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企业全面预算的信息化管理探讨

来源:用户上传      作者: 薛彩荣

  摘要:随着信息技术的发展,全面预算的信息化管理是企业一种有效的成本控制手段,已经被越来越多的企业所青睐。本文分析了全面预算与信息化手段相结合的必要性,进而提出两者结合中需注意的一些问题。
  关键词:全面预算;信息化;探讨
  中图分类号:F812.3 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2013)11-0-01
  随着企业的不断壮大,企业对降低生产成本越来越关注,而全面预算作为一种行之有效的手段,也日益受到广大企业的青睐。然而,在传统的手工模式下,全面预算管理的发展遇到了许多“瓶颈”,如大量的excel表格极易引起错误,过多的数据使预算管理人员手忙脚乱,工作效率极其低下。对此,全面预算的信息化管理应运而生,它解决了传统手工模式存在的诸多问题,不仅管理效率大幅提高,准确性也得到一定提升。全面预算信息化程度的高低对企业预算的编制、执行、分析和考核有着举足轻重的影响,越来越成为现代企业管理水平是否先进的重要标志。
  一、全面预算信息化的必要性
  全面预算是二十世纪20年代产生的,经过近百年的发展已经成为现代企业管理不可或缺的手段。全面预算是企业战略目标的具体化,是企业协同各部门、有效的实现资源配置的重要手段,是企业控制日常经济活动的重要工具,是企业绩效考核的重要依据之一,其重要性不言而喻。那么全面预算与信息技术结合到底有什么优势呢?首先,全面预算需要有一个运行平台,而传统的人工方式显示不能满足企业的要求,利用信息系统平台可实现全面预算的高效化,从而使全面预算的作用完全发挥,其次,全面预算是一个系统工程,它包括预算编制、执行、考核等企业的方方面面,由于这些工作内容需要产生大量的数据、表格以及计算,利于手工方式会消耗大量的人力和时间,而且准确性不高,如果中间环节出现问题,可能导致全部劳动成果毁于一旦。信息化系统不仅可以迅速的处理大量数据、表格,准确性还非常高,原来需要数十天才能完成的工作,利用信息化系统仅需几分钟,甚至几秒钟就完成了,而且不会为中间环节的错误而担忧。因此,全面预算管理应该与信息技术相结合,发挥其理想的作用。
  二、企业全面预算信息化管理需要注意的问题
  1.提升对全面预算的重视
  全面预算管理在我国发展较晚,虽然被众多企业所实践并取得一定效果,但这种效果并不明显,而且需要长时间来检验。对此,一些企业实践较少的企业就认为全面预算并不像理论上说得那么有用,认为可有可无。在现实中,的确有一些企业全面预算管理水平很一般,但仍然有着较好的业绩,对此我们不能说全面预算就没有用,只能说与企业所在行业和所处环境有关系,如前几年房地产市场非常红火,房地产经营利润相当大,根本不需全面预算、内部控制等手段,企业照样业绩不俗。但我们要思考的是企业的长远利益,如苹果、丰田、微软等国际跨国公司,有着深厚的文化底蕴,他们如果没有一套科学的全面预算管理方法,是不可能延续至今的。态度决定一切,企业要搞好全面预算信息化首先要解决认识和重视问题。否则,预算信息化的成功则无从谈起。
  2.注重企业基础管理工作
  企业一直以来存在着一个矛盾,就是部门之间的沟通与联系不顺畅。比如预算部门和营销部门,常常是预算部门关起门来搞自己的预算,然后把信息传递给营销部门,而营销部门预算的科学性不强,与实际严重脱节,就该怎么做业务就怎么做业务,预算不够再继续追加。这就造成了预算执行的严肃性不够,但如果严格执行又容易影响企业的正常经营。其实,全面预算工作也是一项细致的系统工程,与企业的基础管理密切相关,比如:企业的各项定额是否准确、是否具备较强的市场预测和计划能力,能否判断历史的预算数据是否合理等等,这都是预算管理的基础,是预算编制的数据依据。只有这些基础性的工作做好了,全面预算才能水到渠成。
  3.要与基础业务信息化工作协同考虑
  全面预算与信息化的结合非常必要,但全面预算的信息化还要与企业基础业务的信息化联系在一起。更深入地讲,企业全面预算实现了信息化,但基础业务没有实现信息化,那么预算部门就不能快速地得到各部门的实时信息,就必须动用人力去完成,这就大大降低了工作效果。因此要考虑预算系统与业务系统的集成问题,也就是说如果有了基础业务信息化要考虑预算信息化的匹配问题。
  4.建立完善全面预算管理体系
  俗话说:“好马配好鞍”。如果建设了宽敞的大道,没有千里马也是不行的。换言之,软件系统就是企业建立的一条高速公路,而汽车跑得快不快还需看车子本身。全面预算管理体是一项基础管理工作,必须进行加强。倘若企业对全面预算体系建设缺乏经验,可以聘请外部咨询公司和顾问,学习他们的先进经验,帮助企业迅速构建起全面预算体系的框架。当然,外聘专业顾问虽是必要的,但不要盲从,一定要有自己的想法和判断,最终的决策还是需要企业作出。
  5.选择合适的软件系统
  全面预算管理信息化最终落脚点在软件系统上。目前,大多企业主要从专业的软件生产厂商那里购买专业软件,虽然这些软件比较专业,功能也比较齐全,但人性化方面和适用性并不高。因为每个企业都有自己的特点,使用通用财务软件肯定是不合适的,一些功能可能是多余的,也会欠缺一些企业需要的功能。对此,企业一定要选择具有相当强的软件开发能力的大生产厂家,与其合作开发与适合企业的管理软件。对软件的考察应当集中在预算报表设计、预算编制流程的灵活性上、预算编制的便捷和高效上、预算控制范围和强度的灵活性上、预算分析的实时性和灵活性上等方面。此外,还需要考虑全面预算系统的集成性,是否可以与财务、业务系统进行有效集成。
  总之,全面预算管理的信息化实现是非常有必要的,虽然在前期需要投入巨大的工作量,但若真正建立起了信息系统,将大大缩短工作时间,为企业向现代化管理迈进奠定基础。
  参考文献:
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  [2]李晓鹏.如何加强集团企业全面预算管理[J].财经纵横,2010.
  [3]李彤.全面预算管理系统分析[N].计算机世界,2007.
  [4]钟全汉.全面预算管理体系的基本框架研究[J].财经界,2010.
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