浅谈企业档案数字化建设的几点认识
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作者: 狄婧
摘 要 企业档案数字化建设中要确定值得信赖的档案数字化加工公司，加强沟通，签好协议；根据档案的价值，档案的利用程度，档案的信息安全保密，确定档案数字化的加工范围；加强电子文件的管理工作。
关键词 企业档案 数字化 电子文件
随着社会信息化进程的加快，现代信息技术迅猛发展，企业档案数字化的研究和建设成为了人们关注的热点，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、数字摄影技术（录音、录像）、存储技术、多媒体技术等的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把纸质、照片、声像等各种传统介质的档案资源转化成数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式相互连接，充分利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。企业档案数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新要求，因此许多企业将档案数字化建设提到议事日程上来。在企业档案数字化建设中，笔者提出几点自己的认识，与档案同仁们商榷。
1 选定值得信赖的档案数字化加工公司
（1）通过调研及招标确立中意的具有合作意愿的数字化加工公司。首先多方面打听、调研数字化加工公司，到被加工过的单位了解情况，在投标中比较各数字化加工公司，详细了解是否有可行的技术方案，技术方案是否详细，可行。最后确定一家好的、值得信赖的数字化加工公司。
（2）加强与档案数字加工公司的沟通。在档案数字化加工之前、加工过程中及加工完成后保持同档案数字化加工公司的沟通。把自己的顾虑、要求、不满意的地方同对方陈述。保持沟通渠道的畅通，有利于工作的开展。
（3）加工前同数字化加工公司签署各种协议。首先，与档案数字化加工公司签署质量协议，档案管理部门根据国家的有关规定向数字化加工公司提出质量标准与质量要求，签署文本形式的质量协议，作为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的法律依据文件。同时对某些比较机密的档案信息要签订保密协议，防止在数字加工过程中出现档案实体的损坏、丢失、泄密等现象。
（4）严格按照档案数字化实施流程加工。首先，档案借阅出库要有出库前的检查，档案借阅登记、档案出库移交。其次，档案整理鉴定要档案分类、页面检查、编号检查、拆除装订、页面整理及整理登记，再次，目录录入要包括录入要求及录入质量检查。最后，要由经验丰富的工作人员进行严格监督校验工作。因为校验工作关系到纸质档案数字化加工的质量，需要工作人员专业知识充足，防止发生如漏扫、倾斜、模糊、倒页、PDF文件档号命名有误等质量问题。
2 确定档案数字化的加工范围
对企业馆藏档案全部数字化，无疑是最彻底的数字化方案，但在实际工作中却是不现实的，不多见的。这就要求我们在进行档案数字化时，必须先确定档案数字化的加工范围，哪些档案优先数字化，哪些档案可缓一步数字化，哪些档案目前不宜数字化。笔者认为可根据几个因素来确定。
2.1 档案的价值因素
首先将具有较高价值的档案进行数字化。所谓较高价值，其一指具有长远使用价值的档案信息，例如期限为永久和长期的档案，对有些分类为短期的，但有价值的档案也可数字化，不要采取一刀切的做法。 其二指具有史料价值的珍贵档案，如名人字画、照片档案、企业重大活动的签名等实物档案。其三指具有较高价值的科研档案。如科研成果档案等。四是指企业保存的早期的音像档案，由于时代久远，目前已不容易找到相应的读取设备，将这些音像档案进行数字化转换，可以有效地保护了濒临消失的历史信息。避免因读取设备不断更新换代产生有档案却不能利用的难堪局面，因此，在资金及资源有限的情况下，优先对高价值档案进行数字化，具有档案利用与保护、抢救的双重意义，更好地实现档案价值的客观需要。
2.2 档案的利用需求因素
应选择企业利用面广，使用频率高的档案进行数字化，企业档案与档案馆的利用需求、利用对象不同，不能千篇一律地按照档案馆的需求数字化。从笔者企业的档案利用情况来看，主要有经济建设、科学研究、日常工作查考，根据其利用目的可以确定利用率高的档案重点优先数字化，例如工程合同、科研成果档案、各种证照档案等。企业档案数字化，有利于对档案原件的保护，能更快地满足利用者对档案信息的需求，更充分地发挥馆藏档案的企业效益和经济效益。对于利用率不高的档案，几乎没有借阅的档案，以及案卷中的草稿、签发稿、重复文件等就没有必要纳入数字化的加工范围。
2.3 档案信息安全保密因素
目前企业档案的信息安全已成为档案数字化建设过程中的重中之重，成为比资产资源更为重要的战略资源，笔者所指的信息安全，主要是指档案的信息安全，因为企业的馆藏中保存有一些涉及到企业行业利益的秘密档案，这些档案关系到企业切身利益。从笔者的观点来看，文书档案中的党委会记录、审计报告、党政联席会记录等文件应该排除在数字化范围外。建设项目档案涉及大项目工程的投标书、合同也不宜数字化上网，投标书中的投标报价、报价习惯如果被同行的竞争对手掌握了，后果是不堪设想的。就相当于失去了竞争能力，势必对企业造成损失，拿不到工程项目，就危及到企业的生存。
3 加强电子文件的管理工作
在档案数字化建设中，电子文件是数字化建设中非常重要的部分，也是挡案的主要来源，加强电子文件的管理，可以从根本上保障档案的数字化建设，同时还能提高档案的管理效率。
（1）加强电子文件归档的宣传工作。在目前信息化的时代可以通过各种途径如橱窗、网络、培训工作等宣传电子文件归档的重要性，必要性，增强全体员工电子文件归档的意识。从我院的很多新的事物来看，开始大家都是抵触的，经过不断的宣传，大家就慢慢习惯并欣然接受。
（2）加强电子文件的收集、积累工作。电子文件不仅是档案数字化建设中非常重要的部分，也是挡案的主要来源，所以对电子文件的收集、积累工作就相当重要，没有电子文件，档案的持续数字化就如同巧妇难为无米之炊，就不能从根本上保障档案的数字化建设。同时，目前的档案管理中电子文件与纸质文件还将长期共存，这也要求在收集纸质文件的同时也要收集电子文件。这样既节省了档案馆建立数据库的工作量，又推进了档案馆电子化的建设进程 。
参考文献
[1] 袁文娅等.电力企业纸质档案数字化的管理实践[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2012（2）.
[2] 王保香.论企业档案数字化建设-鉴选.山东档案，2008（3）.
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