基层档案室建设工作中存在的问题与对策

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　　摘 要 本文论述了当前基层档案室建设工作中存在的问题，提出了加强档案室建设工作的对策。
　　关键词 档案室建设 工作 问题与对策
　　中图分类号：G271 文献标识码：A
　　基层档案室建设是档案工作的基础性工作，是保证各级国家档案馆接收进馆档案质量的重要环节。随着国家对档案工作的重视，各级档案行政管理部门积极贯彻落实《档案法》，并依照《机关档案工作业务建设规范》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《照片档案管理规范》以及国家档案局8号令的要求，严格进行检查，档案室建设取得了明显成效，步入了规范化、制度化、标准化、法制化轨道。但是，由于一些单位和部门还存在对档案工作不够重视、档案意识淡薄、档案管理人员业务不熟等不容忽视的问题，如果不能很好地加以解决，将影响当前档案工作水平的整体提升。
　　1档案室建设工作中存在的问题
　　近年来，通过对基层档案室的检查，发现许多档案室普遍存在以下的问题：一是档案管理人员不到位兼职现象严重；二是归档文件资料收集不齐全、不完整；三是部分档案资料不归档或不按时归档；四是案卷质量、内容填写不规范；五是硬件不到位；六是档案数字化工作滞后等。
　　1.1基层档案室档案管理人员兼职现象严重
　　由于没有专职档案管理人员，档案收集整理时间不能保证，使部分档案资料遗失。并且人员调动频繁造成业务不熟，档案整理质量不高。
　　1.2归档文件材料收集不齐全、不完整
　　在每次检查中，被检查的档案室不同程度存在档案资料收集不齐全的问题。主要表现在三个方面：一是注重红头文件的收集整理，而忽略了专门档案（如：财务、基建、设备等科技档案，声像、荣誉等实物档案）的收集。存在不归档现象，使这些资料仍存放在个别部门和个人手中管理，未列入收集范围等。二是忽略正式文件以外的资料的收集。如会议记录、统计年报、审批表、业务报表等资料的归档整理。三是注重本单位文件的收集，忽略了上级、本级和下级单位文件的收集。即上级领导和业务主管部门印发的下行文、本级的平行文及下属单位报送的上行文（计划、总结、年报等）。
　　1.3档案室存在不归档或不按期归档的违法行为，甚至有个别单位档案室名存实亡
　　根据档案有关法律法规的规定，每一年的文书档案一般应于次年六月底前归档完毕，会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，在本部门保管一年后向机关档案部门移交，科技档案中的基建档案、科研项目档案，由项目负责人在竣工验收、成果鉴定一个月立卷完毕，向机关档案部门移交，声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内整理完毕归档。有的单位不认真执行档案整理的规定，造成大量有价值的档案遗失。
　　1.4案卷整理不符合要求
　　（1）文件材料不齐全。在归档的文件材料中，有的文件只有定稿没有原稿，没有文件处理签；在永久卷中有批复没有请示等等。
　　（2）装订时文件排列顺序不对。有的单位装订文件排列顺序放错，装订时文件顺序遵循的原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或被转发文件在后；收文处理阅办签在前，正式文件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
　　（3）档案应归档年度不清楚。不同保管期限的文件，不要放在一起；跨年度的工作文件归入工作开始的年度，工作结束的文件材料插入开始年度；法规性文件归入公布和批准年度；不同年度的文件应按不同的年度立卷归档。
　　（4）案卷文件目录或归档文件目录有问题，经常出现目录项目不完整现象。有的目录没说明或说明不请、目录项填写不规范、有责任者的未填写、文号不规范、题名书写不正确、日期不规范等，这样不便于查询利用。
　　1.5硬件不到位
　　首先，少数单位无档案专门用房。由于办公用房紧张等诸多原因，一些单位无档案专门用房，不符合档案安全保管的要求。其次库房面积不足。随着近年来档案数量的不断增加，许多单位已面临库容饱和、无处存档的局面。第三，库房有堆放杂物现象。由于用房紧张和管理不到位等原因，有个别单位的档案库房存在放置寝具、杂物等现象。第四，档案柜架陈旧杂乱。检查中发现有个别单位由于经费紧张等原因，没有及时更换、淘汰严重变形、不符合安全保管要求的档案柜架，形成了不同材质、不同颜色、不同规格柜架混合使用、杂乱不堪的局面。有的单位档案盒未使用无酸档案盒等，这些都不利于档案的长久保存。
　　1.6档案数字化建设滞后
　　个别档案室档案数字化建设落后甚至就没有进行，档案室新整理档案目录还存在手写目录等。
　　2解决当前档案室建设工作中存在问题的对策
　　档案室建设是档案工作的基础性工作，要继续贯彻执行《档案法》等法律法规，加强对档案室建设工作的领导，解决好档案室立卷归档工作中所需的人员、时间、经费等问题，只有这样才能完成年度各种文件材料的立卷归档整理任务。
　　2.1切实加强领导，提高档案法制意识
　　档案室建设是档案工作的基础，同时也是机关工作的重要组成部分，涉及机关内各个部门和各个方面，任务重，要求高，难度大。因此，主管档案工作的领导要结合档案室建设工作，组织本单位有关人员认真学习、宣传、贯彻档案法规条例，进一步提高档案法制意识，切实加强对档案室及文件材料整理归档工作的领导，特别是要切实解决好归档中文件材料收集难和所需人员、时间、经费等问题，按时保质保量地完成任务。
　　2.2健全制度，落实档案室建设工作责任制
　　一是建立健全立卷归档制度，明确各门类档案的归档范围、归档时间、归档要求；二是将档案室建设工作纳入本单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位责任制中，明确自己的权利和义务，在布置、检查、总结、验收各项工作的时，使档案工作与其同步。 　　2.3制定本单位各门类档案的归档范围和保管期限表，确保归档范围，依法按期归档
　　在当前改革开放、经济建设、各项工作中形成了大量的文件材料，这些文件材料记述和反映了机关工作历史真实面貌，对今后的各项工作具有重要的参考价值和凭证作用。因此，我们要严格按照《档案法》、《档案管理条例》等规定，特别是要按照国家档案局8号令的要求，制定本单位的文件材料归档范围和保管期限表，提交审核把关后执行，将确保本机关形成的所有文件材料收集齐全完整，文书档案、会计档案及其它专业档案、科技档案、声像档案的立卷归档工作能得到同时发展，同步进行。
　　2.4以档案工作规范化管理认证为抓手，狠抓基层档案室的立卷归档整理工作
　　当前，要充分利用《机关档案工作规范化管理认证办法》和《机关档案工作规范化管理认证标准》，积极开展档案室规范化管理认证工作，这是加强档案管理，推动档案健康持续发展，提高档案管理水平，实行档案依法行政的重要措施。在档案室建设工作中与规范化认证工作结合起来，以规范化认证为抓手，狠抓档案室的建设工作。
　　2.5提高档案人员的素质，促进档案室建设工作再上一个新台阶
　　随着社会的发展，科技技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，提高档案人员的素质，是推动档案事业的关键。一是要加强档案管理人员专业化，实现档案工作有人管事有人问事，做到档案时时有人管，档案事事有人问。二是加强对档案管理人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效。使档案管理人员尽快掌握档案立卷归档工作流程，促进机关档案工作效率的提高。三是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档内容。作为档案管理人员要注重平时档案收集工作，了解有关各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。四是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。
　　总之，加强档案室的建设工作，将直接关系到维护本单位的历史真实面貌，直接影响为本单位工作服务的水平，直接影响进馆档案的质量。要适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导服务，为中心工作服务，为基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务。
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