当前档案数字化建设中若干问题及对策探析
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作者: 段银飞
摘 要：档案数字化发展已经成为了我国档案事业的一个重要方向，因此，本文首先分析了档案数字化建设的基本理论，并针对档案数字化建设中存在的突出问题，提出了有效的解决对策，从而有力地促进了我国档案数字化建设的进程。
关键词：档案；数字化建设；问题；对策
一、档案数字化建设基本概述
所谓档案数字化建设，主要指的是运用扫描技术、电脑技术、数字化录音技术、数字化录像技术、大数据技术、云存储技术等将各种载体的档案资源向数字化信息转变的过程。它以大数据的形式存储、以互联网的形式连接，运用计算机系统统一管理，形成一个规范有序的系统档案信息库，快捷准确地给人们提供所需要的档案信息，从真正意义上实现资源共享。
二、档案数字化建设存在的问题分析
1.档案数字化管理人员素质问题。档案数字化管理不仅需要具备基本的档案管理专业知识，还涉及到相关的计算机、大数据等高新技术，例如文件扫描、视频音像转化、管理信息系统操作等等。然而，当前我国机关单位的档案管理人员整体专业技术水平低，在很多卫生局和计划生育局中，档案管理复合型人才缺乏，无法适应档案数字化建设的发展需求，也不利于后续档案数字化的有效管理，严重制约了档案数字化建设发展进程。
2.档案数字化建设的软硬件设备问题。我国很多机关单位的档案管理硬件设备过于陈旧，没有配备足够档案信息采集设备、存储设备及信息利用设备，相应的扫描仪、数据备份等基础工具缺乏，而且相应的计算机规格型号也缺乏统一性，不利于档案信息化建设统一规划管理。同时，档案软件系统的信息管理缺乏通用性，阻碍了档案数字化信息及时有效的互调，不利于档案数字化建设的整合发展。
3.数据格式标准缺乏统一性。大部分机关单位档案信息数字资源的管理格式缺乏统一标准，海量的信息资源被以各种格式存储下来，没有统一规范化的数字标准加以整合，多样化的档案信息数据格式，导致数字化信息读取不便，而且不利于相关档案信息资源的转化，即使利用转化软件，也会影响档案信息资源的质量，阻碍档案数字化建设发展。
4.档案数字化安全管理问题。尽管档案数字化管理操作便捷，信息传递速度快，但是却面临严重的安全隐患问题。例如病毒攻击、信息干扰、黑客侵袭、人为破坏等等，而且，数字资源通常以光、电、磁等作为信息载体，对存储环境要求标准很高，受高温、强磁场、潮湿等环境因素影响，档案数字化信息在储存和传输过程中很容易出现信息失控，导致档案信息丢失或损坏，进而影响到档案信息的真实完整性。此外，数字化档案信息管理操作的隐蔽性及易篡改性也给档案安全管理带来重大挑战。
5.档案数字化建设技术问题。档案数字化建设过程中，由于计算机软硬件更新换代周期短，各种信息存储设备使用年限也会越来越短，而且档案信息存储格式的多变性很可能会使得旧的档案数据资源无法被新的硬件设备及软件系统识别，即档案数字化技术的老化将直接威胁到档案信息长期存储安全，这将是档案数字化建设长期发展面临的重大挑战。
6.档案数字化加工处理问题。我国《电子文件管理系统建设规范及功能需求》文件中明确规定ERMS系统要能进行混合式档案管理。具体而言，混合式档案管理就是对原生型和间接型电子文件、实体档案等进行集中管理，然而当前我国大部分机关单位的档案数字化加工处理仍然以外包形式为主，而委托机构的档案数字化加工系统又过于简单化，很多数字化文件元数据不能被完整地记录下来。因此，很多数字化档案不具备凭证作用，因为纸质档案在数字化过程中很容易被篡改，而根本原因就在于档案资料数字化加工处理缺乏一个规范化的标准流程。
三、档案数字化建设问题的有效对策
1.提高档案数字化管理人员综合素质。一方面，强化档案数字化管理人员专业技术知识培训，尤其是机关单位档案管理人员需要积极学习计算机网络技术，熟练掌握档案信息管理系统，并巩固档案管理理论知识，在实践中不断吸取经验教学，提高档案数字化管理综合技能；另一方面，要加强档案数字化管理人员的职业道德教育，强化工作人员的服务意识，树立高度的责任心，全面配合档案数字化建设，避免敷衍了事，或者是在档案信息加工处理过程中偷工减料，威胁到档案信息的真实完整性，确保档案数字化管理质量和效率。
2.加大档案数字化建设软硬件设备投入。软硬件设备的充分投入是档案数字化建设的基本保障，尤其伴随着目前全球范围内的高新技术的飞速发展，电子设备也在日新月异，而档案的数字化建设也离不开这些高新技术的支撑，因此，对于档案管理人员来说，除了要配备必要的档案管理软件以外，应该积极配置必备的文字、音像以及图片的采集设备、以及信息储藏与利用环节的相关设备，同时注意更新换代，从而确保档案数字化不会因为硬件条件的投入不足而出现梗阻现象。
3.统一档案数字化标准。在当前的档案数字化建设中，档案数字化标准的统一直接关系到其建设的质量，是必须重点考虑的重要环节。不过，目前在该项工作中也取得一定的成效，比如，在数字化信息的存储方面已经有了很多的标准，比如对于相关的存储机构来说，制定出统一的数据保存和读取格式，将有利于数字资源机构之间数据连接移交，从而有助于维护数字信息的长期获取与保存。
4.加强档案数字化安全管理。随着计算机技术、网络技术的不断发展，各种黑客、木马、病毒等威胁网络安全的因素在层出不穷的出现，而对于档案的数字化建设过程中也应该提升对这些因素的重点关注。在这种情况下，就需要在档案的数字化建设中采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平。同时，相关档案管理人员也应该提升自身的安全防范意识，采取有效的措施来防范风险时间的发生。
5.创新发展档案数字化建设技术。伴随着科技技术的进步和发展，总是有新的技术不断出现，作为档案数字化建设的相关人员来说，应该提升对新技术的“敏感性”，积极将其引入到档案数字化建设过程中，使其能够为档案的长期、稳定保存发挥作用。比如，可以将备份技术应用到档案的管理过程中，通过对备份相关的内容、频率、介质、软件以及策略的设置，能够有效保证档案保管的安全性与稳定性。
6.完善档案数字化加工处理流程。在建设电子文件中心时，要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时完成纸质文件的数字化工作，同时后台对元数据要进行记录。在建设档案管理的信息系统时，要考虑各类安全措施的应用，如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件，无论是原生型的，还是间接型的，在未来都能够保证电子档案的凭证作用。
四、结语
总之，伴随着信息技术的快速发展，档案管理的数字化建设是一个必然的趋势，不过，在建设过程中我们仍然需要正视我们的不足之处，同时采取有效的改进措施，从而使得档案数字化进程能够顺利展开，以不断提升我国的档案管理水平。
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