大数据时代档案管理的共建与共享

作者:未知

  摘 要:在当今科技飞速发展的时代,互联网和云计算等技术已应用到各大领域中,传统的档案管理技术已经跟不上时代的脚步,国家要发展就必须结合实际情况不断地探究、创新,将科技技术融入传统的档案管理模式中,从而形成了新的档案管理模式即大数据时代档案管理模式。本文主要通过对传统大数据时代档案管理做出分析,结合实际情况从大数据的概念与特点、传统管理档案存在的不足、改善传统管理档案的方法以及大数据时代档案管理的共建与共享的必然性等方面提出了建议,希望为我国的档案管理技术的改进提供帮助。
  关键词:大数据时代;档案管理;科技
  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:2096-5079 (2019) 06-0-02
  目前,计算机技术、互联网、云计算等科技技术的飞速发展标志着大数据时代的来临,从而为各行各业带来了发展的机会,而对于企业或国家来说档案资料是至关重要的,就企业方面而言:随着企业的不断发展及扩大,人员、合作伙伴、企业项目不断增多,导致企业的档案资料不断增加,而传统的档案管理方法存在易丢失、易更改、难储存、查阅烦琐等问题,因此在大数据时代的背景下,企业想要适应社会发展,就必须顺应历史发展潮流,冲破传统的思想观念,制定新型的档案管理方法。
  一、大数据的基本概念以及大数据的特点
  想要实现国家更好发展,创建大数据时代下的档案管理共建与共享,就必须了解大数据的概念以及大数据的特点。
  (一)大数据的基本概念
  随着科学技术的发展,当前越来越多的人喜欢通过各种APP在网上购物,例如京东、淘宝、天猫等应用软件,而这些应用软件每天要面对几万、几十万、几百万甚至更多的信息,每个人的信息包括图片、数字、语音等都要储存,软件会将收集来的信息自动更换成为数字代码,形成计算机语言,而“大数据”就是以多元形式,从许多来源搜集而来的庞大的数据组。
  (二)大数据的特点
  大数据特点共分为四个层面:第一数据体量巨大;第二数据类型繁多,如网路日志、视频、图片、地理位置信息等;第三价值密度低;第四处理速度快。简而言之,从各种各样类型的数据中,快速获得有价值的信息,是大数据技术的最大优势。
  二、大数据时代档案管理共建与共享的意义
  随着我国综合国力的提升,我国的国际地位也在不断升高,但在思维方式上较之西方发达国家来说相对落后,从档案资源管理效率方面来说,西方国家在现代化发展过程中从技术性的思维模式中研究出了一种新型的档案资源管理的方法即数字化档案管理,主要是从大数据背景下,根据当前档案管理工作发展的实际情况,运用新技术手段开发和研究新型的档案资源管理方法,建立了统一的档案资源储存标准,加大了档案资源的利用效率,从而实现了档案管理的共建即档案资源的共享。
  档案资源共享是大数据背景下档案管理的一大特点,而若想实现档案信息共享必须在档案信息资源共建的基础上,简而言之,就是在一定区域范围内利用局域网或者互联网技术,将地区的档案信息资源形成一个统一的有机整体,建立大型的区域信息资源数据库,从而实现档案信息资源的全面共享,这一政策的实施不仅顺应当代历史发展的趋势,同时还为我国档案信息资源全市、全省乃至全国范围档案信息资源共享打下了坚实的基础,但从目前来看实现我国档案信息资源的全面共享还需要一定的时间,由于我国是人口第一大国,人均分布不均匀,各地区发展存在着一定的差异,大多数地区数据库建立的方式为孤立或分散式链接,使得我国在全方面健全档案资源信息共享平台政策的实施上有一定的阻碍,为了冲破这一阻碍,实现全国各地区数据库之间的联通,以及各区域档案之间资源的共享,就必须加强专业人才的培养。
  三、传统档案管理存在的不足
  (一)档案信息保存方式严重滞后
  档案管理的工作就是对档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用等,随着国家的快速发展以及大量数据的增加,传统的档案管理方式已经无法满足数据处理的需求,传统档案信息保存方式是采用纸质文件编辑保存,在档案储存过程中,由于档案资源的逐渐增多,需要创建更多的档案储存室来存放档案资料,从而加大了资金的投资,在档案资料移动的过程中,经常会出现意外损坏、文件丢失、档案信息泄露等问题,因此传统档案管理必须改进。
  (二)档案管理工作人员综合能力素质偏低
  档案信息的处理、编辑、整理、封装、分类等都离不开档案管理员的操作,部分工作人员由于专业性不强、操作技术落后、传统思维方式严重,在资料整理中往往会出現编写错误、文件丢失、文件损坏等问题,此外,在后期的资料查询中,由于资料库中文件种类、数量过于繁多,在查询某个资料的时候,要耗费大量的时间来翻阅,严重影响工作人员的工作进度。从而将低了工作效率,此类问题若不解决必然对国家的发展造成重大的影响。
  (三)服务方式过于落后
  传统的档案资料采用是纸质文件,在档案资料的传递过程中受到时间、地区等因素的限制,在相互传递的过程中极易发生档案泄露、档案丢失的现象且不利于保存,纸质文件在遇到特殊情况例如:水灾、火灾等不可抗拒因素,直接造成档案资料的丢失,对国家造成不可挽回的损失。因此改善传统的档案管理方式是我国当前面临的重要任务。
  四、传统档案管理共享与共建改进的措施
  (一)改进管理档案资料保存方式
  在资料管理及保存方面,档案管理工作人员必须充分利用数据库技术,云计算技术、互联网等新型的科技手段,通过新型科技技术的融合,创新出新型的多功能一体化档案管理技术,利用新型的档案管理技术,创建数字化档案目录数据库,将传统的纸质、录音等档案信息转变成现代化电子数据文件,这种现代化的电子数据文件具有操作方便、查询快捷、不受地区与国家的限制,通过互联网技术可进行异地浏览、异地传输、文件加密、云技术备份与保存等功能,从而改变了以往传递形式单一性与局限性,改善了以往档案管理员传统的人工打印、人工合成声像光盘、人工语音录制等传统工作方式,减少了各类资源的浪费,同时也提高了档案信息的安全度,这种统一化的电子数据文件更容易分类、保存、查询、更改从而节省了档案管理员因整理资料、分类信息的时间,操作完成后及时对文件进行编号、保存、分类与归档,从而大大提高了工作人员的工作效率,减轻了档案管理人员的工作量。   (二)档案管理人才选择方面
  国家的发展离不开各部门工作人员的共同努力,专业的、优秀的、高素质人才,是一个国家能否快速发展的关键,在当今大数据时代的背景下,国与国之间竞争越来越激烈,档案管理人员是每个国家不可缺少的,档案管理人员的主要工作内容便是将档案资源及资料进行整理、分类等,因此在聘请档案管理人员时要根据档案管理工作岗位的需要,严格进行筛选,选取应变能力强、专业能力好、有责任心、思维活跃、综合能力强的人员,组建高素质人才档案管理队伍健全档案管理机制,从而促进国家的快速发展。
  (三)服务方式方面
  传统的服务方式由于各方面的原因已经无法满足大数据时代档案管理工作,国家档案管理工作能否顺利进行,应从根本上考虑问题,因此必须根据大数据技术应用的特点,创建新型的档案管理模式,树立网络化服务思维加大数据手段利用,从而促进档案管理服务效率的提升且解决了因传递中造成的档案内容泄露、档案丢失的问题。同时,开发更实用、更新型的软件,在原有的基础上用现代化技术创建新型的数据资源共享平台,设立数字化档案总部,借助云计算、语义分析、数据挖掘等新技术,提高档案管理工作的水平,从而实现我国档案资源共建与共享的伟大目标。
  五、结束语
  大数据档案管理模式是当前社会科技发展带来的产物,之所与大数据时代的发展会对传统的档案管理模式造成影响,是由于档案管理这一工作的性质本身就是数据的集中整理及管理,大数据环境下新型档案管理模式已成为社会发展的必然趋势,因此,档案管理人员必须根据档案信息资源的特点进行分类整理,构建完善的档案数据分析库,满足广大用户提出的多样化、个性化的档案服务需求,提高自身的专业技术,加强各方面知识的积累,充分发挥自己的优势及特点,积极探索,勇于创新,利用大数据技术创新出更完善、更实用的档案管理模式,为我国档案管理工作的发展献自己的力量。
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