浅述施工企业物资采购的内部控制设计

来源:用户上传      作者: 洪利

　　摘要：所谓内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程，是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全完整、财务报表及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略目标。随着COSO报告传入我国后，大家对内部控制有了一个新的认识。如今，我国市场经济活动日趋复杂，各组织机构和企业管理层在管理活动中遭遇的难题和漏洞也愈加频繁，出现了一些管理的丑闻事件，比如银广夏财务报表造假事件、三鹿公司破产事件，这些案例都是内部控制没有很好设计或没有得到有效执行造成的后果，因此设计好的内部控制制度并严格执行是防止、发现并纠正管理漏洞和错误，降低经营风险的一个必要的手段。
　　关键词：预防 采购风险 控制活动
　　建筑施工行业历史悠久，行业壁垒较弱，进入成本较低，是充分竞争行业。由于这个特点，我国施工企业数量众多，各个企业的管理水平参差不齐。同时施工企业与其它行业相比存在着施工时间跨度长、施工地点分散、人员素质低等显著特点。因为这些特点的存在，使施工环节薄弱点多、企业管理难度大、徇私舞弊现象较频繁。基于以上的原因，设计一个良好的内部控制对施工企业的管理起着至关重要的作用。我国研究和执行内部控制的时间较短，虽然有了一定的成绩，但与发达国家相比仍有较大的差距。
　　基于上述的基本情况的限制，施工企业在内部控制方面的现状是：有些小型施工企业没有内部控制；虽然存在内部控制制度，但企业的内部控制制度设计也较弱，且得不到很好的执行。由于施工产品的物资品种消耗多，且材料耗用成本占建筑物成本比例大，有些甚至可达70%左右，因此，在材料采购活动的关键环节设计良好的控制活动，对节约采购成本，降低物资采购的徇私舞弊风险，有着举足轻重的意义，是施工项目是否盈利的关键因素。在制定相关的内部控制活动之前，企业应当至少关注采购业务的风险有：采购合同签约不严慎造成履行合同困难，市场变化趋势预测不准确，可能导致企业生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
　　本文将根据采购业务中可能出现的风险，阐述与物资采购相关的内部控制。
　　一、建立良好的企业文化和控制环境
　　企业应当建立现代化企业治理结构，股东会、董事会和监事会各司其职，如有需要，可建立专门负责内部控制的部门。公司的董事、监事及高级管理人员应当认真履行职责，并应当在企业文化建设中发挥主导作用。企业文化是企业在长期经营活动中形成的的共同思想、作风、价值观念和行为准则。良好的企业文化在企业树立正确道理价值观和规范员工的行为方面发挥着不可替代的作用。这些良好的企业文化向企业员工传导积极向上、诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队精神的价值观念。
　　二、建立与物资采购相关的全面预算控制工作
　　施工企业全面预算控制与工业企业有很大的不同。首先，要编制施工图预算，以施工图中的工程实物量套以施工材料消耗定额，计算材料消耗量，做好主材的量差控制。其次，按照预算定额和规定的取费标准及图纸工程量算出施工项目所需材料预算成本，做为控制项目最高材料限额成本。并跟踪施工的工程进度，不断的进行监督和比较，以确定预算指标的执行情况，对于实际中出现的偏差也进行不断的修正，最终实现全面预算控制的目的。全面预算控制贯穿于工程施工的整个过程。
　　三、制定采购方式的标准
　　根据市场情况和采购计划合理选择，对于重要物资或大宗材料采用招标方式，对于一般物资采购可以采用询价或定向采购的方式，小额零星物资的采购可以采用直接购买等方式。确定合理的采购方式的目的是选择最合适的供应商，选择质优价适的物资，降低采购成本。
　　以上三点控制制度是物资采购活动基础的控制活动，是实现采购行为内部控制制度得到执行的前提。
　　四、采购业务所需要的关键环节的内部控制活动如下：
　　（一）建立物资的请购制度
　　项目部材料部门根据施工进度填写物资请购单，请购单交给采购负责人。依据通过批准的请购单，采购部门编制一式多联的订货单。
　　（二）建立合同谈判和签订人员制约制度
　　合同谈判人员根据订货单与供应商进行洽谈，谈判人员必须两个人以上，以防止合同谈判人员与供应商私下形成默契。如有需要可轮换合同谈判人员。同时签订合同的人与合同谈判的人员要分离。
　　（三）建立采购付款会计核算制度
　　财务会计部门收到供应商发票后应检查与之相关的验收单、订购单、合同的一致性，单独重新计算供应商发票的正确性，当确认无误后根据合同进行支付货款，同时记录负债。货款支付人员与负债记录人员应当分离。其他人员应不定期的与供应商进行核对，以保证负债确认准确性和及时性。
　　上述只是物资采购业务中最基本的内部控制活动，而且再好的内部控制措施也可能出现人为判断出现错误和人为失误而导致内控失效，也可能由于两个或更多的人员串通或管理层凌驾于内控之上而规避。因此，也要做好内部控制执行的监督工作。
　　财政部、证监会、审计署等相关政府部门会同制定企业内部控制的规范和指引要求上市公司在2011年开始执行，把内部控制提升到一个新的高度。这对于我们施工企业是一个新挑战，内部控制的预防作用是其他管理方法所不能替代的，设计好的内部控制制度是我们会计工作人员新的研究课题。因此，笔者认为，在新形势下会计的职能不应仅仅就“核算”和“监督”，应该加上“预防”这两字。
　　参考文献：
　　[1]注册会计师全国统一考试辅导教材《审计》
　　[2]《企业内部控制配套指引讲解与案例分析》
　　[3]《企业内部控制关键环节设计》
　　[4]专业文献行业资料.《浅谈施工企业项目成本预算的控制及具体实施》
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