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论施工企业材料采购上的内部控制建设

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作者: 许燕俊
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  摘要:内部控制建设是现代企业用于强化企业经营管理、提高企业经济效益的有效途径,很多企业都通过内部控制机制对企业的经济活动进行管理。通过对施工企业普遍采用的材料采购运行模式以及现阶段施工企业材料采购的现状进行描述,并从采购成本和采购合同两个方面论证了施工企业缺少材料采购内部控制可能带来的风险,而后对于施工企业如何建设内部材料采购控制机制也做出了相应的设计方案,以供读者参考与借鉴。
中国论文网 http://www.xzbu.com/3/view-5171248.htm
  关键词:施工企业 材料采购 内部控制
  一、施工企业材料采购采用的运行模式
  施工企业一般都实行传统的两级责任制采购运行模式来管理企业材料采购。一级是管理公司本部物资的采购,主要管理企业计划、采购、存储材料工作;一级是工程项目物资管理部的采购。以往施工企业基本上都采用项目法控制企业项目材料采购。这种采购运行模式关注的重点是供应商之间的商业交易活动,而忽视了交易价格的问题,使需求方对相关信息反应迟钝。
  为了减少这些弊端的产生,施工企业结合现代管理模式,营造第三方采购模式与集中采购、分散配送模式,从根本上解决采购材料信息滞后,需求方对信息反应迟钝的现象。
  二、现阶段施工企业材料采购的现状
  目前,施工企业管理层只重视生产开发对企业发展的重要性,而忽视了企业内部的经营与管理的重要性,使用项目成立时所制定的规章制度流于形式,无法切实的贯彻执行,使企业在材料采购方面存在很多问题。
  第一,由于供需双方无法进行有效的信息沟通,使得施工企业在进行材料采购时所取的相关信息不对称,给企业的交易成本来了一定的风险。
  第二,由于施工企业只能在事后对采购材料的质量和供货期进行把关,对所购材料的质量无法保证。
  第三,施工企业为了保证工程项目的顺利进行,往往将工程所需材料采购完,搬运到施工现场,这在一定程度上增加了施工材料的保管费用,同时也占用了大量的企业流动资金。
  三、施工企业缺少材料采购内部控制可能带来的风险
  (一)采购合同的风险
  合同给施工企业所带的风险主要表现在以下几个方面:
  第一,施工企业对采购人员的监管力度不购,使供应商有机会与采购人员串通,在合同中虚报材料价格,一方面供应商可以将质量不合格的产品销售出去;另一方面采购人员可以套取一部分企业资金,给施工企业带来不必要的损失。
  第二,施工企业与供货方所签定的合同条款不够明确,使采购成本有所上升。施工企业在准备材料时多少会出现不足的现象,再加上对所需材料信息的不足,往往会给供应商提高材料价格的机会,从而给企业带来一定的经济损失。从另外一个角度讲,在订立材料采购合同过程中,运输条款和结算条款签定不够明确,会给以后的运费和结算来很多的不利,给施工企业带来有形和无形的损失。
  (二)采购成本的风险
  影响施工企业材料采购成本的因素主要包括以下几个方面:
  第一,对采购前期费用的影响。一般在施工项目确定后,企业都会将所需材料以书面形式拟定出来,供应部门会着手执行采购活动,经过市场调查、质量评审等一系列前期采购工作,最终确定采购方案。如果控制不好,就会出现信息不真,采购费用过高等现象出现。
  第二,对所购材料的价格、批量、质量的影响。首先,工程项目所需材料的数量是一定的,因此采购材料的价格的高低会给工程的成本带来很大的影响;其次,减少施工过程中对材料储备管理费用的开支,一般施工企业都会按批量采购,但采购的次数越频繁,数量越少,相应的采购运费和采购价格也会越高,同时也会影响项目的施工成本,这就需要施工企业控制好采购材料的批量和每批采购材料的数量。
  四、施工企业如何建设内部材料采购控制机制
  (一)以供应链理论为基础建设施工企业材料采购内部控制机制
  施工企业的供应链是从工程项目的有效需求出发,经过对信息、运输、资金的控制,从工程项目中标到工程的施工、竣工以及最后的售后服务,将材料的供应商、项目的施工企业、消费者等连成一个整体的供应链结构模式,减少一些不必要的环节,为工程项目的顺利完成节省了时间,也为工程项目节约了成本费用,同时也提高了采购人员的工作效率。
  1、提高企内部对材料采购相关信息的管理
  施工企业对于建筑材料到货的准时性要求非常高,因此,施工企业建立有效的信息管理系统是很有必要的,这样不但能够促进企业的各部门共同协作,而且能够确保企业各环节工作的协调运行。同时,施工企业还应该建立一个电子材料供应链管理系统,与供应商共享材料供应全过程,使供需双方达到双赢的局面。
  2、加强对供应商的相关信息的管理与评价
  施工企业应该将收集到的供应商信息进行整理归档,结合施工企业自身的特点,对供应商的结合经营能力进行评价,这是施工企业在建立材料供应链之初的准备工作。其次,施工企业还要对企业内部各部门的合作情况进行评价,将结果提供给供应商,以促使合作双方不断改进企业经营管理模式。
  (二)强化施工企业材料采购成本的管理控制
  1、编制合理的材料采购计划
  采购部门要根据工程部门提供的材料用量定预算,在扣除库存材料的基础上,编制相应的材料采购计划,并经过主管工程的相关领导签字以确认材料采购计划的合理性。主管工程的相关领导在审批过程中,要严格审批材料的用量与材料种类,避免出现采购材料数量过大、品种不全的问题出现。合理编制材料采购计划,可以杜绝盲目采购材料、积压工程材料,也可以降低采购成本,确保资金合理运用。
  2、制定科学的材料采购监督管理体系
  施工企业应该实行分权管理制度,对材料采购的决策权、执行权、验收权、结算权和使用权进行管理。使施工企业的材料采购监督管制度形成自控、连控与监督的一整套、连续的采购机制。采购部应该对所采购材料的质量负责,明确相关人员的责任,实现施工企业的内部材料控制制度。
  实行事前的监管,事中的管理,事后的考核。事前要编制采购材料成本指标;事中要对采购过程进行分析和检验,寻找最佳的降低成本的方法,以及最适合本企业的采购管理制度。事后考核是对企业实施的采购成本控制工作所产生的效应的评价,对于不足之处可以尽早发现,加以改正。
  加强对材料采购的检查和监督是确保施工企业材料采购行为的规范、也是保护施工企业利益的重要防线。材料采购应包括9个环节,即制定材料采购计划、审核计划的合理性、向供应商询价定价、与供应商签订材料采购合同、根据合同相关条款验收采购材料、施工企业根据送货单据与签订合同进行来料成本核算、根据财务核算数据支付相应的产品款和施工企业项目进行开发时领用产品等。施工企业要对每一个采购环节的合理性和准确度进行监督,保证材料的质量,不弄虚作假,减少因对采购人监管不到位而导致的成本加大。
  3、选择合适的材料供应商
  施工企业在进行材料市场调查过程中,应同时收集产品供应商的相关信息,尽可能的了解供应商的经营规模和经营能力、以及所购买的产品价格在同等市场产品是否有较强的竞争能力,以便施工企业估算工程所用材料的成本和比较各供应商之间的产品价格的高低,为施工企业确定合理的采购目标奠定良好的基础。
  五、结束语
  施工企业材料供应工作直接影响工程项目的完成质量和进度,以及项目最终的施工成本,这就要求施工企业对材料供应市场的情况做出快速反应,以满足施工过程中对材料的需求。因此,施工企业应该对材料采购全过程实施有效的控制管理,使施工企业与材料供应商之间实现无缝交流联结,从而提高企业对材料采购的管理水平,降低企业施工成本,增强企业在同行业的竞争能力。
  参考文献:
  [1]陈志斌,何忠莲.内部控制执行机制分析框架构建[J].会计研究,2007(10):46-52
  [2]田青,郑雪.建筑供应链下的施工材料采购管理研究[J].市场现代化,2008(3):114-116

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