关于高等院校学生学籍档案管理问题的思考

来源:用户上传      作者: 廖婷

　　作者简介：廖婷，（1986.01-），女，湖南长沙人。大学本科， 工作单位：湖南水利水电职业技术学院。
　　摘要：从高等院校教育人才培养的目标来看，学生管理和学籍管理将有新的内涵。学生学籍档案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，这也就使得学籍档案管理工作显得尤为重要。因此高等院校需要就学生学籍档案的管理采取一些措施，如：管理人员专业化、管理手段信息化、档案管理整理规范化、档案利用规范化、强化领导机制。
　　关键词：高等院校；学生学籍；管理
　　高等院校学生在校的各方面情况一般都是记录在学籍档案，学生在校时，学校教务处负责整理和保管学籍档案，学生离校后，学籍档案的整理和保管工作就交由学生所在单位人事部门负责，也可以交由学生所在地人才中心负责，学籍档案既记录了学生在校时的成绩考核，又记录了学生参与各种涉外活动情况，除此以外，还有学生在校遵守的纪律表现以及综合相关老师的评价等都记录在案。根据高等院校学籍档案的内容，学校和各个用人单位不但能掌握学生的基本情况，而且可以了解学生的社会能力。因此，管理好学生学籍档案，不仅有利于保障学生的身心健康和合法权益，还有利于国家利益的维护以及教育质量的保障。
　　一、学籍管理的内涵
　　1.学籍，实际上也可以说是对学生在校时期的整个过程的记录。而学籍管理的过程，是指建立学生学籍档案的过程。学籍档案管理可分为三大过程：第一，招生、学生报到、新生注册、发放学生证；第二，记录学生成绩和其补考情况，处理学生的休学、退学、转学以及复学等事宜；第三，奖励以及处分，进行毕业证书的办理以及发放。完成学籍档案管理的整个过程会耗费较长时间，但这个过程能够客观并整体反映出学生在校时的各方面表现，包括德、智、体等方面。
　　2.高等院校学生学籍管理的特性
　　首先是应用性 。在高等院校里，就其教育人才的培养模式、培养目标以及任务而言，它主要以一线中急需的技能型应用型人才为培养方向，因此，高等院校的学生学籍档案，不仅要把普通高校学生在校期间的学习生活情况以及成绩考核记录下来，还要记载学生的党、团材料。另外，在学生档案里，不仅仅只有学生专业技能档案和艺术素养档案具有应用性，还有综合素质考核档案等其它学生档案也具有应用性，综合来看，学生档案具有应用性这一特点，这一点是尤为重要的。
　　其次是多样性 高等院校的生源复杂，主要有三年制普高生、五年一贯制高等院校生以及“ 3+2”转入学生。另外，高等院校还有许多来自省外各个地区的优质生源，生源地区的文化以及其它各方面存在差异，导致高等院校的学生档案也具有多样性。
　　最后是周期性 在高等院校里，一批毕业离校学生带走学生档案的同时，又会有一批新生档案注入，因此，学生档案几乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有学制短、流动性强、稳定性差的特点，学生档案管理的周期性就尤为明显。
　　二、高等院校学生学籍管理的重要性
　　1.学生学籍管理工作的目的是提供利用。学生在就业、参军、考级考证、入党、资助等时候往往需要用到学籍档案，学籍档案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用学籍档案也成了整个工作的重中之重。从某种程度来看， 高等院校教育也可以说是就业教育，对学生就业及创业而言，学籍档案的管理工作尤为重要。
　　2.高等院校教育目的在于培养高素质人才，其学院教学与教育的整个过程都被记录在了学籍档案中，因此，学籍档案管理工作对于实现高等院校教育人才培养目标，以及保障教育质量与水平而言具有重大意义。把产学研相结合进行教育当高等院校教育的阳光大道，也是必走之路，把服务区域经济，凸显产业特色作为办学的方向，把工学结合作为教学模式的同时还应结合校企合作模式，通过学籍档案工作可以把凸显综合素质并凸显技能锻造的教育过程记载下来。可见，学籍档案管理对于教学评估有较大的作用，它能够直观地反映教学质量和教育水平。
　　3.学籍档案记载着一个学生在校时的各方面情况，几乎就如一张名片，一张好的名片有助于学生的就业，因此，对于促进高等院校的毕业生就业这一程度而言，学籍档案管理工作也比较重要。再加上目前科技信息化水平已经达到一个高度，用人单位对人才档案也随之提出了更高的要求，逐渐转向于电子信息档案，用人单位考察毕业学生往往会参考学籍档案。而于学生而言，就应该不断完善自己，以通过重重考核。
　　三、高等院校学生学籍档案管理工作中的不足
　　随着高等院校的扩招，在校学生的增多，高等院校学生学籍管理的问题也越显得重要。但是遇到的问题也越来越突出。具体主要体现在以下几点：
　　1.学籍档案管理工作人员态度不认真
　　学生在校期间的各方面情况通通记录在了学籍档案中，学籍档案也因此成为了用人单位用人时的考虑因素。但在学籍管理过程中，会出现相关工作人员工作马虎的情况，主要表现在填写太随意，字迹潦草，内容不统一，评价不客观等方面，从而导致原始档案丧失真实性与完整性，实现不了学籍档案原本的作用。
　　2.学生对个人档案的意识性不强
　　学生没有意识到个人档案的重要性，对待个人档案不认真，在填写自己情况，字迹不公正，总结不认真，三言两语地应付完，典型的是在写思想与生活表现时，不仅内容太片面，而且表述都有问题，甚至还会出现错别字。另外，在毕业离校后，由于不大在意学籍档案的保管，可能会造成档案丢失。
　　3.电子档案管理不到位
　　目前，计算机技术与网络技术正在快速发展，学籍档案的管理逐渐倾向于信息化与系统化，因此，对于学籍档案的管理提出了更高的要求，仅仅利用传统的纸质学籍档案显得比较落后。但是，目前的情形是，相对于电子档案而言，大多数高校更为倾向于纸质档案，导致学籍档案容易丢失。
　　四、加强高等院校学生学籍管理的具体措施
　　学生档案管理具有一定的特殊性，并且是尤为重要的一项工作，为此，可以采取传递档案制度化、管理逐步现代化、档案人员专业化、档案材料规范化、强化领导力量和责任意识管理这“五化”对策，从而促进高等院校完成人才培养目标和教育目标。 　　1.深刻体会学籍档案的重要性。
　　学生学籍档案记载着学生的重要信息，全体师生都应该意识到其重要性。一方面，对于学生学籍管理的工作人员，应该建立相应的考核机制，并提供给他们专业培训的机会，实现学生学籍管理工作的价值。另一方面，学校应带动其它各个部门参与管理工作，使得学籍档案管理工作取得更好的效果。
　　2.加强学籍档案工作管理规范化
　　学籍档案管理工作主要是整理学生在校期间的各种材料，提供学籍档案的利用。学籍档案管理工作是一个动态的过程，要求这个过程标准、规范并科学，为了使得学籍管理工作达到这一水平，实现学籍档案的价值，确保学生身心健康成长，素质全面发展，需要建立一套完备的学籍档案管理制度来规范整个工作过程。
　　3.加强学籍档案信息化。
　　如今，网络与计算机几乎已经进入了家家户户的生活与工作，学籍档案管理越来越趋向于信息化。学籍档案管理工作也应与现代靠拢，对学姐档案信息化管理引起重视，强力支持管理信息化。高校学籍档案管理部门可以利用网络来创建一个信息平台，把学生的学籍档案整理好并存放在这一信息平台上，为个人或单位查询资料提供方便。
　　4.强化学籍档案管理人员的素质。
　　一方面，学籍管理人员自身应该努力完善自己。在业务上，学籍管理人员应该努力加强自己的工作能力，不仅要擅长实践操作，还应努力学习理论知识，牢牢掌握专业技能，不断提升自己的业务能力；在思想政治上，档案管理人员应认真学习党的路线、方针以及政策，做到爱岗敬业，并认真学习工作相关法律，树立正确的人生观与世界观。另一方面，学校不仅要努力做好学籍管理人员的思想工作，稳定情绪，多给予他们一些生活上与工作上的关心，以使他们能够专心、踏实的工作，还需要加强对学籍管理人员的业务培训，进一步提升他们的业务能力，同时提高业务素养。
　　5.做好学籍档案管理工作， 提供满意服务
　　目前，学籍档案管理在毕业阶段进行得有些杂乱无章。学生在即将离校时，往往需要转走档案，新生入校时会转进档案，此时工作会显得比较繁重，因此有一套专门的程序来规范学籍档案的流动，并不能随意转进转出，尽量在毕业时就安排好档案的进出，以避免工作扎堆。一方面要服务于学校。学籍档案有助于学校各项工作的进行，学校办学离不开学籍档案管理，做好学籍档案管理工作有助于学校办学质量的提高。学籍档案可以为学校提供查询服务，学校通过查询部分学籍档案，可以大致总结出某一阶段的教学水平，从而制定出有针对性的教学档案，以期办学水平再上一个台阶。技师院校的学籍档案还能够起到招生宣传的效果，生源的数量以及各专业的招生人数、毕业生分配去向及社会对其给予的评价等在学籍档案里有所记载，学校在实施招生计划时，可以适当地借用这些内容，做好招生宣传，吸收优质生源。另一方面学籍档案要为学生服务在毕业离校后，学生会经常需要用到学籍档案，以下是需要利用学籍档案的几种主要情况：
　　一是办理继续深造时 如今，就业难问题愈演愈烈，因此，专科学生倾向于升本，本科学生忙着考研或留学。在这种情况下，这些学生申请报名时往往需要用到学籍档案，因为无论你申请的是哪所学校，它们都需要了解你的相关资料，如：原就读学校盖章的高考成绩和大学时期的成绩，毕业证明以及学位证明。而如果是出国留学，国外的一些学校除了需要以上的资料以外，通常还需要了解学生更为全面的信息，如：学生在原就读学校的思想政治表现、纪律表现以及学校推荐信，这些都离不开学籍档案。
　　二是办理免修课程 有些学生可能会出国深造，而在国外的学校学习的某些课程可能会与原就读学校的课程重复，也可能与某些学生自修或自考时的课程相同，这种情况下，学生可以申请免修课程，而申请免修课程需要学生在原就读学校的该门课程的成绩证明，这就需要从学籍档案里面查询。
　　三是补办毕业证明书。
　　部分学生未保管好毕业证，导致毕业证丢失时，需要进行重新办理，而补办手续需要一些材料，如：录取证明、成绩单、毕业证号。
　　另外学籍档案要为社会服务。一方面，社会往往会从学生的政治素质、专业素质以及身体素质来考察他们，而这些考察因素都要通过查询学籍档案来了解，而且学籍档案可以使造假文凭无所遁形，因此，通过学籍档案可以辨别人才，挑选真正人才。另一方面，对于学生而言，学籍档案也是学生人际交往与就业的一张名片，以便于学生更好地向社会推荐自己。
　　五、结语
　　总之，学生学籍管理就是一项比较复杂的工作。因此，为了提升此项工作的质量，确保学籍档案的真实性与完整性，从而充分实现其服务价值，工作人员一方面需要不断创新，不断改进工作方法，使之与现代化接轨，另一方面，工作人员还应该深刻认识到此项工作的重要性，增强责任意识，明确工作职责，专心、热情地投入工作。（作者单位：湖南水利水电职业技术学院）
　　参考文献：
　　[1]郝晓瑞.浅谈高校学籍档案管理的有效措施[J].办公室业务.2013
　　[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论.2010
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