关于高校实施网上预约报账系统的思考
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作者: 武迎春
[摘 要] 本文基于目前高校报账中存在的“报账难”问题，提出网上预约报账系统要实现的3项主要功能：财务数据预处理功能、网上签批功能和网上预约报销功能，并根据各高校实施网上预约报账系统的现状提出高校实施该系统要注意的问题，以期为高校顺利实施网上预约报账系统提供有益借鉴。
[关键词] 高校；网上预约报账；思考
[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）17-0025-01
目前，“报账难”问题是高校财务管理中普遍存在的难题，它主要体现在“签批难”、“排队难”两个方面。为了解决这个问题，理论界和实务界不断探索解决办法，从引进叫号机，安装智能排队叫号系统，到推行柜台预约报账，每一次改革都在一定程度上缓解了报账压力，但都没能从根本上解决问题。
近几年来，网上预约报账系统进入了理论界和实务界的研究视野，他们都对网上预约报账系统做了大量的研究，而且有多所高校如中国矿业大学、山东大学、浙江大学等已先后将理论付诸实践，实施了网上预约报账系统。
1 网上预约报账系统要实现的功能
网上预约报账系统是要通过网络实现高校教职工在任意一台联网终端上进行报销业务的相关操作，使高校教职工的报账摆脱时间和空间的限制。
鉴于此，笔者认为网上预约报账系统主要实现3方面的功能：实现财务数据的预处理、网上签批和网上预约报销。其中，“财务数据预处理”指的是报销人远程登录学校财务预约报账系统，根据相关要求将事先处理的报销信息录入系统；“网上签批”指报销人将录入系统的报销信息通过网络提交给各层次的相关负责人进行审批，实现网上签批；“网上预约报销”指报销人获取已经签批通过的报账信息后，将这些信息提交给财务部门，根据预约核准的时间和地点到财务办公点办理报账手续等报销事宜。只有同时实现这3项功能，网上预约报账系统的优势才能充分体现出来。
2 各高校实施网上预约报账系统的现状
虽然目前已有多所高校实施网上预约报账，但就目前各个大学实施网上预约报账系统的情况来看，仅仅是解决了“排队难”的问题，而对于报账单据的签批仍延续了传统报账方式。
在传统的签批运行模式下，由于高校严格的，甚至是多层次的经费审批制度，高校报销人不得不奔波于多个部门才能完成审批工作。尽管已经实施的网上预约报账系统在多个方面较传统的报账方式已经有了很大的改进，节省了大量的报销审核时间，但由于目前高校实施的网上预约报账系统尚未实现网上签批，因此网上预约报账系统仍无法达到网上预约报销全过程的网络化，系统优势尚未充分得以显现。
因此，如果目前能找到解决“签批难”问题的有效方法，高校在实施网上预约报账时就能将“报账难”问题解决得更彻底些。笔者认为，目前电子商务和电子政务中应用比较成熟的技术——“数字签名”就是一个解决报账中“签批难”的有效方法。基于此，高校在实施网上预约报账系统时应将其往前再推进一步，从而真正解决高校“报账难”的问题。
3 高校实施网上预约报账系统应注意的问题
关于高校实施网上预约报账系统应注意的问题，许多文献都做了研究，主要集中在对网上预约报账系统的宣传力度、加强业务指导培训、完善财务管理制度以及系统实施的安全性和制度化等问题。笔者认为除了要注意这些问题以外，仍有两个问题需特别注意：
（1）几个容易被忽视的基本问题。①高校要认清自身当前财务管理现状，判断是否满足实施该系统的条件，不能盲目上系统。②选取若干个已经实施该系统的有代表性的高校进行调查、交流和学习，在此过程中，要特别注意发现和总结该系统在各个高校后期运行中出现的各类新问题，比如福建农林大学在实施网上预约报账系统以后出现的几个问题：网上预约报销人的身份不确定、报账预约方式不规范、报账人缺乏报账相关知识、预约报销与非预约报销存在矛盾。实施该系统的高校要尽量将产生的新问题解决在系统正常运行之前。③要持续关注理论界和实务界的最新成果，为新系统在本校实施提供更广阔的发展空间。这3方面的准备是系统能够得到有效实施的最基本保障。
（2）与现有财务管理系统的兼容问题。网上预约报账系统的实施必须要注意与财务管理系统、无现金报账系统之间的对接问题，实现对财务数据预处理、网上签批、网上预约报销和实时支付的一条龙管理，从而使报账业务突破时间和空间的限制。更进一步，由于高校的财务管理系统与学费管理系统是分立的，因此还要考虑该系统与非税收入管理系统的兼容问题，促进高校财务信息化管理的进一步发展。
4 结 语
高校网上预约报账系统的有效实施不仅是解决高校“报账难”问题的一个有益尝试，而且这将是高校财务管理信息化的又一次重要变革，它必将推动高校财务实现从“核算型”向“管理型”的巨大转变。
主要参考文献
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