关于档案信息化管理进一步推进的探讨
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作者: 晏萍
摘要：档案信息化建设在前期几十年的建设已经完成了初级阶段建设，将进入高级应用阶段，然而前期建设存在的一些问题已经严重暴露并成为进一步建设瓶颈所在。该文对档案信息化的任务和工作进行了介绍，分析了当前档案信息化存在的一些问题，并重点探讨了未来档案信息化建设的重点以及应重视的问题。
关键词：档案管理；信息化；信息孤岛
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）04-0677-02
1 概述
档案信息化经过二十多年的发展，已经成最初的尝试变成了大规划建设，当前已经进入了深层次应用探索阶段。在二十世纪80年代中后期，随着电子文档的出现，档案保管机构面临着信息化时代的挑战，此时的档案信息化建设进入启蒙和认识阶段；随着信息技术发展以及档案信息化的优点逐渐展示出来，档案信息化工作逐步推进，并取得了初步成效，并在更大范围内开始了信息化基础建设；进入二十一世纪之后，信息化建设进入快速发展阶段，并已经开始了深层次应用探索阶段。但是，随着档案信息化建设的不断推进，一些前期建设的问题逐渐暴露出来，而且要进入更高层次的应用似乎也存在着某种瓶颈，尤其是高投入低效重复建设等问题正困扰着档案信息化管理的进一步提升。
2 档案信息化概述
档案信息化概念是在档案行政管理部门规划和组织下，在档案活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。随着档案信息化成为一种趋势，中办发[2004]34号文件《全国档案信息化建设实施纲要》明确了档案信息化的目标和任务，是要提高计算机管理档案的普及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作。档案的信息资源建设是档案信息化建设的核心任务、是信息化建设取得实效的关键；信息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志。
对于从传统档案向档案信息化管理，已经基本完成了纸质档案数字化的工作，就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化能让档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，满足人们的档案利用需求，这也是档案信息化的初级阶段。
当前档案信息化工作主要包括几个重要部分，如档案目录的数据建设，这可以从根本上提高档案利用效率、质量；档案全文数据库建设，可以保护档案信息、提高利用效率、提高档案质量，并且能够实现全文检索；加强档案多媒体数据库建设。在档案信息化过程中，要努力使档案信息化建设与本地区信息化建设同步发展，把信息化作为档案基础业务建设的重点内容，同时要坚持档案信息化建设发展、服务、安全三项基本原则。
3 档案信息化管理的几个重心
1）确保网络安全是首要任务
网络环境越来越复杂，操作系统虽然不断升级完善但是新系统也暴露出大量的问题，黑客和病毒更是经常肆虐，这些都将档案信息化面临的网络环境更加复杂化，而且稍有不慎则使得档案信息化的优势荡然无存。党和国家机关办公自动化系统（包括档案信息化系统），涉及大量国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。涉密信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的方法措施，确保党政机关的信息安全。
当前对档案信息的安全管理存在如下疑惑，如认为技术人员的事情，安全他们负责；技术人员不是档案管理人员，持怀疑态度；网络不安全，不能将档案数据上网；对已安装购买的防火墙、防病毒软件不升级；从管理上下功夫，有效的备份措施。至于具体的措施，需要在实际工作中不断摸索，根据标准安排具体实施，同时也不断关注网络安全最新技术等。
2）建立完善的档案信息化保障体系
档案信息化标准规范建设标准规范是进行档案信息化建设的重要基础之一，是不可或缺的必要条件，然而在前期数十年的建设中，由于经验不足使得重复建设比较常见，而且各地建设都是按照自身需要发展，所以造成一种无标准可遵循的状态，而没有标准规范建设则会使得后期档案信息化工作越加艰巨。
另外，档案信息化是一个长期任务，需要付出巨大的财力和物力，所以档案信息化建设必须从制度上、财务体系上、人员安排上予以保障，只有这样才能够使得档案信息化顺利推进，不断满足新时代对档案管理的需求。同时，对于档案信息化管理的程度对于不同的人却又有不同的理解，例如有的人还满足于手工管理模式，而有一些则倾向于使用单机版管理模式，再高级一点的则要建立局域网管理模式。档案业务部门根据需要先行一步，首先从本单位的业务发展逐渐开展起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成。而档案信息化的长期建设，要求我们对档案信息化的远景目标有一个清晰的认识，并分阶段实施完成。档案信息化人才队伍建设，这也是档案信息化必备的力量。
3）多知识融合、数据共享是未来的重点
前期的档案信息化建设一般来说都是局域性质的，而且由于数据库等标准不统一，使得信息共享成为一种困难，信息孤岛问题已经成为前期档案信息化的瓶颈问题。信息化工作是一个长期的、系统的、多知识融合应用的综合工程，需要在总体规划的基础上，根据实际需要逐步开展，并逐渐创造条件，提高业务管理水平，提高全体员工的综合素质，在档案馆内部资源管理、馆藏数字化和电子文件归档等方面不断探索新思路、新模式，实现一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。
档案数字化必须应以需求为导向，以共享为基点以优选为前提，以便于检索、在线利用为发展方向这也是应该提倡的档案数字化优化模式框架与工作思路。档案数字化不是对所有档案进行数字化，作为一项系统工程，档案数字化工作及其流程需要全面论证和精心筹划。档案数字化的根本目的是提供利用。具有利用价值、满足利用需求应是档案数字化的最大动力，也是衡量档案数字化工作成效的首要标志。对档案数字化工作的需求分析最重要的就是对利用需求的了解和预测。满足实际工作的利用需求，实现资源共享，是档案数字化的契机和初衷，一般来说釆取由近及远的原则。
4）档案信息化必须考虑实际情况 不可好高骛远
实现办公自动化的单位，保存有纸质文件的电子版，其内容与对应的纸质文件完全相同，但是没有电子公文所应有的外部特点，如电子印章、电子签名等。但在启动档案信息化项目之后，建议实行电子文件和纸质档案双套制的管理方式，这样可以避免日后重新扫描纸质档案，节省成本。可以以数字化为契机，全面优化档案管理，提升现代化管理水平，形成档案价值鉴定、数字化转换、数据库建设、网站建设、提供利用的相互促进同步发展的良性循环。
4 结论
档案信息化建设是一项艰巨的任务，是一个长期的过程。在档案信息化建设过程中，一定要高瞻远瞩，具有一定的前瞻性，遵循标准，同时考虑以后的需求以及系统升级的可能性；同时，档案信息化建设又不可好高骛远，应该根据自身单位的实际情况，分步骤进行档案信息化建设。
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