新形势下医院数码照片档案收集工作探讨

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　　[摘要] 照片档案是医院档案的重要组成部分，该文通过分析新形势下医院数码照片形成的规律、特点以及数码照片档案收集的现状，提出现阶段应该从积极探索制定适合医院特点的数码照片档案归档制度，提高全体员工数码照片档案归档重要性的认识，加强各个层面人员的业务培训，抓住重点人和重点部门4个方面入手，做好数码照片档案的收集工作，服务于医院的医疗、教育、科研、预防和文化建设。
　　[关键词] 医院;数码照片;档案;收集
　　[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）02（c）-0083-02
　　 由于照片的直观性和形象性，比文字档案更具有说服力和感染力，使得照片档案成为了医院档案工作的重要组成部分，真实记录了一个医院在医疗、教学、科研、预防和行政管理工作中的活动，与文书档案相辅相成，成为记载医院历史、见证医院发展的窗口。随着科技的快速发展，数码相机和智能手机逐渐成为人们的日常生活用品，照片的来源愈发广泛，照片档案的载体也从之前的相纸、底片，转变为电子文件，给数码照片档案的收集工作带来了巨大的挑战，要求档案工作者适应新形势，顺应新思维，寻求照片档案收集、整理、利用的新方法。照片档案的收集是开启照片档案管理的第一步[1]。
　　1  新形势下数码照片形成的特点
　　1.1  拍摄器材高度普及
　　 随着科学技术的发展和人民生活水平的日益提高，数码照相机早已不是奢侈品，越来越多地走进人们的日常生活，智能手机也不仅仅局限于打电话、发短信，尤其是手机的拍照功能，更是日新月异，升级换代非常快。很多手机已经具备了专业相机的功能，像素越来越高，自动对焦、背景弱化、光学防抖等功能一应俱全[1]。拍摄的影像质量越来越高，某些高端智能手机的拍照功能完全可以和照相机媲美。数码照相机低廉的成本和智能手机具有的操作简便、反应快捷以及可以随时随地拍摄的优点，使得它们在人们的日常生活中得到了广泛的应用。
　　1.2  人人都是记录者
　　 在胶片照相机时代，照片的拍摄工作主要由医院的某个部门或指定人员完成。由于购买照相机、胶卷、冲印等需要大量费用，参与的人员少，照片产出的成本高，数量少，照片的收集工作相对简单。但是随着数码照相机的普及和智能手机拍照功能的完善，每个科室都配备了照相机，每个人都拥有手机，拍摄者已经从单一的某个部门、某个人，发展到人人都是摄影者，人人都是事件的记录者、发布者。照片收集的范围由原来的点对点，扩大到点对面。同样一个发生在医院内部的活动，拍摄记录者由一个事先指定的行政部门的工作人员，变成了新闻媒体、主办科室以及每一个参加活动的手机持有者，拍摄群体的范围及照片的数量变得纷繁复杂。整个医院需要归档的照片来源变得极为广泛，数量变得极为庞大，质量上则是参差不齐。
　　2  数码照片档案收集工作现状
　　2.1  数码照片档案的归档意识普遍比较淡薄
　　 经过多年的宣传和普及《中华人民共和国档案法》及相关业务知识，医院各个部门的兼职档案员对于工作中形成的文件材料要及时归档的意识已经有了很大程度的提高，但是对于数码照片这种新型的档案形式，认识上还存在一些不足，很多人只把拍摄的照片存在科室的电脑里，作为年终绩效考核的台账资料，汇报工作的依据，并没有及时移交档案室进行规范化的整理，一旦出现人员调动或电脑故障等情况，很容易造成照片信息的丢失和损毁。另一方面，如前所述，数码照片具有人人都是照片的拍摄者、发布者的特性，医院其他员工手中形成的、需要归档的照片档案的收集则存在一定的困难。①有些人的归档意识淡薄，没有意识到拍摄的这些照片对记录医院发展、展现历史风貌发挥的巨大作用;②法制意识淡薄，认为这是个人作品，应该归自己所有，没有义务移交给医院档案室归档;③认为把照片放在自己手里使用起来最方便。
　　2.2  对数码照片档案归档范围的认识过于狭隘
　　 一般情況下，大多数人非常重视收集医院各项重大活动，尤其是上级领导来院视察、检查工作、医院重大外事活动、医院主要领导出席的活动、大型会议和工会文体活动中形成的照片[2]。而对于具有医院行业特点、反映医院医疗、教学、科研、预防工作中形成照片的收集工作重视程度不够，比如医院引进的先进医疗技术、设备，开展的新技术、新疗法，记录疑难杂症的术前、术中、术后对比照片[3]，对口支援老少边穷地区等公益活动，知名专家出诊、带教活动，医院日常工作中的突发事件、普通员工的感人画面，医院具有悠久历史的建筑样貌、传统仪器设备等等。
　　2.3  文字说明不完整不规范，照片质量不高，难以归档再利用
　　 数码照片的拍摄成本低，随意性强，一项活动可以拍摄几十上百张照片。活动结束后，拍摄者往往将照片直接导入电脑，甚至只保存在存储卡或手机里，不做任何整理和说明。日后档案员要求归档时，拍摄者面对海量照片，已经不能回忆出照片所反映事件准确的名称、发生的时间、地点和主要人物的名字[4]。而且在拍摄一些突发事件时，智能手机应用得更加广泛，有可能造成产生的照片格式不对，像素不够，质量不高等情况。此外，档案部门收集照片时，只注重对照片本身的收集，没有把包含事由、事件、地点、人物、背景、摄影者等要素的文字说明一并归档，也是造成照片档案收集不齐全、不完整、不规范的一个普遍现象。这些缺陷都给后期的归档著录工作带来很大困难，无法达到开发再利用的目的。
　　2.4  数码照片的安全性未得到足够重视
　　 相比于传统的纸质照片，数码照片存储的介质发生了根本性的变化。各种各样的存储设备和电脑的安全状况，直接影响着数码照片的安全。电脑病毒的入侵、存储设备的故障、拍摄者的误操作或拍摄者岗位的轮换、电脑的升级换代，都对数码照片的安全性造成了极大的威胁，极有可能造成数码照片信息的损坏和丢失[4]。另外，大量图片处理软件的应用，对图片的添加、合成、挖补等修改，影响了照片的原始性。数码照片没有固定的物理位置，微信、QQ等传输方式的应用，也极易导致照片数据的丢失、损毁，甚至真假难辨，破坏了档案的真实性。 　　3  做好数码照片档案收集工作的对策
　　3.1  积极探索制定适合医院特点的数码照片档案归档制度
　　 尽管各级政府、上级业务主管部门制定了一些针对电子文件、照片档案管理的规范、标准和制度，但是这些规章制度往往滞后于迅速发展的形势，针对性也不强。因此就要求档案工作者紧密结合医院特点，制定出符合医院实际需求，具体的、可操作性很强的制度规范，并且及时更新，及时完善。制度应该详细规定收集照片的范围、格式和文字说明内容，避免因照片的大小、像素、主题不详等问题造成的照片不可再利用，使照片提供者有章可循。此外，还要将照片档案的归档工作明确纳入目标管理责任制中，明确各岗位职责，纳入绩效考核，与个人、科室、部门经济利益挂钩，通过财务报销等手段，确保相关人员及时、完整、准确地向档案部门移交照片。
　　3.2  提高全体员工数码照片档案归档重要性的认识
　　 如前所述，信息化时代，人人都是信息的产生者和发布者。因此，档案部门也要开拓思路，不能像以往一样，仅仅局限于在各科室、各部门兼职档案员中开展档案工作，而是要通过举办档案展览、编辑出版照片画册等多种形式，使全体员工了解照片档案的作用和价值[5]。在全体员工中宣传档案工作的重要性，树立档案意识，培训档案知识。树立统一保管的意识，防止因为照片存放杂乱导致信息丢失现象的出现。不断拓宽宣传的渠道和方式，加大宣传力度，提高医院全体员工收集、上交照片档案的积极性。
　　3.3  加强各个层面人员的业务培训
　　 首先是提高摄影者的拍摄水平。要求拍摄者能够尽可能全面地捕捉信息，从不同角度、不同侧面反映整个事件的主要过程和全貌，提高照片的记录价值;还要求对拍摄者的摄影技术进行培训，比如照片的色彩、构图、清晰度，如何设置适合的光圈、快门速度等等，力求做到主题突出、影像清晰、构图合理、画面完整。其次由于数码照片档案与传统纸质档案收集、归档要求有很大差异，拍摄者又大多不是各个部门的兼职档案员，因此还要对医院全体员工进行有关数码照片档案知识的培训，让他们知晓归档照片对文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，为后期整理提供便利。
　　3.4  抓住重点人、重点部门，积极开展收集工作
　　 既要普遍撒网，又要重点捕捞。照片档案收集的质量和数量，对照片档案管理工作有着十分显著的影响，数码照片尤其如此。对于突发事件、感人画面等照片的收集，档案员“耳朵要长”，信息要灵，对医院发生的重大事件和突发事件要保持高度的敏感度。而对于医院的党政办公室、宣传中心等产生大量照片的重点部门、重点人，更要紧抓不放[5]。这些部门往往配备的照相设备更加先进，人员的摄影专业水平更高，掌握醫院重大活动的信息更多，产生的照片数量更大，质量更高，收集价值更高。档案员对他们要积极主动地开展工作，从前期的宣传、培训，到后期的收集、整理、著录，都要紧密联系，随时指导，重点帮助。
　　 综上所述，照片档案在医院医疗、教学、科研、预防以及行政管理工作中，在展现医院发展历程、加强医院文化建设、激发员工工作热情、提高员工凝聚力、增强医院竞争力中发挥着重要作用，已成为医院档案工作的重要组成部分。信息时代产生的数码照片档案是档案工作者面临的新课题，要充分认识开展好这项工作的重要性，积极应对新事物带给我们的挑战，做好收集工作，为更好地开展数码照片档案管理工作打下坚实的基础。
　　[参考文献]
　　[1]  程贵宝.关于医院照片档案初期收集问题研究[J].山东档案，2017（1）：43-45.
　　[2]  但军，王敏.医院照片档案拍摄中应注意的问题[J].兰台世界，2007（7）：18.
　　[3]  秦雯，张泽国.照片档案在医疗机构的应用价值研究[J].黑龙江档案，2018（3）：78.
　　[4]  韩伟.数码新闻照片档案管理中存在的问题及对策分析[J].北京档案，2014（1）：30-32.
　　[5]  麻丽.浅议如何加强照片档案的收集工作[J].中国管理信息化，2016，19（7）：215-216.
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