内部控制视角下行政单位财务管理模式探究
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作者: 符政
摘要：近些年，我国行政事业单位迅速发展，一些潜在的财务管理问题也开始显现。主要体现在内部控制没有切实可行的规范性文件、领导内部控制意识不足、管理方法不科学等方面。针对显现的问题笔者提出了几点建议，首先要形成内部管理的明确制度，形成相关的体系；其次要注重员工的培训，使其形成内部控制观念；最后要主抓财务管理工作的重点。
关键词：财务管理 内部控制体系 内部控制观念
近年来行政单位规模和水平迅速发展，财务管理方面需顺应时代变化，加强内部管理和控制。行政单位内部控制是指行政单位在保障自身财产安全、办公活动正常有序展开的前提下，形成一个控制风险的规范化管理系统。
一、基于内部控制视角下行政单位财务管理的基础准则
经过一段高速发展时期，目前我国行政单位的发展开始进入过渡阶段，这既是对前一阶段的修整，又是对后一阶段的展望。在这一面临转型的时期，一些问题也开始显现，如在数量增加的背后如何有效地提升质量，在范围扩大的背后如何增强素质内涵的提升，怎样增强文化软实力等等。因此行政单位应在此时确定好自身的定位，制定长远目标和计划，加强财务管理工作。预算管理、科研经费管理、资产管理和基本建设管理等是内部控制视角下财务管理的主要环节，应该对其进行改进，从而提升财务管理水平。
（一）加强预算监控，提高执行效率
“统筹兼顾、保障重点、优化结构、收支平衡”是行政单位财务管理的基本准则，因此要将预算编制合理化、系统化、科学化。有关部门应该根据自身的发展目标和规划编制财务预算，将主要资金放在本单位的重点建设项目上来，建立各部门相互监督、相互牵制的管理体系，对预算的执行情况进行严密的监督，避免产生超预算的情况。行政单位应该将预算范围扩大化，将所有费用都纳入该体系，使其贯穿于财务管理工作的始终，使财务管理的基础性作用在最大程度上得到发挥。在安排支出预算时，要对单位的支出体系进行优化，减少不必要的支出，加大精神内涵层面的建设支出。
（二）强化科研经费控制，提升使用成效
首先，强化单位内部的科研经费管理制度，建立并健全行政单位科研经费的使用监督体系是行政单位上级主管部门在科研经费管理办法中的主要要求。完善相关的制度，将科研经费也划归到单位的财务管理工作中去，这样既可以保证经费的专款专用，也可以有效地提高使用成效，使有限的经费更大程度地发挥作用。其次是建立科研项目的成本核算机制，管理者应明确每项支出的明细，这样就可以避免科研经费的滥用。在科研项目中购置的相关固定资产或形成的无形资产皆应纳入国有资产的范围，由单位对其进行管理和维护。项目负责人应该增强意识，切实保障经费的使用成效，避免无谓的开支，同时单位内审计部门也应该定期对项目的科研经费使用情况进行监督，避免发生假公济私的行为。
（三）有效管理资产，行政单位内部共享资源
行政单位应该设立专门的机构管理单位的资产，宏观上统筹全部的资产，形成完备的工作体系，进一步实现内部资源的共享。单位管理者应将现代信息技术引入到财务管理工作中来，实现管理现代化，更及时、便捷地更新现有资源，提高工作效率；同时要加大对无形资产的关注，加强对无形资产的保护和规范，合理利用无形资产；另外，对于单位经营性资产和自办产业，行政单位应该注重其管理和经营方式，尽量降低其经营风险，保证国有资产的价值。有关政府的工作，行政单位必须严格遵守相关的法律制度，采购方式要公开透明，避免无预算和超预算的行为发生。总之，行政单位要形成责任制，通过签订合同等形式，明确相关主体的责任范围，当发生财政问题时，可以明确责任主体，避免引起其他纠纷。
（四）注重基本建设的同时引入现代高科技技术
行政单位领导者应该明确自身定位，设立单位未来的发展规划，对于大笔经济支出和建设需报经上级部门审批，审批后也应遵循勤俭原则，在保证质量的前提下尽量减少支出。在引入现代技术方面，行政单位可以通过信息管理系统来实现工作的现代化，也可以通过互联网建立防御体系，从而保障财产安全。
二、内部控制视角下行政单位财务管理中的问题
（一）缺乏相关的规范文件
作为行政单位内部控制的一个主要方面，行政单位财务管理工作需要有相关的文件进行规范和指导，但相关的规章制度的规范主体主要是企业，行政单位的规范还不够健全。对于企业而言，其内部控制和财务管理的内部控制规范已相当完备。2008年《企业内部控制基本规范》出台，2010年又出台了《企业内部控制应用指南》、《内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》等配套指南。到了2012年才针对行政事业单位出台了《行政事业单位内部控制规范》，但并未得到真正的落实和完善。
（二）行政单位领导重视程度不够
控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监控是单位内部控制的几个重要组成部分，而控制环境是其中的重中之重，它本质上反映了单位潜在的风险以及解决风险的方式，领导的重视程度决定了控制环境的优劣，其处于核心地位。反观我国各大行政单位，领导层对于内部控制的重视程度严重不足，认知也不够深入，大多停留在“内部控制结构阶段”，单纯地认为内部控制只是上级主管部门发布的规章制度，与自己无关，在规章的执行方面，也存在阳奉阴违的现象，规章形同虚设。这种现象的产生一方面反映了规范性文件的缺乏，另一方面也反映了领导者重视程度不足。
（三）财务管理不科学
因为有关部门没有出台相关的法律和规范文件，行政单位的财务管理工作也显现出了一些不足：
1.投资盲目，负债较高
1998年我国行政单位的工作量逐步加大，需要服务的群众也越来越多，这就要求行政单位提供完善的软硬件条件来服务这些群众。由于国家划拨给行政单位的资金数量有限，行政单位进行扩建的主要资金来源就是银行借款，但从本质上讲行政单位是一个非营利性的组织，其并没有十分稳定的资金来源，因此偿还能力十分有限。为了偿还现期借款，有些行政单位甚至再去借新款，由此而陷入了债务的循环，使债务越来越多。而一些融资渠道较为广泛的行政单位则盲目地进行基础设施建设，以满足不断增加的群众需求，但由于缺乏长期的规划，总会导致一些资源的浪费，这不利于单位的长远发展。 2.预算管理缺少监督机制
作为行政单位财务控制的最主要手段，预算管理将行政单位的各部门和各工作联系起来，在行政单位财务管理工作中起着十分重要的作用。目前我国行政单位的预算工作并没有发挥实际作用，多数情况成了应付检查的工具，预算管理工作十分混乱。预算管理将不能对行政单位资金的使用情况进行控制和监督，这会影响行政单位的工作效率。
3.内部审计部门被忽视
内部审计部门负责对行政单位的整个财务管理工作进行监督和控制，杜绝一些违法违规行为的发生，它是一种内部控制的特殊存在形式，也是对内部控制的再监督。但是目前我国行政单位的内部审计部门在开展工作时存在几个方面的问题：首先，内部审计部门的独立性不足。一般情况下，内部审计部门应该独立存在，且直接隶属于最高层领导，但是我国行政单位的审计部门一般都是隶属于纪检部门，受多个部门的制约和控制，其应有的监控作用没有充分的发挥；其次，内部审计工作范围狭小，局限性很大。目前行政单位内部审计的工作只是对工作的流程、模式等方面进行监督，缺少专项、专门的研究；最后，内部审计部门缺乏相关的人才，内部管理的理念和工作方法都十分落后，不利于工作的切实展开。
4.会计和财务人员作用没有得到充分发挥
会计和财务人员也是内部控制的重要工作环节，反应和监督是其主要的两项任务，其余的附加任务还有对组织管理、预测和决策等工作提出参考意见。纵观目前我国行政单位的财务管理工作，会计和财务人员的主要职能及附加职能没有充分地发挥。受一些会计人员自身素养、能力的限制，会计核算不及时、不准确的现象普遍存在，会计工作很难及时地反映行政单位在该时间段内的财务状况，这严重影响到了行政单位的决策。另外，行政单位的管理工作也和财务工作相互分离，财务工作并没有对行政单位的决策和分析提供支持和帮助。
三、内部控制视角下行政单位改进财务管理工作的几点建议
内部控制视角下，行政单位财务管理工作需要解决工作中存在的问题，本文从以下几个方面提出对行政单位财务管理工作的建议。
（一）建立健全内部控制规范，形成完备的内部控制体系
目前我国企业、事业单位等一些行业的内部控制规章已经相当完备，因此我国的相关部门可以成立相关的调研和编制小组，在对其他行业内部控制规章了解分析的基础上，对行政单位进行调研，总结出行政单位内部控制的特点，进而完善行政单位通行的内部控制规范，为行政单位的内部控制工作提供指导和保障。对于行政单位自身而言，行政单位可以依据单位特点，在单位内部创立相关的规章，规范单位的内部控制，并为其提供指导。在完善内部控制体系方面，行政单位应该开阔视野，解放思想，不仅仅将内部控制工作集中在财务管理部门，还可以将其推广到单位其他的行政管理部门，形成一个涵盖整个单位的内部控制网络。
（二）培养员工内部控制意识，提升员工素质
内部控制思想是否深入人心决定了整个内部控制体系的完备程度。内部控制体系实际上是一张工作网络，它与每一个部门、每一位职工都息息相关，只有将内部控制的思想深深地植入到每位员工的骨子里，内部控制网络才能更大地发挥作用。行政单位领导层应该成为推广内部控制意识的先驱者，只有他们坚持内部控制的意识和观念，才能更好地带动其他行政单位的职工，而行政单位职工拥有内部控制意识则会使工作更有效有序地开展。上下一致才能使内部控制网络成为一个有机的结合体，促进其真正地发挥作用。
（三）改进行政单位财务管理工作的重要方面
财务工作较为冗杂，为了使工作更有效地开展，我们必须找到工作中的重要方面，并对其进行改进，从而提升整个财务管理工作。
1.加强预算控制
行政单位需依据自身的定位和目标编制整个年度的预算计划，并在实际工作的开展中严格按照预算计划进行，从宏观角度对单位的财务收支有一定了解和控制。预算控制应将单位的事业收入和其他收入都一同纳入管理体系，严格地控制各项活动的经费，避免经费的无谓支出。
2.加强内部控制
资金对于行政单位的发展具有十分重要的作用，是行政单位赖以生存的根基，因此行政单位应该设置专门的监督机构对单位的整个资金运行过程进行监督。如出纳岗位和相关的制单岗位实现分离，对于资金的收支、保管工作要由经过授权的专人负责，同时定期与银行核对账目，核查库存商品和现金，及时发现问题并解决。
3.加强资产管理控制
为了保障固定资产的真实性和可使用性，在购置固定资产时，行政单位应该派专门的人员全程进行监督和控制。在购买时，请购、招标、论证、审批、订立合同、验收、付款等环节需完备，在领用时要建立档案，并由专人负责，定期进行盘点。对于需要报废的固定资产，在经审批后可报废，以切实保障国有资产不被私人占有，保障行政单位的权益。
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