档案为校园文化建设服务刍议
来源:用户上传
作者:
［摘要］学校是教育和影响学生的专门场所，健康、文明的校园文化是全面提高学生素质的保障。学校档案工作为校园文化建设服务应引起档案工作部门的重视。本文试从学校档案为校园文化建设服务的视角探讨学校档案管理存在的问题及其应对策略。
［关键词］档案工作；校园文化；校园建设
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-3115（2011）06-0052-02
随着教育体制改革的深化，提高教学质量，全面提高学生素质，学校越来越注重校园文化建设。学校档案工作如何为校园文化建设服务还未引起学校领导和档案工作部门的重视，这是学校档案管理急待研究和解决的问题。
一、 研究对象和研究方法
（一）研究对象
依据随机抽样原则，以校址在乌鲁木齐的中专学校档案工作为研究对象。
（二）研究方法
1.问卷调查法：根据研究目的，制定并发放调查问卷30份，回收有效问卷26份，有效回收率86.7％。
2.个别访谈法：利用工作关系和业余时间，分别对一些专、兼职档案工作人员进行访谈。
二、 研究结果与相关数据分析
（一）学校档案人员
人是管理和服务中最具能动性的因素，专职档案人员的配备和档案工作人员的素质直接影响到学校档案能否为校园文化建设服务。
问卷统计显示，配有专职档案员的学校达到92.3％，普遍的情况是每一所学校有一名专职档案员，绝大多数是女性。专职档案员从事档案工作年限较长，五年以下的占7.7％，十年以上的达到76.9％，总体上学校专职档案员具有一定的档案管理经验。专职档案员中具有本科学历的达到84.6%，其他为专科学历。
学校专职档案员84.6％有中级职称，达到国家对中等学校档案人员职称设置的最高级别。针对档案工作人员能力需求的调查显示，网络安全及其维护能力、数据统计和分析能力得到全体档案人员的认同，与档案管理数字化、信息化发展趋势相一致。而档案人员的学术研究能力以及综合分析能力的认可度较低，这必将在一定程度上影响学校档案工作的服务水平。且各学校档案工作者长期处于相对封闭的工作状态，造成学校档案人员工作积极性降低，对学校发生的一些重大事件关注度不高，也对校园文化建设缺少关心，从而影响了学校档案工作为校园文化建设服务的水平。
（二）学校档案室建设
用计算机进行编目和辅助档案管理，可大大提高档案管理工作水平。随着现代办公自动化的普及，产生了大量的电子文件。据调查统计，各学校档案中照片、光盘等特殊载体的比例低于室藏总量1/4的占69.2％。据统计，目前各学校进行教学档案数字化目录级管理的占61.5％，可在网上查阅全文的占23.1％，没进行学校档案数字化管理的占15.4％。已建立了档案室与校史博物馆（室）、荣誉陈列室等档案实体管理与展示为一体的管理的学校占15.4%，正在建设的占11.5%，已经安排计划筹建的占23.1%。
学校档案服务和利用水平较低，档案工作管理和服务仅能提供检索工具和类别咨询，缺乏对档案的编研、加工整理和有效利用。
二、利用学校档案为校园文化建设服务存在的问题
(一)档案工作观念落后
目前，学校档案工作应成为校园文化建设的手段和途径，这一思想意识在学校领导层面还比较淡薄，主动积极探索学校档案管理参与校园文化建设的学校不多。其主要原因是：其一，学校档案管理为校园文化建设服务属于新的研究视角，理论研究成果少，影响面窄。实践层次浅薄，许多领导没有意识到或不愿意花精力在学校档案管理与校园文化建设上，而把主要精力放在抓校园工程建设和其他事情上。其二，学校档案工作者的认识也多局限于收集、整理、查考、凭证几个方面，对档案功能的定位则局限于凭证与查考方面。学校综合档案室长期习惯于被动工作状态，形成了内向型的信息管理模式。
（二）学校档案管理不受重视
学校档案管理不被重视，学校领导只有在上级部门要来检查工作时，才象征性地抓一抓档案管理工作。另外，教育投入缺乏是阻碍学校档案管理参与校园文化建设重要因素。由于教育资金匮乏，使得学校档案管理面临许多问题：其一，利用学校档案管理参与校园文化建设服务还缺乏基本条件。其二，没有运用现代办公技术。其三，开发经费明显不足。由于资金匮乏，没有开展档案信息开发利用工作，只做一些低层次的档案信息开发利用工作，因为经费的制约，许多对校园文化建设有重要作用的档案信息，只能长期尘封在学校综合档案室的库房里。
（三）可供开发利用的档案信息资源不够丰富
丰富档案信息资源是满足校园文化建设开发利用的前提。档案信息资源的多寡和质量直接影响到档案信息资源开发的程度。例如档案工作者在学校档案收集时，应具有对校园文化建设的敏感性，注意收集实物材料，例如奖怀、奖旗、奖品等，这对于校园文化建设具有特殊的意义。学校档案信息内容不够丰富，特别是一些历史不够悠久的学校，能够进行校园文化建设的档案就更少了。档案部门要主动地了解校园文化建设的动态，及时地提供室藏相关信息，同时要重视从各类档案材料中挖掘表现学校精神的档案信息，使其更好地服务于校园文化建设。
三、利用学校档案为校园文化建设服务的相关对策
(一)提高认识，转变思想观念
1.学校领导要充分认识到档案资源是校园文化建设的重要资源
档案是学校的宝贵财富，学校档案建设和服务应为校园文化建设服务。学校领导特别是档案工作的分管领导应该转变思想观念，把学校档案工作纳入校园文化建设的轨道中。
2.档案工作者要认识到档案管理在校园文化建设中的重要性
学校档案中有很大一部分是记录和保存学校教育经验和成果的，与教职员工为学校的发展所做出的贡献和先进事迹共同汇集成为一种学校精神，是学校进行校园文化建设的精神动力。另一方面，档案工作者要积极参与校园文化建设，如建立学校荣誉陈列室，主要陈列学校在各项活动中获得的证书、锦旗、奖杯、奖牌，有本校师生在科研活动中形成的成果、著作，著名人士的题字、题词以及学校重大事件的图片等档案资料。学校通过开放荣誉陈列室，将最具原始、真实、直观而生动的档案资料和实物呈现在师生面前，使得学生在传统文化精神和人文精神中得到熏陶，并激励他们传承良好的校风学风，奋发向上，开拓创新。只有这样，档案工作才能更好地为校园文化建设服务。
3.广泛宣传，逐步建立利用档案为校园文化建设的方法和手段
档案管理的根本目的是为了方便利用者更好地利用档案解决问题。如果校园文化建设的促进者没有到学校综合档案室利用档案构建文化氛围的意识，学校档案管理为校园文化建设服务也难以实现。向学校各级管理部门主动提供档案室藏目录，是学校档案管理为校园文化建设服务的必要方法。如校庆时，档案室应主动联系负责领导，提供汇编办学以来所有毕业生的毕业照，营造良好的氛围。学校档案为校园文化建设服务要全面转变思想观念，打破档案信息保密重于利用的陈旧观念，正视学校综合档案室的职能和使命，从解决校园文化建设实际问题的角度，扩大各种合理的档案信息利用需求和服务。
（二）将档案管理纳入校园文化建设
1.主动提供服务，争取领导支持
学校档案工作的生存与发展在于是否充分发挥档案的功能和作用。要充分发挥档案的作用，又在于围绕学校的各项工作及时提供信息服务。学校档案室有必要将不同时期的校园建筑照片进行汇编，供来校参观的校友阅览和收藏。编辑、制作校友荣誉簿，广泛宣传毕业生事迹，宣传本校办学理念，提升社会知名度。学校档案的利用和宣传在校园文化建设中的独特作用只有发挥出来，才能得到领导的高度重视和大力支持。
2.加强档案室建设，提供为校园文化建设服务的平台
学校在制定、落实校园文化建设的规划时，将档案管理参与校园文化建设纳入学校的常规管理之中，将学校档案室建设纳入校园文化建设工作的范畴，利用学校档案举办校史展览、修史编志、建立荣誉陈列室，按照规定开放档案，更好地发挥学校档案室藏的作用。
3.提升档案管理人员素质
学校档案工作者必须提升自身的知识素养，把应归档的档案都收集起来，优化室藏，使利用者能够方便地利用档案。要让更多的人知晓、利用档案信息，必须充分利用网络。根据校园文化建设的需要，安排档案人员参加档案行政主管部门主办的档案信息资源开发业务培训，使之能更好地适应利用学校档案为校园文化建设服务的需要。
［参考文献］
［1］蒲春红.浅谈档案工作创新［J］.黑龙江史志，2009，（1）.
［2］李光铣.高校档案服务于校园文化的思考［J］.兰台世界，2006，（10）.
［3］何野.关于档案工作创新的思考［J］.兰台世界，2008，（1）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/7/view-8630186.htm
