项目采购风险控制点分析
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作者: 何向东
摘要：国防科研院所发展军民产业，越来越多的项目既要提升技术性能，同时要在成本控制和交付进度上满足要求，如何通过有效的风险控制提高产品的核心竞争力成为迫切需要解决的课题，本文试图通过项目采购过程的关键控制点分析，从采购各环节对重要控制事项进行规范，确保项目采购过程的顺利开展。
关键词：项目；采购；风险；控制
中图分类号：F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-0000-01
一、国防科研院所现状
国防科研院所长期从事装备的研制和生产，目前已成为装备的主要供应商，目前国防科研院所承接的部分研制产品所使用的各类元器件必须具备航天的等级和标准，这对采购过程的要求和检验的标准都提出了新的要求，在器材管理上是一项全新的挑战，不仅要额外投入人力物力去了解熟悉操作规范并制定相关的工作流程，各兵种执行标准不同带来管理上的新要求，在技术指标和性能指标均能满足产品要求的前提下，如何协调并制定各项目的采购流程，如何牢牢管控各项目采购流程的关键点，成为完成各项目采购管理的重要因素。
二、项目采购关键控制点分析
采购过程存在诸多风险，如何有效的规避风险？在执行采购工作之前，因进行充分地策划，并在各风险点和关键环节加以标注和说明，制定有效的项目采购流程，已实现每一个环节的可控性管理。
1.项目采购决策风险
由于在涉足新研领域没有形成对该项目的充分认识，对产品实物所具备的性能和可靠性、环境适应性等指标不明确，在制定项目规划范围说明书、工作分解结构、项目计划文件等方面不清晰，导致采购过程缺乏重要依据，亦或由于考虑不充分，对所使用的元器件性能指标选用过低，对使用环境的要求估计不足，导致所购器件性能远远不能满足使用要求，直接带来技术状态的不可控、进度的拖延和成本大幅提高，造成积压和浪费，这在很多项目研制的初期发生的频次相对较高，因此在项目研制的初期就需要将规范和要求逐步明确，理清客户的要求，并请专家指导层层把关，将设计大纲和作业指导书进行适应性改变，对器件的描述不能停留在只出现单一型号的描述，对性能指标温度湿度要求都应规范标注，减少采购员不断了解和反馈的频次，达到采购质量和时间的受控。
2.项目采购计划风险
在制定采购计划过程中，会出现项目采购输出文件不完整问题，导致采购难以快速开展，或由于编制采购计划时，输入的参考文件不够，出现计划不符合项目需要。对采购部门来说，考虑最多的是如何在需求和库存中适时制定需采购物品的具体数目，这不仅要求采购部门对器件的通用性和专业性，采购周期有基本的判断，还必须及时反馈影响进度的物品的种类和数量，告知使用人员，能制定出正确的采购计划。这就要求项目计划主管在编制采购计划时将相关要素标注明确，按期统计出影响进度的货品的种类和数量，以便在今后的跟踪进度中适时催进，防止供应商因各种原因延期交货造成进度拖延，影响科研生产。同时也需要根据市场变化，进行计划微调，但计划微调必须有理有据有输入有审批，记录详实。
3.项目采购延期风险
要保证项目的采购进度，防止出现项目采购延期风险，特别是针对供应商的备货进度、突发事件或由于交期异常催办不及时引起的延误，采购部门必须依据采购计划，制定相应的采购作业计划，对较易延期交货的物品进行跟踪和关注，按期催交，同时对影响进度的供应商供货完成率进行统计，以真实的数据评级供应商，将重点项目、关键器件与供应商进行链接，做好记录，留存数据，将延期风险降至最低。
4.项目采购质量风险
项目可行性研究不充分，制定的质量标准不合理，或由于供应商的选择失察，合作单位技术水平落后，或未能按程序规定对采购物资进行质量控制，未对其进行严格的检验和筛选导致质量不符合相关要求，这不仅严重影响产品的质量和交货进度，还会导致投入成本加大，技术状态难以保证。特别是在元器件的等级有要求的前提下，对供应商的选择和到货检验显得尤为重要，在与技术人员沟通和与供应商进行交流的过程中，将器件的各指标明确在合同中进行明确，是保证最终产品质量的保证。
5.项目采购中的定制产品风险
采购货架产品供货周期相对有保证，但定制产品交期常会出现不可控状态，这中间会存在进口管控器件禁运造成的滞后，也有技术难度大、质量及可靠性不能保证的情况。在产品研发阶段，定制产品制约的因素诸多，技术风险和供应商的选择很重要，通常为了保证国产化率，我们会选择国内的优选厂家帮我们共同开发，技术攻关和开发资金往往导致成品率较低，这就出现要么研发周期较长，要么故障率高，要么一家独大价格上没有回旋的余地的现象。由于军工领域很多技术都属于国内领先而缺乏借鉴，对很多供应商的依赖程度很高，有时候必须请供应商帮忙开发，那么该供应商的产品进度和质量直接影响到产品的质量和进度，需求方变得比较被动，较易受制约。因此对定制产品特别要关注与供方的合作，同时减少对其的依赖。根本的解决办法是逐步减少定制产品的比重，更多的进行自行开发。
6.项目采购过程风险
项目采购过程涉及的环节较多，任何一个环节的疏漏，会造成整个项目的划进度延误，许多新研的课题和项目会出现为了满足设计新型和个人喜好选择非通用的器件，以满足性能和指标要求，通常不太会考虑器件价格和管理成本，选型错误也会发生，造成库存品种和数量激增，使得成本提高，管理难度加大。在采购管理中，通过ERP系统有效管理库料的入库和发放，从进厂验收到合格入库到来单发料，这中间还会出现货物碰伤，划痕，不能通过检验程序，退货等一系列的影响进度的环节，即便是检验合格的器件也会因为保管不当出现管脚弯曲，未采取防静电措施而使器件差损严重的情况，都会影响器件直接配送到生产环节，为了有效杜绝此类事件的发生，需要加大培训力度，提升技术和管理水平，运用先进的手段和方法建立器件优选库和备选库，明确各岗位责任，加强监管力度，让各环节更顺畅，薄弱点逐步减少。
三、结束语
随着项目采购的类型更加的多样化，风险点和关键点也在不断地变化，我们要更多的从业务工作中获取第一手的数据去不断地分析提炼采购过程中的制约因素，进一步的提升管理能力和控制水平，制定出最优的项目采购控制方案。
参考文献：
[1]企业采购控制精细化管理全案.人民邮电出版社，2012年6月第1版.
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