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档案信息化建设相关问题的探讨

来源:用户上传      作者: 唐丽萍

  【摘要】档案信息化建设是档案管理适应社会信息化发展的必然趋势。本文通过深入分析档案信息化理论的含义,结合目前我国档案信息化建设中存在的突出问题,提出了相应的改善措施。【关键词】档案信息化;网络;数字化;资源共享
  【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158(2012)11-0364-01
  随着社会的不断发展,档案信息已经逐渐成为一种基础性战略资源,富有极强的现实价值和历史价值,正深刻地影响着国民经济的发展与社会的文明进步。如何更好的开发利用这些宝贵的档案信息资源,实现资源共享,已成为档案事业发展亟待解决的关键问题之一。自从国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以来,我国档案信息化建设取得了显著的成绩,各省、自治区投入大量资金、设备、人力,大力推动档案信息化工程的建设,特别是信息技术及信息产业的高速发展,深刻地影响着档案管理的理论、原则、模式和方法,给档案工作带来挑战和机遇。
  一、档案信息化理论的含义
  档案信息化是21世纪档案工作发展的必然趋势,是我国档案事业发展的重要内容。虽然我国的档案信息化建设已经启动,但却仍然未能形成一个完整的理论框架,关于档案信息化的含义也至今未能有一个确切的解释。档案信息化并不能单纯的认为就是计算机化或网络化,这种说话太过片面,会让人觉得只要有信息技术和相关设备,信息化就实现了。这种说法显然是错误的,我国档案专业网站建设普遍存在更新时间长、特色不明显、信息资源少以及访问率过低等问题,这些问题只靠技术手段是无法解决的,它更需要观念层面以及人文管理层面的整体提升。因此,正确理解档案信息化的真正含义,对于稳步推进档案信息化建设有着重要意义。
  档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。作为一种关系到国民经济发展以及社会进步的战略性资源,我们必须使用相关的信息技术,创造一定的社会环境,将其合理有效的开发利用。换个角度来说,档案信息化就是人们为了更快捷的传递信息资源,采取一种有效手段,时间档案资源的高效整合,达到信息社会化的目的。
  档案信息化是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础,以档案信息的资源化为主导,以实现资源共享为目的的推动档案工作发展的进步过程。档案信息化是一个庞大而复杂的系统工程,它不仅仅只是信息技术在档案管理工作中的使用,更是一种人文基础以及观念基础的建设,也就是说,通过社会支持环境的建设来保障档案信息网络的正常运行。为了使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架中,需要国家信息政策的大力引导和支持,包括相关法规、人力资源、文化教育以及人文管理体系的不断完善。通过对档案信息化建设中所存在的种种问题的分析和探讨,笔者总结了以下几点:1、档案信息化是通过运用先进的信息技术管理手段获得效益、提高效率的过程;2、档案信息化作为一项智力型的系统工程,从属于事业建设;3、资源共享、档案信息社会化服务是档案信息化建设的目标;4、在现代信息技术的工作环境中,档案信息化需确立档案管理与服务在网络环境中的基本方法与框架,制定档案管理的新原则、新理论,进一步提高档案管理的信息化水平。
  二、档案信息化建设所存在的问题
  档案信息化建设在过去十年间取得了一些成就,但是其发展仍然存在着一系列问题和困难,这需要广大的档案工作者不断的进行探索。
  (一)基础设施不完善。
  档案信息化的建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证,但我国各地政府的基础设施建设还远远不够,电信设备、网络设施以及计算机的普及率还有待提高,日益增长的网络流量已经大大超出了数据通信能力,网上信息传说能力较慢,办公自动化以及局域网络还有待完善,我国信息高速公路的建设依然任重而道远。单就档案网站的建设来说,虽然全国有数百个档案网站,但其与成熟的档案网站比较,还有一定的差距,并没有形成完整的行业体系。档案网站均不同程度的存在一些问题,阻碍其快速发展,比如档案网站专业性很强,搜索引擎少,网站查询困难,相关链接少等。目前,档案网站的档案业务信息交流存在很大的局限性,主要用于宣传档案法律法规,并没有真正的实现档案信息化。因此,我们应逐步普及数字档案馆的建设。
  (二)档案信息化建设的标准规范体系还需要进一步完善
  标准规范体系是档案信息化建设中亟待解决的问题之一。我国档案信息化的规范标准还存在很多问题,制约着档案信息化建设的发展。例如我国馆藏档案数字化工作需要进一步加强,在档案数据库互联的工作中并没有一个统一的标准,档案网站系统的设计和应用的标准规范有待提高。我国的档案信息化建设标准规范还存在很多的空白与不足,已有的规范标准也需要进一步的完善。
  (三)对于档案信息化的认识不足
  档案信息化建设并不只是计算机网络技术的应用,也不单单指电子档案的管理或者纸质档案的数字化。档案信息化的目标是实现档案信息资源网络化,最终达到高度共享,这一过程是档案管理系统的一个重大变革。但就目前的现状来说,我们对于档案信息化的定义还存在很大分歧,在认识上并不全面。档案信息化的建设需要我们广大的档案工作者统一认识,科学管理,不断改善。
  三、如何进一步完善档案信息化建设
  针对上述档案信息化建设中存在的缺陷与不足,笔者认为,目前档案信息化建设需进一步完善以下工作:
  (一)信息资源共享平台的建设
  网络是档案信息化建设中的重要环节之一,它是档案信息资源共享的重要平台。就目前而言,我国信息档案网络化的进程还远远不够,在3700多个档案馆中,仅有为数不多的几十个拥有自己的网站。并且网络档案馆的建设质量普遍偏低,专业性强,实际利用率低,其功能并不能满足国内外对于档案信息的需求。因此,加快电子档案网站的建设是接下来工作中的重中之重。
  (二)技术与人才的引进
  档案现代化建设必须依托于先进的计算机网络技术以及先进的管理方式,这就需要大量的复合型人才,既精通计算机技术,又需掌握档案管理业务,并且还得具备语言等各类专业知识。吸引和留住优秀人才需要档案管理部门制定相应的措施,提高待遇水平,做好后勤保证,为工作人员提供良好的工作环境。
  (三)档案信息网络与互联网络连接中存在的实际问题
  档案信息网络中的信息在进入互联网的过程中存在着许多实际问题,例如,电子档案信息的保密性、可靠性等如何保证,电子档案信息应如何收费等。为了解决这些问题,需要相关部门制定和完善相关政策以及法律法规,正确引导和支持档案信息化的建设。
  (四)提高档案数字化水平
  就目前而言,我国的档案存在大量的纸质档案,而将这些纸质档案转化为电子信息资源,使之符合信息化网络环境的要求,还需要做大量的工作。笔者认为,现阶段我国应加快档案目录的数字化,在档案目录数据库的基础上逐步完善纸质档案信息的数字化。
  综上所述,档案信息化建设是一项艰巨、庞大而又紧迫的任务,需要所有档案部门和其他部门的积极配合与参与,广大的档案工作者应当深刻认识档案信息化建设的重要性,深入开发和利用档案信息资源,抓住机遇,迎接挑战,充分利用网络资源,进一步改善档案信息服务,使档案信息资源走向大众,加快推进档案信息化建设。
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