材料采购内部控制缺失风险及应对
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作者: 孙红
【摘 要】在市场经济体制下，市场竞争日益激烈，企业要想在这样激烈的市场竞争中获得长足的发展，就应当降低材料采购的成本，加强材料采购的内部控制，采取有效的措施避免企业在运行中出现风险，从而提高企业的经营水平，促进企业的健康发展。本文就材料采购内部控制缺失风险以及应对措施进行分析，以供参考。
【关键词】材料；采购；内部控制；缺失；风险；应对
众所周知，供水企业在生产经营过程中具有连续性与周期性特征，要想提高其经营水平，就必须要求领导者采用最科学合理的管理措施与方法开展材料采购与销售活动，只有降低材料采购成本，才能够使企业获得更多经济利益，提高产品的竞争力。的看是从当前的实际情况来看，供水企业在经营过程中受到多个因素的影响，导致供水企业在材料采购过程中出现各种风险，这就要求我们对其进行全面分析与策划，然后采取最科学合理的应对措施，从而更合理的开展采购工作。
1.材料采购过程中因内部控制缺失而造成的风险问题
1.1采购合同方面
所谓材料采购合同也就是供水企业在开展材料采购活动的过程中，针对需采购材料的数量、质量、运输方式、经济等方面与材料供应商之间进行协商而达成的一份协议，这一合同涉及到双方的经济利益，具有一定的法律效力，一旦不对其进行合理控制，就会给供水企业造成巨大的经济损失，造成严重的风险问题。根据分析，因采购合同而引起的风险问题主要体现在以下几个方面：
（1）采购人员管理力度不够。在实际工作中，有些采购人员为了获取更多经济利益而与材料供应商相互串通，对上级部门谎报材料价格，这给企业的生产与经营带来了巨大的损失。例如在一些中小型供水企业当中，采购人员一般都采用自主的方式进行材料采购，在整个采购过程中，由于采购人员缺乏对采购过程的管理，致使在采购过程中缺乏材料采购的各种信息，此时很多采购人员都会与材料供应商之间签订虚假的材料采购合同，这就给供水企业造成了巨大的经济效益，严重影响到供水企业的生产与经营。
（2）材料采购统统中条款不够清晰，提高了材料采购的成本。一般来说，供水企业在与材料供应商签订采购合同之前，供水企业的工作人员必须要对市场进行调研，了解实际情况，并收集更多准确的信息，从而提高供水企业的经济效益，避免提高材料采购的成本。但是在实际工作中，工作人员并没有做到这一点，这就在很大程度上增加了成本，给供水企业造成的巨大的经济损失。
（3）缺乏对采购合同的执行力度。供水企业在与材料供应商签订采购合同的过程中，由于没有做好充足的准备工作，在执行采购合同的过程中往往无法对材料进行合适的检验，这就导致材料在采购过程中出现质量问题，甚至因缺少理赔的证据而导致供水企业无法向材料供应商进行索赔，给供电企业造成了巨大的经济损失。
1.2在采购过程中因内部控制不合理而导致其出现风险问题
（1）采购前的准备工作没有做到位。一般来说，当供水企业制定好材料采购计划之后，就需要对市场进行调研、对材料的质量进行检验等，只有保证这些工作做到位，才能够保证材料采购活动的正常开展。但是如果没有做好充足的准备工作，就会导致材料质量不高，成本提高，最终出现各种各样的风险问题。
（2）采购计划在制定过程中缺乏合理性。在供水企业开展材料采购的过程中，往往因为材料检验、劳动费用等因素而增加了材料的成本，这些必然会给供水企业带来巨大的经济损失，影响到企业的健康发展。
（3）供应商选择不妥当所带来的风险。在供应商的选择过程中，通常通过招标的形式进行性价比以及信誉比，最终选定供应商。但是如果选择的供应商太多，往往使材料的供应能力过于分散，严重的可能影响到供水企业的生产进度。
2.关于应对材料采购风险的措施与建议
2.1加强供水企业对市场信息的收集和分析能力
市场信息对于材料采购的定价以及质量与价格之间的性价比有着重要的作用和意义。供水企业想要准确的控制材料采购的全过程，必须对市场信息了如指掌。主要的市场信息内容包括，材料的价格、材料制作原料的价格、材料的产地以及材料的市场价格变动规律、材料的质量标准体系等等。加强供水企业对市场信息的收集与分析能力主要从两个方面人手。一方面建立供水企业的信息网络，高度关注供水企业生产所用材料的市场信息，并进行记录、储存。另一方面，提高采购工作人员的专业素质水平以及分析能力，以便于制定最为有利的采购计划。
2.2建立供应商档案，对供应商的各项考察指标进行评定
对于依靠招标来进行供应商选择的供水企业采购行为，应当建立供应商档案，并安排专门的人手进行管理和记录。除了对供应商的基本信息进行记录以外。还应对供应商的一些其他指标进行考察，主要有：供应商的资金周转能力、供应商的供水企业形象、信誉以及供应商的生产能力等等。
2.3建立严格的采购制度以及合同签订的控制制度
严格的采购制度主要是指对采购的过程进行细分，并对其过程进行严格的控制。主要包括前期的市场信息收集以及供应商资料收集、制定科学合理的采购计划、严格审查采购合同的条款以及加强材料入库前的检查、检验。对采购合同实施控制主要是对合同的真实性、准确性、周密性及有效性进行综合的控制与管理，以确保采购材料的高质量、低价格以及采购合同条款的有利性和理赔的顺利性。
2.4实行材料采购的多部门联合作业
在以往的材料采购活动中，往往是由采购部门或者是管理部门独立完成材料采购。基于材料采购的重要性，我们有必要施行材料采购中的联合作业。由财务部门进行采购的预算以及结算、由质量检查部门控制和检验材料的质量、由生产部门评价材料的使用性能等。多部门联合作业的供应商选择或者是材料采购，对于控制材料采购的多个环节具有很大的作用，但是这种做法只适合在招标工作中使用。对于小宗材料和季节性材料的采购上难免出现采购人工成本高的现象，从而得不偿失。
3.总结
本文主要对材料采购内部控制缺失所引起的供水企业风险进行分析与探讨，并针对性的制定一些措施来有效的防止风险的发生。旨在与同行业人士进行交流和学习，为确保供水企业采购行为的科学合理进行提供有力的支持。 [科]
【参考文献】
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