企业物资采购活动中的会计风险控制
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作者: 王 艳
【摘要】 企业的物资采购包括了采购预算编制、材料请购、供应商选择、价格查询、采购作业、合同签订与执行、验收入库、货款结算、付款、账务处理等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在不同的风险。文章从采购环节的风险入手,论述了如何控制物资采购活动中存在的会计风险。
【关键词】 物资采购; 会计风险; 控制
企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。采购是各单位开展工作的首要环节,采购与供应一样在许多方面都反映了单位的战略能力、市场创新能力和价值传递能力。它是从资源市场上获取各种资源,包括物资资源,诸如原材料、机器设备、工具等;非物质资源,诸如软件、技术、专利等;人力及人才资源等的过程,同时也是事关企业单位价值创造的活动。
企业的物资采购包括了采购预算编制、材料请购、供应商选择、价格查询、采购作业、合同签订与执行、验收入库、货款结算、付款、账务处理等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,本文主要从采购环节的风险入手,论述了如何很好地控制物资采购活动中存在的会计风险,比如采购预算、价格联审、付款控制、账务处理等等。
一、企业物资采购环节中存在的主要会计风险
(一)采购预算风险
企业物资部门及人员计划管理技术不适当或不科学,导致采购中的计划风险,即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。
(二)请购风险
请购是实际采购环节中的第一步,若企业的请购制度不健全,不知订购多少,向谁发出购货订单,什么时候发,必会造成不必要的资金占用和增加仓储负担。
(三)供应商风险
所有采购活动都必须选择供应商,货比三家,物美价廉,这是每个企业都希望的结果,但如果没有一套科学合理的供应商评价标准,并且对此标准进行量化、分值化,选上不合适的供应商,它给企业带来的损失是不可预料的。
(四)采购价格风险
一是由于供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使企业采购蒙受损失的价格风险。二是当企业采购认为价格合理的情况下常常会批量采购,但不久,该种物资可能出现跌价而引起采购风险。
(五)采购合同欺诈风险
合同诈骗往往具有一定的隐蔽性,有时很难与正常的合同纠纷相区别。合同欺诈风险主要包括:一是以虚假的合同主体身份与企业订立合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。二是接受合同当事人给付的货款、预付款,担保财产后逃之夭夭。三是签订空头合同,供货方本身是“空壳公司”,将骗来的合同转手倒卖从中牟利,而所需的物资则无法保证。四是供应商设置的合同陷阱,如供应商无故中止合同,更改合同条款,违反合同规定等。
(六)验收入库风险
由于人为因素造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求,对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不符合合同规定要求;在价格上发生变形等。
(七)货款结算、付款风险
货款结算、付款必须严格按照程序作业,如果付款程序不完善,很容易造成:采购货物不合格、但货款已支付的情况;付这家公司的款却不小心付给其他公司,这些均会直接或间接地给企业造成损失。
二、如何控制采购活动中的会计风险
(一)编制合理准确的采购预算
采购的动因源于内部各个部门对各项货物或服务的需求,在确定采购预算时,为了避免盲目采购,单位必须制定采购预算,这既是单位从总体上统筹使用资金,减少资金闲置,提高资金使用效率的需要,也是确保合理采购的需要。
采购预算应是单位全面预算系统的子系统,它的编制是一个反复修订、集体决策的过程,应与其他预算子系统相协调,单位会计人员应参与采购预算指定的全过程。
采购预算的内容包括:应采购的品名、规格、质量标准、数量、单位价格、交货日期、结算方式、预付货款比例和时间、运输工具、违约条款等等。
在单位编制预算时,还要考虑以下几点:一是采购对象的现有库存量;二是未来一段时间内的消耗量;三是采购对象未来的价格走向;四是存货的短缺成本;五是单位现金流转状况;六是用相关成本最低原则,确定最佳采购批量。
(二)建立规范的请购制度
许多规模较大的公司,通常由熟悉市场的采购部门人员来决定货源和发出购货订单,这样可以增强管理控制力度,并能够有批量采购的规模经济效应。
请购控制,应从以下四点进行控制:一是单位有关部门或人员应当按照以产定销和合理库存的原则,根据单位预算、实际需要等情况,及时向相关部门提出采购申请。凡是不需用、不急用的商品,一律不得采购或提前采购,防止不必要的资金占用和增加仓储负担。单位超过一定金额的采购需求,必须由采购部门统一进行,领用部门不得自行采购。二是审批人员根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请,审批人有权要求调整采购内容或拒绝批准。三是单位所有采购申请书必须先由领用部门主管签名批准。四是单位超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批,再交予采购部门执行。
(三)完善供应商的评价标准
单位选择供应商,不仅要从物美价廉的角度出发,还要从战略的角度出发,考虑材料供应的长期性、稳定性,并对其标准进行量化,采用打分方法操作,最终确定一家或多家供应商。
供应商的评价标准应包括:基本标准:能否满足单位采购的质量、数量、价格、服务等;道德标准:包括交易手段是否正规、是否存在贿赂等不道德行为;资信品质标准:包括供应商声誉、历史交易记录、信用记录、现行技术力量、财务状况、通信便捷度、所处地理位置、工作程序柔性等;权重调整标准:采购性质与采购数量会影响选择供应商的各种物项权重。比如:对于小批量科研用品,质量比价格显得重要,当地供应商更有优越性,而对于那些批量生产所需要的大量物资来说,价格和按时交付就显得较为重要。
(四)确定科学的价格体系
进行价格谈判,这是采购决策最关键的环节,也是最终签订采购合同的依据。
科学的价格体系,必须经过询价、比价、议价和定价等程序。询价由采购人员执行,或组织价格调查小组进行,通过函寄询价单或亲自到相关供应商或在相关产品上了解相关产品报价,为后续定价程序提供资料;比价一般由特别成立的比价采购小组根据采购员或价格调查小组的询价资料进行比对,遵循价格优先的原则确定价格;议价由责任采购人或采购部门与有关供应商进行商谈,也就是所谓的讨价还价,最后议定价格进行采购;定价分别可以通过议定、公开市场确定、招标定价、价格联审等方法实现。
(五)签订合法的采购合同
依法订立采购合同是避免合同风险,防患于未然的前提条件,也是强化合同管理的基础。
建立合同台账、做好合同汇总,是加强合同管理,控制合同风险的一个重要方面。对于已签订的合同,检查是否整理成册,妥善保管;是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号,并建立合同台账。合同统一编号是否合规,每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总,及时提出报告和汇总表,报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产,规划价位,及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息,提高合同管理水平。
(六)做好物资验收记录
审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录。如有与合同不符的情况,是否及时与供方协商处理。审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。对不合格品控制执行情况审计,审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。审查采取“零库存”策略的企业,是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失;是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要;是否建立牢固的外部契约关系,保证供货渠道稳定,降低风险,规避成本。
(七)加强货款结算、付款程序的控制
货款结算、采购付款是单位支付货币、取得材料实物的过程之一,极容易产生差错,为保证采购成本核算正确,采购记录真实完整,付款结算程序必须严格控制,主要注意以下几点:
一是单位会计部门应当对采购部门送来的原始凭证进行审核,复核单据和原始凭证是否完整、合法,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确等;二是单位会计应定期核对应付账款总账与明细账金额是否一致,如不一致,应详查原因,及时更正;三是对长期挂账的预付账款,应及时查明是否存在已收货物但未记录采购的情况;四是对暂估入账的物资,应及时向采购部门索要发票;五是支付货款必须有严格的审批手续,层层把关、各负其责,准确支付。
随着市场经济的发展,资源市场空间越来越大,采购人员选择供应商和确定采购价格的余地也相应增大,由于原材料等物资的成本费用是企业产品成本的重要组成部分,因而加强企业物资采购中的会计控制,防范企业物资采购风险,对于提高企业生产经营管理水平和经济效益,具有不可替代的作用。●
【参考文献】
[1] 中国会计网.企业采购合同的审计审签及其应注意的问题[EB/OL].2007.
[2] 辛茂荀.内部会计控制实务[M].民主与建设出版社,2004.
[3] 中华会计网.合同审计的重点及方法 [EB/OL].2007.
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