试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

作者:未知

  摘要:辦公室是传达内部事务和处理外务的重要职能部门。实际上,办公室的工作非常繁琐,因此对于办公室文秘的能力有着较高的要求。高素养的办公文秘能够快速、及时、合理的处理办公室各项事务,提升单位或企业的运转效率。基于此,本文对办公室文秘工作的特点及要求进行了分析,然后提出了提升办公室文秘工作质量和水平的一些策略。
  关键词:新时期;办公室;文秘工作;质量
  一、办公室文秘工作的特点及其要求
  办公室文秘工作的涉及面非常广泛,事务繁而复杂,其不仅包括各种各样的行政工作,还包括有其他许多事务,材料准备、提交、归档和立卷,办理手续,接待外来人员,开具介绍信,出具证明,会议通知和决定草案等等,都属于办公室文秘工作的范围。办公室文秘工作看起来比较简单,但实际上很复杂,文秘工作作为事业单位办公系统的核心,其工作量很大,它和思想政治、行政、财务管理等工作的联系非常紧密,是事业单位管理系统中必不可少的一个组成部分。因此办公室文秘要严格遵守办公室制度,以大局为重,秉公处事,不假公济私,不受利益的趋使。根据办公室工作的特点和要求,制定工作计划,并有序的开展工作,提高工作的效率和质量。
  二、办公室文秘必须提高的专业素养
  (一)谨遵单位制度
  文秘人员作为单位的一员,应严格遵守单位的规章制度,如:考勤系统、考核系统、请假系统等。办公室文秘人员每天都要从事大量且繁复的工作,首先要保证工作时间,尤其在早上更要早到单位,为一天的工作做好安排,确保有序地开展工作,从而提高工作质量和效率。相反的是,如果每天都要到单位听从领导安排而开始工作,将会十分被动,甚至会由于匆忙而在工作中出现了错误,影响了办公室的质量。同时,文秘工作人员应善于有效规划时间,提高处理文件的效率。
  (二)凡事以大局为重
  作为单位的一员,文秘工作人员扮演着承上启下的角色。所以,在工作中,不仅要正确把握领导意图,理解上级要求;还应该了解基层情况,善于协调。在工作中,应该有大局观,以集体利益为重。在处理问题的时候,应该从大局出发,技能承受压力,又可以忍受委屈。敢于担当,不怕困难。
  (三)提高办事效率
  事业单位必须不断注入新思想。作为办公室文秘,必须要跟上时代的脚步,尤其是要充分关注自身发展趋势和新政策,也需要不定期参与文秘相关的技能培训,全面了解文秘新时代的职能,不能忽视的还有必须熟悉办公自动化技术。
  (四)提高工作能力
  1.积极处理好上级和下属的协调工作。文秘人员必须正确把握领导意愿,认真落实领导安排。在实际工作中一定要有工作思路和想法,在完成任务时要做好与上级的沟通,在必要的时候,可以提出自己的建议,以减少工作中的错误,避免出现问题。
  2.合理安排工作。文秘工作很繁重,且往往是突发新任务。所以,文秘人员应在工作中合理规划,不要遗漏或重复。同时,文秘人员要结合自身工作经验和单位实际情况来估计工作任务,做好提前计划,使工作有序开展,提高办公室工作的整体质量。
  三、新时期提高办公室文秘工作质量与水平的办法
  (一)完善奖惩制度
  完善奖惩制度是办公室文秘工作质量的保障。奖惩制度能够在很大程度上刺激文秘人员的热情,调动工作主动性和积极性。完善的奖惩制度能够帮助文秘工作人员建立竞争意识,促进自我完善,进而提高工作质量和工作效率。但需要注意的是,制定奖惩制度,需要把文秘工作人员的实际工作考虑进去,使其更全面、科学、合理,并在工作中加以完善和改进。
  (二)刺激文秘创新意识
  新时期,对事业单位而言,只有创新才可以生存、才可以发展。而对于秘书来说,创新也有着非常重要的意义。许多人认为文秘工作按照既定程序完成就可以,不需要创新。然而,在文秘工作人员的实际工作中,应该摒弃传统的低效办公模式,创新高效的办公方式,提高办公室工作效率。①要大力支持和肯定文秘人员在办公室思维和办公室行为方面的创新,鼓励创新,营造良好的工作氛围;②领导要积极倡导实践创新,在工作理念和方法上发挥带头作用,带动文秘人员进行创新。
  (三)加强技能培训
  文秘工作由于工作内容不同,有着不同的要求,文秘工作要求人员有更高的专业技能,才能胜任工作。新时期,所在的单位应更加重视加强文秘人员的专业培训,文秘工作人员应抓住机会不断学习新知识和新思想,提高自身的理论和业务素质。
  (四)加强学习理论知识
  理论知识指导实践工作,是文秘人员的工作要求。①政府文秘要准确、及时地了解国家的发展趋势,掌握政府相关政策和法律法规,并要有大局意识和全局意识;②事业单位文秘人员要了解单位的政策和制度、文化和精神,关注事业单位的核心价值观,积极开展各项工作。
  (五)合理规划文秘人员人数
  文秘工作繁而复杂,工作量很大,如果文秘工作人员人数少,则会造成管理任务难以达标;如果人员太多,就会出现相互推诿的现象,最后造成办公室效率低下,无法真正发挥人才的作用,最终会浪费人力资源。因此,新时期应该理顺办公室的工作,相应地规划秘书的数量。
  四、结束语
  综上所述,新时期如何在办公室管理中提高办公室文秘工作的质量和水平是一项重要问题。然而,提高办公室文秘人员的工作水平、工作能力是无法一蹴而就的。因此,办公室文秘人员管理中,办公室领导必须要结合秘书人员的实际情况和事业单位的具体要求、特点,实施有效的管理方法和管理策略,只有这样,在新时期才可以达到提高办公室文秘工作质量和水平的目的。
  参考文献:
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