写清楚每类物资的名称及对应编号，入库单号要写清楚每类物资的名称与对应编号，以便于物资统一管理。
2、及时做好票据的传递工作
因购货发票是重要的外部原始单据，票据的传递应及时，以防发生丢失情况。一般规定，库管人员物资验收无误后，根据购货发票填写相关入库单，然后将财务联随购货发票交与采购经办人员办理审批、财务入账手续。库房记账联交与库房材料会计作为材料明细账的依据。
3、严格执行单据不全的物资采购期末暂估与入库制度
根据财务制度规定，对于已验收入库但由于单据文件不完整的业务，不得按正常的方式报销入账，必须按暂估的价格做入库，对此要求库房材料会计在期末时对尚未收到发票的入库物资根据入库单编制暂估入库物资明细表一式两份，—份自己作为物资暂估入账依据，一份交与财务作为暂估入账依据，这样尽量保持存货财务账面数量实际库存数一致，真实的放映库存物资信息。
4、库存物资定期盘点制度
库存物资实际盘点制度对于保证库存物资信息的真实性、完整性和提高库存物资相关的决策质量有着重要的意义。仓储管理人员随时对库存物资进行盘点，以便及时掌握物资的实际库存情况。库房材料会计每月末应同库管人员，财务部成本会计对账，发现差异及时查找纠正。
公司管理层应切实加强对物资采购和仓储管理环节控制的建立和有效执行，保护资产的安全、完整，防范经营风险，促进经营活动有效实施。
参考文献：
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