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浅析采购内部控制的缺失与构建

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  【摘要】采购业务是企业加强管理、降低成本的关键环节,然而采购业务频繁复杂、较难管理,最容易出现“暗箱操作”、以权谋私、收受回扣等舞弊情况,造成公司存货积压浪费,采购成本上升,影响企业管理水平的整体提升。因此,采购业务也成为了企业在公司经营和管理中的相对薄弱环节。本文选取****第二制药公司为分析对象,通过分析请购、供应商选择、采购验收等采购环节的主要流程和主要控制内容,得出该公司存在的采购内部控制问题,从而试图构建出一套实践性较强的采购内部控制方案。
中国论文网 http://www.xzbu.com/7/view-3356321.htm
  【关键词】采购业务 ; 内部控制 ; 构建方案
  全球性金融危机的暴发,影响到企业的整体发展。随着后金融危机时代的来临,企业间的竞争日趋激烈。虽然企业在形成以来,已初具规模,并逐步走向科学化、规范化的轨道,但与西方经营经验丰富的老牌企业相比还是有很多不足的地方。企业要想应对激烈的市场竞争,就需要全面提高管理水平,确立自己的竞争优势。采购是企业生产经营流程中极为重要的环节,然而,采购业务涉及环节多、采购业务频繁、复杂,采购环节中舞弊现象也随之增多,严重损害了公司形象。因此,迫切需要加强采购业务的管理。
  1 ****第二制药公司的基本情况
  ****第二制药公司(简称**二药)是一家有着38年制药历史的大型制药企业,在行业内有着良好的声誉,自公司创办多年来一直很受医院和药品公司的信任,在2005年之前属于国有企业,由当地一家大型的企业集团——“**集团”控股。2005年7月份**二药进行股份制改造,先转让给“北京**投资公司”,再经“北京**投资公司”将部分股权和实际经营权都出让给私人。由此,成为一个实质上的私营企业。但是2006年4月,该公司因药品质量问题被告上法院。
  经法院调查,案件经过如下:
  首先,该公司负责原料采购的牛某在采购过程中认识了不法商人马某,为了牟取暴利,马某不惜铤而走险,冒充某知名制药厂(中国地质矿业总公司**化工总厂)销售人员,伪造药品生产许可证,将低廉的工业用品假冒药用品材料销售给该公司。在整个购买过程中,牛某为了图便宜,既未向制药厂索取资质证明,也没有到厂查看,购入了假冒的大量工业原料,并且在签约合同时,居然由早已不是**化工总厂的员工代签。
  其次,假冒的材料在购入以后,该公司的质量检验部门严重违反操作规程,未对假冒材料按照指定规格进行对比鉴别,并在发现检验样品“相对密度值”与标准严重不符的情况下,将其改为正常值,对假冒材料签发合格证,违规验收,致使假药投入生产。
  后来,某省实行新一轮药品集中招标采购,在投标过程中,该公司生产的医药产品因投标价格最低,而最终成为了某省医院集中招标采购的独家中标品种。于是,由该公司制造出的假药顺利进入了市场,多家医院使用此假药后,数名患者丧失了生命,给社会造成了极大危害。
  2 ****第二制药公司采购内部控制存在问题分析
  一个公司的发展,需要完善相关流程制度,对业务流程和规章制度是否规范进行全面监督,保证企业的采购活动有章可循。从流程和制度方面防患采购舞弊现象,并明确权责负责制,防止采购活动中可能出现的混乱和不规范情况,全方位多管齐下,确保采购活动的合法性、合规性,从而提高其经营管理水平。
  **二药公司的物资采购管理停留在一个较低的水平,在很多方面都存在弊病,我们根据它的实际情况,从采购内部控制各个环节的主要流程和主要控制内容对其存在的问题进行分析。
  2.1 请购与审批环节失控
  从图1可以看出,企业应在请购和审批环节就开始考虑材料的价格、质量、数量及供应商因素以编制请购单。在审核时,企业对于金额重大、
  
  重要性高、技术性强、影响范围广的经济业务与事项,应当由企业管理层集体决策审批,任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策的意见,审核通过后,才能进行采购的执行,不符合审核要求的,应当拒绝。
  在本案中,我们可以明显发现,采购员的采购行为与前期的请购审核是分离的,**二药对请购制度的执行存在不够严格,不够到位的问题。对于该公司来说,如此大宗的原材料应当属于企业的重大采购,需要经过严格的审批,然而,该公司的采购仅由牛某一人负责决定,跳过企业管理层,显然是失控的行为。
  2.2 供应商的选择缺乏标准性
  采购时,应首先由采购部门对供应商的供货能力、经营状况、资质、信用等级等有关资料进行综合评价。对满足条件的供应商择优选取,并及时建立供应商档案作为采购参考。对于新的供应商,企业应要求对方提供样品,进行检测,确认是否符合国家标准,如有必要,相关负责人对生产厂家的资质、生产流程等进行实地考察。
  在本案中,采购员在选择供应商时单凭主观意志,没有按企业内部管理要求对供应商进行评价, 缺少相应的控制机制和监督机制。采购员牛某不但没有认真负责地考察所谓的中国地质矿业总公司**化工总厂,使得对该厂伪造药品生产许可证的情况完全不知,而且还不断地一次次购入大量的假冒工业原料,可见,企业没有完整的供应商评价机制,整个选择供应商的过程都是人为的一手操纵。
  2.3 定价机制和采购方式缺乏科学性
  
  从图2可知,先由采购人员通过市场调查等各种方式咨询与所购买的产品相关的同类产品价格,收集市场产品价格信息,根据市场情况对产品价格进行比较,充分考虑各方面条件后,确定可接受的价格范围,通过与供应商谈判,意见一致即确定产品价格,也可根据具体情况选出最科学的采购方式,确保采购物资质量价格性价比最优,最后确定价格得出最终的产品定价。
  本案中,该公司的采购员既没有事先确定合适的采购方式,也没有负责地分析采购价格,单纯为了贪图便宜,对明显低于公允价值的材料没有进行询价,比价等程序,直接采用较低的价格购进假冒药用品的工业材料,这种缺乏充分的市场调查和全面衡量,仅仅考虑眼前利益的做法是不可取的,它将影响采购环节的科学性。
  2.4 采购合同的控制存在漏洞

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