疾病预防控制档案数字化建设中若干问题的研究

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　　摘要：随着科学发展和技术的进步，数字化档案管理已日渐成熟，实行档案数字化，提高档案信息化、标准化、规范化水平在疾病预防控制日常工作和公共卫生突发事件处置中作用日益重要。为适应新形势下疾病预防控制事业发展的需要，加快疾控信息化进程，已成为疾病预防控制机构现代化建设一项重要的任务。疾控档案信息化是疾病预防控制档案管理的必然趋势，本文就从该问题出发，探讨和论述了关于疾病预防控制档案数字化建设过程中出现的一系列问题，并提出了相关的建议，以供大家交流和参考。
　　关键词：疾病预防控制；档案管理；数字化；研究
　　中图分类号：TP273 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 12-0000-02
　　Some Issues Study on Disease Prevention and Control Files Digitalization Building
　　Shi Rongrong
　　(Shaoxing CDC,Shaoxing312071,China)
　　Abstract:With the advances in science and technology,digital records management has become more mature,the implementation of digital files to improve file information,standardized level of disease prevention and control in their daily work and public health emergencies increasingly important role in the disposal.To meet the new situation,the cause of disease prevention and control needs of the development of information technology to speed up the process of disease control,disease prevention and control has become an important task of modernization.Disease control file information is the disease prevention and control of the inevitable trend of records management,this paper,starting from the problem,discussed and discussed about disease prevention and control of digital files in the process of building a series of problems arise,and put forward relevant proposals for to share and reference.
　　Keywords:Disease prevention and control;File management;Digitalization;Research
　　疾病预防控制档案的管理是一个系统的过程，做好疾病预防控制档案的管理工作对于公共卫生部门来说具有重要的意义，其中的一个重点就是进行数字化的建设即信息化系统的建设。在当前的疾病预防控制档案建设过程中，公共卫生部门已经开始注重信息化、数字化的建设，但是还不够完善和系统，在进行数字化建设的过程中依然面临着这样或者那样的问题。本文将结合在疾病预防控制档案管理过程中的相关问题进行有效的分析和总结，进而对其数字化建设的问题进行研究。
　　一、当前疾病控制系统信息档案管理现状
　　（一）档案材料以及数据来源的整理问题
　　1.随着疾病预防控制工作的可持续性发展和信息量的高速增长，疾控机构经历了SARS、禽流感、水危机等等重大突发公共卫生事件，同时疾控机构所承担的防病业务工作不断深入和扩展，专业技术服务机构的服务需求和工作要求也日益提高，对疾控档案管理工作提出了更高的要求，但是由于疾病预防控制档案处于动态管理过程，有许多环节需要进一步完善和补充，主要有以下几方面：
　　一是信息内容和来源较多。由于疾病预防控制工作需要上级主管部门、下属各县市区疾控疾控中心、各医疗机构及相关部门甚至整个社会的共同参与，因此信息来源较多，覆盖范围较广，专业性较强。
　　二是信息载体较多。随着办公“无纸化”的发展，疾控工作应用的电脑、传真、扫描机、复印机等也越来越多，电子公文的产生，改变了原有资料保存模式，档案载体多样化。
　　三是信息管理比较局限。由于疾病预防控制工作的专业性强，疾病预防控制业务工作开展中形成的资料由疾控系统封闭管理，也为疾病预防控制档案资源的共来诸多不便。还有目前疾病预防控制档案管理人员，大多对计算机技术的运用仅停留在一些简单的应用操作管理阶段，信息化技术运用能力不强，从而不能充分发挥信息化设备应有的功能
　　2.基本材料的采集和整理之后，对其进行数字化的编排和管理是实现有效的数字化的管理的重要步骤。但实际的数字化中，对于如此多而复杂的信息极易出现混乱与错误，如管理人员相关专业知识的缺乏导致的常识性错误等。
　　3.疾控业务信息档案的日益增多和信息载体的多样化，原有的档案、信息管理制度也远远不能适应当前工作的需要。尤其在业务信息收集上缺乏明确的分类和工作要求，在业务信息整理、保存和管理上缺乏必要的流程管理和环节管理，在信息档案资源利用上缺乏现代化的手段。
　　二、疾病预防控制档案数字化建设应注意的相关问题
　　疾病预防控制档案的数字化建设是一项比较系统的工作，同时剖解开来就是一项相对比较繁琐和细致的工作。这就要求相关的管理者必须有效的按照规定的标准和要求进行。在档案的数字化建设过程当中，每一项工作都是整体的一部分，不可或缺的环节，所以开展数字化建设就要从这些细节入手，具体维护和建设好完整的档案数据库。具体而言，在疾病预防控制档案数字化建设的过程中一般要注意以下的几个问题：
　　1.基本数据的整理和建设。整个档案库的数字化建设离不开最基本的、最原始的数据整理和建设，没有完善的数字化整理和编排，那么后续的相关整合与管理就无从谈起。所以，在开展整个档案的数字化建设的过程中必须重视基本数据的维护和整理。
　　2.建设疾病预防控制档案信息化复合型人才队伍：首先加强对档案工作信息意识的培养和信息技术应用能力的培训，其中包括计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识及与档案信息化相关的现代管理技术知识等，使档案工作者具有运用疾病预防控制档案信息资源共享和信息技术手段加工处理、传输疾病预防控制信息的能力；其次加强档案工作者预防医学和公共卫生知识的学习，使档案工作者对疾病预防控制档案信息化具有较高的理性认知和敏感性；再次是加强档案现代化管理相关知识和外语的学习，提高疾病预防控制档案工作者信息化管理水平。
　　3.疾病预防控制档案管理的过程中要引进和采用信息化网络系统，通过网络信息化系统进行相应的管理和运作。为疾病预防控制工作的开展和突发公共卫生事件的处置创造更好的条件。
　　4.建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，加强电子文件的收集和积累工作。我们知道，电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，进行保存，并随纸质文件一并移交档案馆，这样既推进了档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
　　5.加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件，显示修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台有所不同，这就给集成到档案的数据库造成一定的困难。所以，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决，印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度做出了规定，规范软件和数据格式，从而确保数据库的准确性和有效性。
　　三、加强疾病预防控制档案数字化建设的有效措施
　　1.在加强档案的数字化建设过程中，一定要提高自身的能力，加强相关的管理和领导，这是做好数字化管理和建设的一个重要前提。我们知道疾病预防控制档案资料的数据大多数是连续积累多年的系统数据。它从各个层面上反映了社会的发展状态，生活模式，自然环境，各种疾病发生及流行态势。因此，从系统科学思想出发去认识疾控档案的重要性有助于提高我们的认识。社会是一个大系统，由许多要素组成疾病的流行与其中的某些要素有重要的关系，研究这些关系及其规律性有助于对疾病的长久可持续控制。从这个角度看，疾病控制档案数据具有原始的唯一性和不可替代性，对档疾控案数据的丢失是不可弥补的。疾病控制档案的有效管理对一个地区的社会发展具有长远的意义和深远的影响。
　　2.针对疾病预防控制业务信息档案的专业特点，明确各部门职责任务，加强对业务信息档案的管理。细化对信息档案的分类和资料的整理范围，制定管理制度和工作要求，加强对疾病预防控制业务资料形成过程环节的监管，强化考核，提高档案质量，与此同时还要加大了对档案工作设施的投入，并利用计算机实行了集中统一管理，保证了文件材料的收集、整理与归档工作的正常运行。
　　3.加强新技术和新手段的引进和投入使用，疾病预防控制的数字化建设需要一个科学的、系统化的管理工具，所以，在进行相关的数字化建设与管理的过程中一定要注意采用和引进先进的有效方式和方法开展工作。从而把数字化的建设工作做的更加系统化、同时实现高效的运作。
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