浅谈对会计信息系统的认识
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作者: 赵 海
[摘要] 会计信息系统是管理信息系统的一个子系统,是专门用于企事业单位处理会计业务。本文从以下几个方面就会计信息系统谈一些自己的认识:会计信息系统的发展,会计信息系统的基本组成,电算化会计信息系统总体结构,电算化会计信息系统中各子系统之间的关系,计算机会计信息系统与手工会计信息系统的异同以及电算化会计信息系统的意义。
[关键词] 发展 基本组成 异同 意义
一、前言
《会计信息系统》是职业中等专业学校电算会计专业的主要课程,会计信息系统是管理信息系统的一个子系统,是专门用于企事业单位处理会计业务。收集、存储、传输和加工各种会计数据;输出会计信息,并将其反馈给各有关部门,为企业的经营活动和决策活动提供帮助;为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。
从数据处理的角度看,会计的各项活动都体现为对信息的某种作用,构成一个有秩序的数据处理和信息生成的过程,这一过程可以分为若干部分,每一部分都有各自的处理任务,所有部分相互联系、相互配合,服从于一个统一的目标,形成一个会计活动的有机整体――会计信息系统。目前人们把基于计算机的会计信息系统称为“计算机会计信息系统”或者简称为“会计信息系统”、“会计电算化”。本文在对会计信息系统的主要特点进行分析的基础上,根据自己多年从事《会计信息系统》教学的体会,谈一些自己的认识。以帮助学生更好的掌握这门课程。
二、会计信息系统的发展及其重要性
从数据处理技术上看,会计信息系统的发展可以分为三个阶段:手工会计信息系统阶段、机械会计信息系统阶段和会计电算化阶段。手工会计信息系统阶段是指财会人员以纸、笔、算盘等为工具,实现对会计数据的记录、计算、分类、汇总,并编制会计报表。机械会计信息系统阶段,财会人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分类、汇总和编表工作。会计电算化阶段采用计算机进行会计信息处理后,会计数据的主要处理过程全部由计算机系统自动完成,如数据检验、分类、记账、算账、编制会计报表等,并能准确、高效地完成任务。
会计电算化的发展又经历了会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化三个阶段。会计核算电算化主要包括:设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计管理电算化主要包括:进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制、开展会计分析。会计决策电算化是会计电算化的最高阶段,在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果,对产品销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策,并输出决策结果。
企业财务信息的真实性、准确性管理已经成了突出的问题。因此,大力推进财经专业的会计信息管理电算化进程,已经成为了当务之急。
三、会计信息系统的基本组成
1.会计信息系统的基本要素
会计电算化信息系统是一个“人――机”结合的系统,由计算机硬件、软件、人员和会计规范等基本要素组成。
计算机的硬件是指计算机系统的所有物理部件,包括:主机及外部设备。对于电算化网络系统还应包括:网络服务器、工作站、网卡和电缆线等。
计算机软件是指系统软件和应用软件。
人员是指会计电算化信息系统的使用人员和管理人员。包括:会计主管、开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案保管人员等。
会计规范是指保证会计电算化信息系统正常运行的各种制度和控制程序。
2.电算化会计信息系统总体结构
会计电算化信息系统通常由账务处理系统、往来核算系统、工资核算系统、固定资产核算系统、存货核算系统、成本核算系统、销售核算系统、报表汇总系统、财务分析系统等子系统组成,每个子系统各自处理特定部分的会计信息,同时各子系统间又通过信息传递和核对相互作用、相互依赖,形成一个完整的会计信息系统。账务处理系统是核算系统的核心与基础,主要包括凭证数据输入、凭证登账、转账、结账等工作。往来核算系统主要用来核算企业单位发生的应收、应付款项及其归还情况。工资核算系统主要是正确计算每个职工的工资,计提职工福利费,并正确地将工资费用进行分类汇总,以便计入到有关产成品成本中去。固定资产核算系统是完成固定资产的卡片管理、增减变动管理、折旧的计提以及自动转账等。存货核算系统是完成材料、包装物、低值易耗品等的收、发、存和材料采购成本明细分类核算。成本核算系统是正确核算各项费用的支出和产成品成本的计算。销售核算系统是负责产成品入库、发出和结存的核算,以及营业收入、应交税金、利润、营业外收入、营业外支出和利润分配等核算。报表汇总系统是完成系统内的各种内外部会计报表的打印输出。财务分析系统是将会计信息系统产生的数据通过各种指标的方式表达出来,更加全面清楚地反映企业单位的有关财务状况、盈利能力与营运能力等。
四、电算化会计信息系统与手工会计处理系统的异同
1.电算化会计信息系统与手工会计处理系统的共同点
制订会计准则的目的和依据相同;系统目标基本相同。两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益;遵守相同的会计规范及各项政策制度;遵守相同的会计理论和会计方法。会计核算的基本前提相同。采用的记账方法相同。记账使用的文字相同。记账本位币相同、编制会计报表的基本要求相同;信息系统的基本功能相同。两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表。任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。
2.电算化会计信息系统与手工会计处理系统的不同点
运算工具不同;信息载体不同;会计职能和方法都发生了变化;内部控制制度和控制方法不同,内部控制程序化;会计档案的保管形式不同,会计数据代码化、数据存储隐形化;系统运行环境要求不同;系统初始化设置工作有差异;数据的收集或输入存在差异;会计数据处理程序上存在差异;账簿功用、格式以及簿记规则上有所差异;会计数据信息输出以及会计报表编制形式上存在明显差异。
纵观上述种种区别,集于一点,就是计算机的应用对传统的会计方法、会计理论都将发生巨大的影响,从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进着会计工作的规范化、标准化、通用化和现代化。
五、结束语
用电算化会计信息系统取代手工会计信息系统有以下现实意义:
可以减轻财务人员的工作强度,节省人员,提高会计信息处理的准确性,提高工作效率;促进会计工作规范化,改进会计工作,提高会计工作质量;加快信息流速,提高会计数据的时效性,支持快速合理的决策,促进经营管理,有利于企业的现代化管理;促进会计工作职能的转变,提高会计人员的素质;有利于推进会计管理制度的改革,促进会计学科理论的深入研究,促进会计学科的发展。
参考文献:
[1]吴敏.电算化会计信息系统与手工会计信息系统的比较分析.湖北教育学院学报,2003,(5).
[2]薛祖云.会计信息系统.厦门:厦门大学出版社.
[3]吴扬俊.会计信息系统教程,2002,(1).
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