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企业材料采购的内部控制探讨

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  摘要:近年来,制造业的市场竞争日益激烈,由于劳动力成本的上升,很多企业的成本也随着高涨。这样一来,企业的利润就会下降,因此许多企业开始加大对成本的控制力度。据资料统计显示,制造业材料成本占成本总额的比例,有时会高达70%~80%,低的也接近40%~50%,可以说企业成本控制的重点和源头都是从采购成本开始的。本文从企业材料采购的特点和存在风险出发,分析了影响企业材料采购成本的因素,并提出了几点关于加强企业材料采购内部控制的建议。
中国论文网 http://www.xzbu.com/3/view-6721604.htm
  关键词:企业管理;材料采购;内部控制
  中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)08-0212-01
  内部控制是由企业董事会、管理层和其他员工实施的一套比较完整、严密、科学的控制机制。现如今,很多企业都通过内部控制机制来管理自己的经济活动,以此强化企业的经营管理、提高企业的经济效益。基本上所有的企业都有自己的材料采购业务,尤其是制造业的里的龙头企业。在制造业的产品生产成本中,材料采购的成本占到六、七成。因此如何有效的控制材料采购成本对于降低企业产品生产的总成本具有重大意义。
  一、企业材料采购成本控制的必要性
  材料采购量的大小控制比较难,采购量过小的话容易造成物资短缺会影响到产品的生产进度,而采购量过大的话则会造成物资积压会占用企业的大量流动资金。其次,材料采购的质量难以控制,一旦材料的质量和规格不符合规定则会影响到产品的质量和进度。最后值得一提的是,采购环节人员的管理问题。在材料采购过程中,有时候会出现采购员与供应商勾结吃回扣的情况,还有可能会出现收货员与供应商勾结进行舞弊或欺诈的现象。
  首先,采购周转率高,可提高资金的周转率。合理的采购数量与适当的采购时机,既能避免生产车间停工待料,又能降低物料库存,减少资金积压与占用。其次,采购部门可在搜集市场情报时,提供新的物料以代替旧物料,以达到提高品质,降低成本之目的。还有一点必须控制材料采购成本的原因就是,材料采购成本的降低可以有效地降低制造类企业的生产成本,以达到提高企业利润的目的。
  二、影响企业材料采购成本的因素
  第一,在申请计划环节中,有可能影响到采购活动的主要因素有:生产计划的制定不当、市场行情的估计不足以及供应商供货能力的强弱等。一般情况下,都是生产部门向仓库提出自己的生产计划用量,然后仓库再比照生产计划需求量与材料的库存量向采购部门提出订货申请,接着采购部门据此制定订货计划。
  第二,在订货执行环节中,有可能会影响到采购活动的主要因素有:采购合同条款不够清晰规范、供货方出现缺陷、采购价格管理体系不完善以及入库验收不严格等。这一环节,一般是采购部门执行订货计划,以最优的性价比和最恰当的时间来进行合理的进货、完成企业的采购目标的过程。
  第三,在货款结算环节中,影响材料采购活动的因素一般包括以下几点:付款不及时导致现金折扣优惠的丧失、记账不及时引起的债务纠纷以及货款结算方式选择不当等。这一环节,主要就是货物运抵并验收入库,然后财务部门据此支付供应商货款。
  三、对加强材料采购内部控制的几点建议
  1.建立健全材料采购内部会计控制制度
  完善的企业内部会计系统控制制度,一方面可以规范企业的材料采购活动,保证企业生产部门的物资供应,提高企业的经营效率:另一方面,还可以从制度上规范我们的企业材料采购人员的行为,预防采购过程中有可能会出现的受贿、拿回扣等违法不良行为。完善的材料采购内部会计控制制度应该包含着以下几个方面:材料采购的预算、材料采购的流程、财务部门的责任与权利、材料采购的报价以及各种有关材料采购的规定等。
  2.建立合格的供应商档案和准入制度
  我们的制造类企业应该建立一个属于自己的供应商档案体系,这样一来在进行采购时就可以在合格的供应商名单里选择几家作为材料询价对象,然后快速而准确地确定材料供应商。对于进入企业的供应商要建立档案进行管理,并对供应商的声誉和资信状况及时掌握住。企业的材料采购必须要在合格的供应商中进行选择,而且供应商的档案要定期进行更新。与此同时,我们的企业还要有自己的供应商准入制度,这一制度要求质检、审计和财务等部门对材料供应商进行联合审批。
  3.做好材料采购环节的内部监督工作
  企业材料采购环节都是人为控制的,负责采购的员工作为一个“经济人”容易受到利益的诱惑。内部监督机制的建立对规范员工的行为,控制材料采购成本具有重要意义。内部审计人员要定期对材料采购情况进行审计,审查范围包括采购量是否按计划执行和审批程序是否在权限内进行等。此外,企业的审计人员还要定期出具审计报告,并对采购环节出现的缺陷提出整改意见。
  四、结语
  由于材料成本占企业生产总成本的比例较高,控制好材料采购成本并使之降低是企业增加利润的重要手段之一。制造类企业要想降低工程项目总成本,那么对材料采购环节的成本控制就必不可少。企业材料采购的内部控制好坏直接影响着施工企业的工程项目收益水平,有研究表明,某些行业采购成本降低1%,利润就会上升10%甚至更高。所以,我们的企业要想提高自己的利润率就必须完善采购环节的内部控制和采购管理制度。
  参考文献:
  [1]韩德明.浅谈如何控制材料采购成本[J].青海交通科技,2011(01).
  [2]苏翔,曾一栋,吕点.制造业采购成本全面控制方法研究[J].全国贸易经济类核心期刊,2012(08).
  [3]陈赐荣.材料采购内部控制应注意的几个问题[J].时代经贸(下旬刊),2007(12).
  [4]左凤菊.制造业成本控制问题研究[J].天津财经大学,2010(05).

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