ERP环境下企业采购业务内部控制探析

来源:用户上传      作者: 张玲玲

　　摘 要：ERP系统的广泛使用对采购业务内部控制提出了新的要求。文章从ERP对内部控制产生的影响入手，对ERP环境下的采购业务流程进行了梳理，并针对采购业务各环节的主要风险设计了相应的的内部控制制度。
　　关键词：ERP 采购业务 内部控制
　　中图分类号：F270 文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914（2014）03-267-02
　　企业开展生产经营活动首先要进行物料采购，而采购业务流程包括多个业务环节，很容易发生舞弊现象和管理上的疏漏，因此采购业务是内部控制的重点领域。ERP系统将信息技术和现代管理思想集于一身，通过资源整合实现业务流程的动态监控，为内部控制的建立和实施创造了有利条件，同时也提出了新的挑战。采购管理系统是ERP系统的重要组成部分。在ERP环境下，对采购业务进行内部控制的目标主要是保证采购活动合法合规，确保企业实物资产和信息系统的安全。
　　一、ERP对内部控制的影响
　　ERP （Enterprise Resource Planning）是信息技术与管理思想创造性融合的产物，它一方面增强了企业管理的有效性、灵活性，提高工作效率，避免人为因素干扰，为企业带来了巨大的经济效益，另一方面也增加了企业内部控制的复杂性与风险。在ERP环境下，内部控制不再是只针对“人”的控制，而是针对“人―机”的共同控制，这意味着内部控制需要格外关注企业信息资产的安全。
　　1.内部控制内容的扩展。在ERP环境下，企业不再围绕单一的业务部门或业务功能或者运行，它的集成管理方式改变了传统的会计核算方式和数据处理流程，将企业的业务与信息流程进行融合，能够自动生成会计账表，全面共享财务数据，企业内部信息沟通呈现出及时、双向的特点，内部控制关注的范围也随之大大扩充。例如，在系统中至少加入了系统身份识别、操作权限、系统安全、数据编码等方面的控制。
　　2.内部控制重点的转移。传统环境下的内部控制重点是以相互牵制为核心的“一般控制”，而在ERP环境下，数据处理方式复杂，控制难度增加，系统软件成为影响业务处理的重要因素，系统本身的安全性至关重要，一旦系统中的重要数据被复制或篡改，或数据库的处理权限被非法取得，将会造成极为严重的后果。因此，内部控制在保证原始数据的输入准确无误的条件下，特别是信息的输入输出控制、管理和操作方面的权限划分等方面，由单纯对人的控制转变为对人、机的共同控制。
　　3.内部控制风险的增加。ERP环境下内部控制面临着新的风险。首先，内部控制活动高度依赖ERP系统，一旦设备出现故障，容易导致数据丢失，以非授权访问为代表的网络安全因素也会使企业的信息泄漏或遭到篡改；其次，ERP系统具有开放性的特点，系统信息在较大范围内能够共享，这无疑扩大了内部控制的风险；最后，ERP对业务、会计等流程进行了优化与重构，这个过程中一些有利于内部控制的线索趋于消失，这使内部控制面临着新的风险。
　　二、ERP环境下采购业务处理流程
　　传统的采购业务基本流程为：先由生产部门等物料需求部门提供请购单，采购部门据此编制采购计划，与供应商签订采购合同，待物料到达后组织验收，最后由财务部门付款。在ERP 环境下，采购业务的基本处理流程和传统方式相似，但它能够在各项管理全部信息化的基础上，将请购到核准付款的所有职务完全分离，并实现关键环节的随时监管和追溯，保证内控制度的有效执行。具体业务流程描述如下：
　　1.请购。采购申请通常由企业生产经营部门根据合理的采购计划或实际生产需求提出。在ERP环境下，系统会设置一般物料的最低存货量，一旦达到再订货点，请购单即可自动生成。请购单生效前必须经过审批，且请购与审批不能为同一人。严格的请购流程能够保证物料采购从源头得到控制。
　　2.供应商管理。供应商管理包括的内容较多，其中供应商的选择与考核是最重要的两个方面。询价与供应商的确定不能为同一人。系统应设置订购单审核程序，以保证订购单内容的完整有效。
　　3.采购过程管理。对已订立的合同、已发送的订单进行全程追踪是采购过程管理的关键控制点。为督促供应商准时足额交货，合同开始履行后需要全程跟踪，随时了解合同履行进度、供应商的生产情况，掌握物料供应情况，一旦出现供应商无法按期交货等意外情况，应当及时采取恰当的应对措施，避免给企业带来损失。
　　4.验收入库。为保证所购物料符合合同规定或产品质量要求，企业应认真组织物料的检验接收，包括仔细核对收到的物料名称、到货量、收货时间等，然后检验物料质量，以确定是否与订购单的要求相符。物料验收入库后，系统还会根据预先设定的差异临界点自动检查相关采购单，如差异超过临界点则会拒绝收货。在验收环节中，收货员、验货员与记账员不能为同一人。
　　5.核准付款。核准付款前必须先认真审核采购预算、采购合同、订货单、审批程序等内容，只有各项环节均不存在疑点时，才能与供应商办理款项结算。款项支付由财务部门负责，系统会自动生成付款单，但仍应认真核对合同中约定的付款条件，严格审核采购发票等相关单据，保证其真实、完整、合规。在核准付款环节，开具付款单、存款项的结算不能为同一人。
　　三、ERP环境下企业采购业务内部控制制度设计
　　在ERP环境下，采购业务流程主要包括请购、供应商管理、采购过程管理、核准付款四项内部控制环节。
　　1.请购环节。请购意味着一项采购业务的开始，在ERP环境下，请购单由系统自动生成，避免了人为因素造成的失误，因此这一环节的主要风险是基础数据不准确或市场信息不对称造成的不合理请购。请购单是否经过严格审核，采购方案是否与请购单的内容相符合、订单异常情况的处理等构成请购环节的关键控制点。
　　首先，系统应对生成的订单设置安全级别和访问权限，以保证订单数据安全，避免采购订单被恶意修改；其次，应当对采购合同设置严格的审批制度，由指定人员对合同进行认真审核；最后，系统应规定请购单的审核流程，防止未经审核的请购单生效。 　　2.供应商管理环节。物料质量的优劣常常取决于于供应商的选择，进而使产品质量受到影响。这一环节的主要风险是供应商的不当选择，这通常是因为供应商评估系统不够科学，或者是取得的基础资料不够准确。供应商管理的关键控制点是选择优质供应商。为加强与供应商之间的合作，达到互利共赢的目的，应对供应商在交货期、交货量、合作态度等各方面进行考核，对考核不达标又不积极改进的供应商可以考虑停止合作。
　　首先，为选好供应商，应当设置严密的供应商批准流程。在ERP环境下，系统中可以构建一个供应商评估模型，将所有潜在供应商按照模型进行评定，尽量选择排名靠前的供应商，保证物料的综合采购成本最小化；其次，应当建立详细的供应商档案，并保证及时更新，同时系统能够提供在线查询功能；最后，系统应当设置供应商和产品之间的对应关系流程，使一种物料与多家供应商对应，以满足采购过程价格竞争的需要。为此，用户需要在系统中设置“当前供应商”，在默认情况下，该供应商会被优先选择。
　　3.采购过程管理环节。采购过程的顺利进行关系到物料能否按时到达，这一环节的主要风险点是缺乏对订单及合同的有效跟踪、采购订单处理周期过长等。关键控制点主要包括加强合同履行及存档状态监控、订单跟踪催促、订单异常处理等。
　　首先，系统应当设置订单安全级别与访问权限、合同与订单的审批授权，明确责任，防止篡改；其次，应当依照合同条款核查合同履行情况，敦促供应商积极履行合同；最后，对重要物料建立巡视、监造制度，落实监造责任人，防止出现交货延误。
　　对于订单无法按期交货等异常情况，采购员应及时反馈到上级及请购部门，以便尽快作出生产计划等方面的调整。
　　4.验收入库环节。组织验收的目的在于确保物料符合要求，在不相容职务严格分离的前提下，这一环节产生的风险较小。验收入库环节的关键控制点包括制定详细的验收程序与标准、及时处理收到的物料与订单不符等异常情况。
　　验收环节需要控制采购价格的确定程序，保证进货单的安全完整，保证验收人员和验收程序符合不相容制度的要求。
　　首先，为避免进货单的恶意篡改，系统应当设置进货单审批程序。其次，应设置采购接收选项，以控制收货时的意外情况，如物料能否用替代品代替、能否接收未订购的物料、收货日期与地点能否变动等。
　　5.核准付款环节。款项的支付历来是企业内部控制的重点。显而易见，供应商总是希望早日收到款项，这就导致他们在付款过程中与企业相关人员共同舞弊，由此引发舞弊风险。因此，这一环节的主要风险在于审批手续不健全导致的不合理付款，关键控制点主要包括严格的付款审批制度、敏感字段授权控制和付款审核追查制度。付款前的审批手续担负着采购业务的最终把关任务，稍有不慎就会给企业带来经济损失，应当严格按照企业的审核规定执行。而付款审核追查则对已经付款的可疑业务展开调查，能够及时发现不合规支出，以便采取有效措施进行补救。在这一环节中，还要注意检查付款方式与折扣情况是否经过严格授权。
　　首先，系统应设置授权权限，经过授权的财务人员才可以根据有关单据（采购单、验收单、发票等）生成贷项凭证，并据此由出纳人员支付款项；其次，应设置采购审批权限，有权人员才能确定折扣情况、付款时间等，以降低采购折扣风险。
　　四、结论
　　采购业务是内部控制的重点领域，ERP系统的应用改变了传统的采购业务流程，对内部控制内容、重点和控制风险产生了重大影响，只有充分考虑这些影响，才能建立ERP环境下采购业务的内部控制制度。
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　　（作者单位：泰山职业技术学院 山东泰安 271000）
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