浅谈行政单位财务内部控制实务

来源:用户上传      作者: 刘树斌

　　【摘要】 行政单位财务会计是预算会计组成部分，因为不核算成本费用，仅核算行政单位的收入和日常支出，业务量不大，比较简单。许多行政单位对财务的内部控制重视不够，造成财务人员的错误和舞弊行为，有的给国家造成重大损失。文章从实务的角度阐述了内部控制的关键点及相互牵制方法，使行政单位的财产安全得到保障，同时也防止财务会计人员的违规违法行为发生。
　　【关键词】 行政单位；财务；内部控制
　　
　　行政单位财务会计工作和内部控制工作的效果，需要有一套科学合理的制度体系来支持和保证。2008年财政部等五部委联合颁布的《企业内部控制基本规范》主要适用于大中型企业，可供小企业参考。而早在2001年颁布的《内部会计控制规范》虽明确指出其适用范围包括行政事业单位，但实际上是针对企业制定的。由于没有考虑行政单位的特点，也没有体现行政单位资金和经费管理体制上的特殊性，诸如收支两条线管理、部门预算、政府采购、国库单一账户体系、国库集中授权支付和国库直接支付等，实际上对行政单位的适用性比较差。
　　近年来，行政单位的会计经历了单位设置财务科进行所有的财务会计核算到全部纳入财政会计核算中心核算，再到国库集中支付单位自行核算等几个阶段的变化，有些单位撤销了财务科，再加上受到人员编制因素的影响，行政单位财务人员严重短缺，往往是多岗一人，而且财务人员岗位职责也不够明确，这就产生了管理漏洞，容易导致贪污、挪用等现象的发生。下面笔者就解决当前行政单位财务管理松弛、内部控制弱化的问题提出相应的对策。
　　
　　一、会计人员的控制
　　
　　在行政单位，由一名财务人员兼任会计和出纳的情况很多，在编制充足，并且有合格的会计人员的情况下，单位至少应配备两名会计人员，指定其中一人为财务负责人。如不具备条件也应在办公室等后勤科室指派一名出纳，和会计人员岗位分设，建立会计工作岗位责任制，做到管账不管钱，管钱不管账，形成内部牵制，防止出现舞弊行为。
　　
　　二、财务印章和银行存款（零余额账户用款额度）的控制
　　
　　有的行政单位将财务专用章和法人章同时交由财务部门负责人， 还有的单位将支票、财务章和法人章交由出纳一人保管，这种印鉴保管上的漏洞是会计基础工作中存在的重大疏漏。因此，财务印章应严禁由一人集中保管，一般由会计保管财务专用章，出纳保管法人代表名章和会计名章，也可有其他保管方式，但必须是分开保管，相互牵制，使一人不能办理资金收付的全过程。银行存款（如纳入国库集中支付应为零余额账户用款额度）是单位货币资金的主要形式，支付时通过现金支票、转账支票及电汇等方式办理，这就要求出纳人员在填制支票等银行结算凭证后，交由会计人员审核，无误后由会计加盖财务专用章，出纳加盖各章后办理，并由出纳登记银行存款日记账。每月末，由会计人员逐笔核对“银行存款日记账”和银行对账单，如有差错，应逐笔查明原因。对账不能由出纳办理。
　　
　　三、现金和有价证券的管理
　　
　　由于现金具有普遍的可接受性，因此具有极大的被盗和挪用风险。首先应按照核定的库存限额存放现金，有的单位为了使用方便，经常将几万甚至几十万现金存放在保险柜中，一方面大量现金存放不安全，容易被盗；另一方面也为贪污和挪用创造了条件。作为出纳，应根据现金的使用量计算提取现金的数额，报会计审核后提取现金，建立库存现金清查制度，会计人员定期或不定期对库存现金进行清点，编制现金盘点报告单，填制账存数与实存数的核对情况，如现金日记账和库存现金不一致，出纳应说明原因，进行处理。这里所指有价证券主要是指国库券、银行承兑汇票等。虽然银行承兑汇票不是现金，但在现行的银行结算办法下，具有背书便捷、贴现迅速，并有解付期限的优点，保管成为一大难题。某行政单位就发生过一起财务科长将承兑汇票借出谋利的案件，结果该财务科长被判刑9年。为避免这种问题的发生，行政单位在收到银行承兑汇票后应登记银行承兑汇票备查簿，上面写明银行承兑汇票的号码、出票单位、到期日、金额等，出纳在备查簿上签字后，由会计人员保管，根据兑付日期到期兑付。会计人员要经常查看汇票保管情况，防止发生意外。
　　
　　四、收据和往来款项的管理
　　
　　单位的收据包括行政性收款收据、收费收据和内部收据。收据由出纳购买后保管，每发生一笔收款业务，由出纳制单、会计审核后加盖财务专用章收款，每月末，出纳应将收据存根交由会计核对，防止出纳收款后不入账现象的发生，每册收据用完后，出纳将存根交给会计到财政部门核销。内部收据比如职工水电费等的收款凭据，应由会计根据水电费实际支出数、回收数和后勤科室登记的使用数核对，防止出现少收或不收费用的现象。对于行政性收费，因实行收支两条线管理，不得收取现金，只在交费单位把款项交到财政预算外专户后再开收据。
　　
　　五、会计监督
　　
　　以上四个方面的牵制制度能够有效避免会计和出纳个人的舞弊行为，但是在现实工作中存在会计出纳等人员串通作弊事件的发生。会计监督就非常重要，会计监督有内部监督和外部监督。内部监督有内部审计等方法，但是内部监督虽因熟悉单位具体情况而针对性较强，但是独立性差。外部监督主要是接受财政、审计等监督，可以采取预算执行审计、任中审计等方法进行专项审计。通过内外部监督相结合进一步规范会计人员的行为，防止舞弊行为的发生。
　　总之，通过以上几项重要会计事项的内部控制及必要的监督，可以堵塞行政单位财务管理漏洞，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保障行政单位财务安全。●
　　
　　【参考文献】
　　［1］ 财政部.财政国库管理制度改革试点方案（财库〔2001〕24号）［S］.
　　［2］ 财政部.会计控制规范──基本规范（试行）（财会［2001］41号）［S］.

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