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浅议测绘工程项目成本闭合式管理

来源:用户上传      作者: 刘学军

  摘 要:测绘工程项目成本闭合式管理是把闭合管理理念运用到测绘工程项目的成本管理中,把成本计划、成本预算、成本控制、成本核算、成本反馈等形成完整的体系,通过决策、控制、反馈、再决策、再控制、再反馈……在循环积累中,促进测绘工程项目管理水平不断提高。
  关键词:测绘工程项目;闭合式;成本管理
  闭合式管理在企业管理中已广泛应用,许多企业不仅在整体上形成一个闭合式管理系统,而且在各专项管理上也采用闭合式子系统管理,从而形成一个完整的闭合式体系,促进公司发展。测绘工程项目成本推行闭合式管理,是通过投入、转换、反馈、对比、纠正等闭合式管理活动实现预定的成本目标。
  一、测绘工程成本管理面临的主要问题
  由于测绘工程项目主要是在野外作业,通常各野外单位不能及时地归集原始凭证,影响成本的及时核算、及时分析,造成差异处理不及时,成本分析不切合实际情况,从而引起预算管理上对成本控制不到位,存在部分工程完工后调剂成本的现象,使预算和决算缺乏准确性,严肃性。
  成本控制的工作涉及到企业的各个环节和部门,与每一个员工的切身利益都是息息相关的,当前测绘工程项目实施的基本都是目标责任制,没能够对员工的积极性和创造性进行科学合理的激发,没能有效增强员工凝聚力、将员工的成本意识有效提升起来,没能够从根本上树立全员控制观念。
  二、闭合式管理理论
  每一项成本管理工作都离不开细致的投入、反馈和对比等工作。从成本管理的工作中,我们能够对过程中的每一个环节进行充分认识和分析。在成本管理循环过程中,如果缺失了某一项环节,那么该循环就会显得不够全面,如此一来就会大幅降低成本有效性,就无法充分发挥循环的整体作用。
  (一)投入――按计划要求投入。成本管理工作首先要从投入着手。一个项目能够得以顺利开展,最为基础的条件是需要投入足够的人力、物力以及财力等。除此之外计划中投入的资源数量、时间以及质量也是能否保障顺利完成的前提,也是推动目标完成的基础。如果能够有效控制“投入”这一环节,那么就能够把控起点要素。
  (二)转换――做好转换过程的控制工作。所谓的转换,指的主要是成本管理过程中投入到产出的一项过程。在这项工作过程中,计划必定会受到企业内部或外部各种因素的影响,进而导致结果与计划存在一定的差距。然而这些干扰不是显而易见的,是难以进行预测的,最终导致工作完成程度与原先的目标产生较大距离。所以必须要把握好“转换”工作的各个环节,为今后的各项工作作出参考,保障纠正措施具有事实依据。
  (三)反馈――控制的基础工作。一项即便是看起来十分完美的计划措施,控制人员也不可能有万分的把握。因为在具体的实施过程当中,会受到各种各样客观因素的影响。每一个工作环节的变化都会导致结果产生一定的偏离。因此,要科学分配和管理各个环节的工作。为了能够让信息反馈有效服务各项管理工作,让整个流程变得更加有条理,需要设计合理的信息反馈系统。它能够根据客观需求来建立相应的程序,让每一个环节都能够及时获得它们所急需要的信息。
  (四)对比――以确定是否偏离。控制系统第一时间得到反馈信息后将其与原先制定的计划和目标作出比较,是控制过程中的一项重要工作。控制工作的核心是要及时找出不足和差距进行及时的纠正和弥补,让项目能够按照计划进行。
  (五)纠正――取得控制效果。在发现有与计划偏离产生较大差距时,需要第一时间进行纠正。如果只是轻微的偏离轨道,那么可以通过小范围的调整工作进行纠正,如果偏离的距离比较大,那么就必须要对计划进行完善才能保障顺利实现。
  三、闭合式管理在测绘工程项目中的应用
  (一)成本管理的主要内容
  1、项目前期发生的成本,项目立项是项目形成的关键,为了能够对项目进行科学的立项,通常需要对项目的可行性,包括市场情况、测绘工程环境、资源情况等进行详细研究需要发生成本支出。
  2、项目施工期发生的成本,通常一个项目涉及的成本主要有工资、材料费、运输费、测绘工程管理费等,这些费用共同构成了项目成本的主体。其中,工资、材料费、运输费三种通常称为直接费用,施工管理费则称为间接成本或间接费用。
  3、资料保管、返工发生的成本,项目完成后发生资料保管和验收不合格返工成本。
  (二)闭合式管理的主要核心
  1、成本反馈,在生产与管理的过程中,会产生大量与管理相关的业务,这就需要管理人员及时把握这些信息,并对其加以整理和分类,在日常工作中要及时记录和归类,要定时对数据进行深入分析和整理,并把所得到的这些有效信息反映给上一级的管理者,给成本管理系统提供更多准确的信息。
  现在大多数的测绘事业单位都已经具备了办公自动化的条件,也具备了完善的信息反馈系统条件。特别是由于局域网的迅速发展,局域网能够将企业内部的各个子系统进行紧密联系,突破以前固有的封闭模式,有效实现了资源的共享,让测绘事业单位内部之间的交流更加畅通,不但提升了测绘事业单位的工作效率,也提升了单位的整体效益。成本会计管理的方法也在不断进步和更新,这让会计信息质量逐步提高。
  2、成本分析,常用的成本分析有以下几种方法:
  (1)比率法:比率法是指用两个以上的指标的比例进行分析的方法。它的基本特点是先把对比分析的数值变成相对数,再对其之间存在的关系进行比较,比率法一般存在着下面几种。
  ①相关比率法。由于各项经济活动之间存在着密不可分的联系,各环节之间是相互影响、相互依靠的,所以可以把两个相似但性质不相同的指标进行同等条件的对比,求出比率,最终从这个结果来分析成效的好与坏。比如:工资与产值是两个差别很大的概念,但是他们却存在着密不可分的关系。在普遍的情况下,都希望能够用最小的工资支出来获取最大的产值利益。所以,以产值工资率来对人工支出水平进行考核,就能够合理说明问题。   ②构成比率法。这又可以被称为对比分析法或者是比重分析法。利用构成比率的结构,能够有效得出总体的成本总量以及各个环节的成本在总量中所占的比重,同时也能够清晰得出成本、投入等方面存在的联系,为减少成本支出找到方向。
  ③动态比率法。所谓的动态比率法,就是对同类的指标进行多个时期的对比,进而得出比率结果,最终对其发展进度和方向进行考核。而动态比率的计算方法往往有两种:通常采用基期指数和环比指数两种方法。
  (2)综合成本的分析方法:所谓的综合成本,指的是与各个生产要素息息相关,并且容易受到各个环节因素的影响的费用,比如部分工程的成本,一定时期内的成本等。由于这些成本都是伴随着项目工程的进行而变化的,所以和项目工程的发展密不可分。因此,必须要对各项成本进行深入分析,才能够真正从根本上减少成本支出,提升企业经济效益。
  (3)月(季)度成本分析:月(季)度成本分析,是在项目工程进行过程中定期实施的成本分析工作。对具有一次性特点的施工项目来讲,有着十分重大的意义。因为通过一定时间段内的成本分析工作能够便于我们找到和发现问题,并及时解决问题,保证项目成本目标的顺利实现。
  (4)年度成本分析:项目成本则以整个项目的全部周期作为计算时间,这就需要对一个项目的开工到竣工的整个过程进行计算,最终算出产生成本的总数量以及盈亏状况。基于大多项目施工周期都比较长等原因,除了进行短期定时的成本分析与核算之外,还需要进行年度的周期的分析与核算。这不但是为了企业年度报表的制作需要,同时也是企业生产管理必不可少的一个环节。因为通过年度的分析与总结,能够得出这一年的管理所存在的优点和不足,为今后的管理工作提供必要的经验,进而促进项目工程的有效管理。
  (5)竣工成本的综合分析:凡是有几个单位工程而且是单独进行成本核算(即成本核算对象)的施工项目,它的竣工成本的分析一定是要以竣工相关资料作为分析基础的,并结合项目管理部门的管理费用进行系统和综合的分析。如果施工核算对象只有一个,就以该成本核算对象的竣工成本资料作为成本分析的依据。
  3、成本控制,首先是必须要真正落实原先制定的计划和目标,并充分做好每一个环节的工作,把整个流程细分为多个部分并逐一完成,整个流程的细分工作甚至是需要落实到个人进行的,责任需要落实到各环节和员工身上;并且责任的落实必须做到全面和细致,不但要肩负起工作任务的责任,而且还要承担起成本控制的责任;充分将职责、权利以及利益进行有机结合,科学考核责任人业绩,并将其与工资和奖励关联,做到奖惩分明。
  项目成本的产生涉及到了各个环节,离不开项目的整个过程,从一个项目的开始阶段到最终阶段都紧密相连。所以,成本控制工作需要切实完成每一个环节的工作,比如在起初的筹备阶段就需要制定科学合理的开展方案,在工程的实施初期要依照规范的要求和客户的需求,将已有的资源进行充分利用,最大程度减少开支成本,并且要保障工程的质量达标,以避免因质量不达标而产生的返工费等,在工程资料的验收和交接时段,要第一时间进行款项的结算工作,让工程的成本始终能够处在有效的控制下。
  成本控制是需要在不断变化的客观环境下进行的管理工作,所以要始终坚持动态控制原则,这里所说的动态控制原则是指在项目开展的过程中,第一时间对投入的人力、物力、财力等数据进行收集,并将其与计划作出相应对比,如果检查结果和计划没有偏差那么就可以继续开展,而如果产生偏差就需要找到产生的原因,并及时采取相应的纠正措施。进行成本控制工作需要坚持和遵循“例外”的管理办法,这里所说的“例外”指的是在以往的建设活动过程中不经常发生的问题,但是关键问题会对成本产生重大的影响,所以必须对其进行高度重视。而项目开展的过程中则经常会出现“例外”的情况,比如测区征地、拆迁范围红线业主临时的变更,临时开支成本的增加、天气原因导致计划时间内难以完成、各种仪器设备损坏更换和维修等,进而影响到整个工程项目的顺利进行。
  总之,每一次控制循环结束都有可能使项目呈现一种新的状态,或者是重新修订计划,或者是重新调整目标,使其在这种新状态下继续开展。同时,还应当使内部管理呈现一种新状态,力争使项目的实施出现一种新局面。
  (作者单位:黑龙江测绘地理信息局财务处)
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