现代水行政执法文书档案的管理措施分析

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　　摘要：水行政执法监管人员实践中逐步形成的执法档案有着一定的保存价值。执法档案中被统一保管的文字、图片、图表、录像以及录音等多形式的文件资料，按照归档制度作为真实的历史记录，这些资料反映的是水行政执法实践的成果，记录了实践活动時的真实情况，不仅可以作为一般文书具有查找利用的职能，还是行政法律诉讼时依据的法律性文件。在实际情况中。水行政执法的档案存管存在一定的缺陷，而如何解决这些缺陷是本文写作的主要讨论内容。
　　关键词：水行政执法；档案管理；问题和对策
　　一、当今水行政执法档案管理存在的漏洞及其缘由
　　1.案卷不集中，归档不及时
　　水政执法档案的文书档案性能和法律凭证性能，决定着执法档案的重要性，完整的执法档案是提高水行政执法的工作效率和工作质量的必要条件。而现实情况是水政执法档案管理散落，资料不齐全。导致这一问题的原因在于职权交叉，水政执法档案管理所涉及的业务部门多，各司其职，自行立卷归档，并未融会贯通，甚至是有些直接融入业务工作中，暂未形成专门的水政执法档案。水政执法横向指导，纵向监察职责不分明。
　　2.案卷材料缺失、不规范，乱码排列
　　据抽查已办水政执法案卷的结果发现，水政执法案卷存在着“不及时，不完整，不规范，无专人”的问题，执法过程和档案管理之间存在着严重的脱节。同时，档案存放排列是出现严重乱排序现象，并未按档案属性或是单独排列或是两者相结合的方法进行排列，为以后得查找利用增添许多无用功，更甚者有些案卷显示资料不齐全，证据材料缺失等问题，容易给作为法律凭证的性能造成隐患。而造成这些的原因主要症状在于管理人员素质良莠不齐，缺乏水政执法档案管理的规范化文件。
　　3.案卷材料填写不规范，问题颇多
　　在翻阅水政执法案卷时，不难发现执法文字敷衍潦草，随意涂改，用圆珠笔随意填写。除此之外，还会发现原本是应领导或是案卷承办人签字，却被机打的文字取代；案件送达回证中时却没有回证当事人便宜；询问记录里未备录“记录属实”四个字样；行政处罚通知单上被告人签字的时间早于案发时间等等。造成这一系列的主要原因在于执法人员的业务素质低下，案卷知识缺乏，不清楚案卷材料因作为法律文书凭证，不能随意修改或者填充。
　　二、水行政执法档案管理的策略
　　1.梳理管理机制，实现档案集中化、系统化管理
　　水政执法档案管理现状中，最根本的原因在于各水政业务部门职权混淆，纵向职权划分不明，建档、归档混乱。所以，建立清晰明朗的水行政执法档案管理机制，设立监督小组，实现有序的档案集中，解决以往档案管理中归档不及时，证据资料缺失的现象。另外，针对案卷排列不规范，仅凭着档案整理人员的工作经验和一般文书摆放知识随意存档这一问题，水务系统必须发放统一的水务行政执法文书样本，严格按照要求统一格式将资料归为档案，缺一不可，并严格有序的排列摆放。
　　2.增强水政执法人员的业务素质和基层管理人员的档案意识
　　定期定时地给水政执法人员进行业务培训，不仅是从执法人员自身出发，这也是水政执法工作的必然要求。水政执法人员工作专业知识的缺乏，业务不熟悉，导致执法水平较低。在实际案例中，因执法人员的失误，比如，水行政处罚文书与缴款文书的主体不一致，询问笔录未写有“以上情况属实”字样，这表示询问笔录并非和违法当事人所述一致，在法律方面不能成为直接有效的证据，授权委托书制度不规范等等，致使案件变成铁案的情况是存在的。由此可见，执法人员的业务培训是必要的，能规范执法人员的执法程序，提高水政执法人员的执法水平。
　　水行政执法档案的法律凭证性能，决定着基层管理人员不能把执法档案当做一般的文书看待。培养基层档案管理人员的档案意识，利用统一的水行政档案管理机制制约编卷、归档的员工，摈弃自己以往的工作惯性，根据执法档案资料的潜在联系，有逻辑地反映执法活动的历史轨迹，这就意味着，水行政执法档案文书不按常规的文书年度分类，而是采取项目分类。
　　3.促使水行政执法文书档案资料归档管理的标准化
　　《关于印发水行政执法文书档案管理办法》文件中提及到管理水行政执法档案资料的相关规定，要求严格确认立卷归档的资料的真实性、无误性、全面性。首先认真搜集、整理、编辑水行政执法档案资料，其次，目别汇分归档，最后，执法资料都有着统一格式、统一标准。
　　4.培养和提升水行政档案文书管理人员的职业素养和业务技能
　　档案文书管理人员的选择，遵循以下几方面，第一，要挑选政治素养好，熟悉档案管理工作的人员；第二，选择有一定法律基础的，能熟知水政法律法规的人员；第三，选择责任心强，热爱水行政执法工作的文书管理人员。除此之外，管理文员的培训不能落下，随着水行政执法工作的不断成熟和档案管理技术的进步，档案管理人员要与时俱进，在掌握水政法律法规、执法程序和档案管理的相关知识的基础上，学会利用电脑技术实现电子文件档案管理。在面对不断地工作挑战时，不断充实自己，完善工作技能，更好地适应新时代新时期的水行政执法档案管理工作。
　　5.建立“问责制度”和“档案调用管理制度”
　　在实际执法档案工作中，存在个别执法工作人员档案意识欠缺，仅注重实体，认为查清违法事实，追究违法当事人的责任就一了了之，不关注问题材料的形成和累积，而水政执法档案恰恰记录的是水政执法人员依法管水的详细过程，是执法人员依法行政的强有力依据。所以，档案管理人员在负责整理档案资料、证据时，针对那些证据缺失、询问记录中没有“以上情况属实”的字样等问题案卷，交由监督小组，问责水行政执法人员执法程序不当。同时，违法案件经办人在抽调案件案卷档案时，需配备一名专门负责次案件的档案管理人员，并且在专门的场地保管档案资料，做到“专人、专室”。
　　三、结束语
　　水行政执法档案资料规范化管理是评判水行政执法水平高低的一个重要依据。现行的水行政执法档案管理运行中存在着上述提及的问题，对公正、公平的执法工作或多或少的产生了一些影响，规范水行政执法档案资料管理是实现依法行政、依法治水、依法管水的重要前提，亦是重大保障。完善水行政执法档案管理工作，让水资源可持续使用保驾护航。
　　参考文献
　　[1]刘丽红.论水政执法档案管理中存在的问题和对策[J].档案天地2014，（7）：50-51.
　　[2]王金兰.现代水行政执法文书档案管理研究[J].黑龙江水利，2014，（11）：6-7.
　　（作者单位：云南省香格里拉市水务局）
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