简述集团型企业集中管控模式下的档案管理系统
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作者: 王雅茜
摘 要：集团型的企业集中档案管理和单个企业相比较，拥有着丰富的内容，繁重的档案管理任务。因为集团型的企业分为许多子公司，所以会显示出不均衡的业务水平，以及跨地域分散性的特点。所以，集团型的企业集中档案管理具备着巨大的挑战。本文就集团型企业集中管控模式下的档案管理系统为基本点，进行详细的分析。
关键词：集团企业；集中管控；档案管理系统
中图分类号：TP399
1 集团型企业的档案管理方面所存在的不足
1.1 运维与管理需求
建设档案的信息化，是完善和持续渐进的流程，集团企业的档案管理系统是要进行统一规划建设的，一定要提出不同的需求、问题和意见。此外，人员流动、机构重组以及岗位调换等问题，会造成档案的人员会频繁调岗或者一人身兼数职，在运维工作以及管理档案信息方面带来较大的压力。
1.2 分析档案系统的部署模式
对档案系统进行子公司的分散管理，不能够将集团型档案的统一领导和集中管控实现，对企业档案中的整体优势不能够有效发挥，对利用和开发方案信息资源有所制约。
1.3 利用和共享需求较为困难
在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。
2 档案管理系统中的建设目标
在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下几个方面：
（1）对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。
（2）对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。
（3）业务系统和档案系统的有效衔接要相应实现，在线接收财务系统、ERP、OA等系统。
档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理，总体的系统功能架构图如下：
2.1内容管理平台
（1）基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。
（2）公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。
2.2、业务模块
（1）业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对Web服务和AJAX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。
（2）客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息发布、文档协作以及交流讨论等功能。
2.3 归档接口
（1）基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。
（2）在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是通用的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的，XML、SOAP能够将消息格式统一。
3 档案管理系统在集中管控模式下的网络架构
集团型的企业进行档案信息管理的过程中，要将技术性手段放在首位，使用这样的方式才能够将分级管理、集中管控的管理模式成立。需要在集团的内部对档案管理平台统一建立，将流程、类别、视图、制度以及规范等统一形式的管控实现。个性化的定置需要在子公司中进行，为公司的不同档案管理需求给予一定的满足。
集中管控的情况下，分布式的存储架构要在档案资源中使用，可以将单纯的存储设备问题解决，对总部和企业之间受到的网络条件限制有效规避。档案管理平台若实现统一形式，能够将集团型企业的共享档案资源平台实现，在一定的程度上，这种安全性质的管理模式，能够让每一个子公司之间进行共享档案资源的过程中得到满足。
4 总结
根据以上的论述，想要将集团型档案管理系统建立健全，一定要对档案资源的价值和定位、基础物理设施以及档案管理模式多方面考虑，将分级的档案管理充分实现。要力求将业务较复杂、分布广泛的地域以及子公司较多的整体档案管理建设顺畅进行。
参考文献：
[1]李春艳.集团型企业集中管控模式下的档案管理系统研究[J].北京档案，2013（01）.
[2]顾慧达.集团型钢铁企业集中营销管理系统的设计与实现[J].冶金自动化，2013（03）.
[3]俞惠倩.集团型企业基于信息化的管控模式研究[J].北京林业大学，2011（05）.
作者简介：王雅茜，天津市化工设计院工程师，专业档案管理系统的开发及应用。
作者单位：天津市化工设计院，添加 300193
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