电力工程项目档案管理的难点及对策

作者:未知

  【摘 要】近年来,我国电力工程建设的快速发展,电力工程档案管理也随之发挥了非常重要的作用。电力档案管理作为一项专业性强、内容复杂的工作,需要不断提高管理人员的综合素质及专业技能。为了可以使电力工程档案管理更加的规范化,本文就对电力工程项目档案管理中存在的问题进行分析,同时提出有效的解决对策。
  【关键词】电力工程;档案;管理;问题
  随着电力体制不断改革,电力工程档案信息管理的准确性和完整性日趋重要。作为工程项目的重要组成部分,电力工程档案不仅记录了企业自建业以来的工程建设成果及荣誉,还记录了电力工程企业的发展历程,表现出企业档案管理水平和企业施工水平。因此,做好档案管理工作,是当前工程建设工作中不可忽略的部分,直接影响到电力工程建设完工质量,甚至是企业经济效益。
  1、电力工程档案管理的意义
  加强电力工程档案管理是实现电力工程过程管理精细化的一个重要环节,也是实现企业管理精益化的重要途径。首先,电力工程档案记录着电力企业所进行的各项电力工程的详细情况,对管理人员了解和研究电力企业的施工案例、员工队伍、实力水平、工程质量等情况提供了有效的参考,为经营者进行相关决策提供了有力的数据支持,同时也有利于确认企业自身的经营成果,并作出相应的调整和改善。其次,生产施工档案是企业的一笔无形资产,是电力企业以往各项电力工程的真实历史记录,是一种重要的参考资源。以往进行的每一个电力工程的评估意见表及改进记录,每一份工程投产后的检修表,都可以为之后的电力工程提供借鉴,从而可以监督电力企业的施工质量和效果。再有,对电力工程档案实行统一规范的管理,能够保证案卷的质量,为之后相关部门的调阅、借阅、复印等工作的顺利进行奠定基础,为以后的工作提供便利。
  2、工程档案管理现状
  2.1管理意识淡薄
  电力工程管理部门的相关工作人员没有形成强烈的档案管理意识。相关部门的领导没有对档案管理工作加以重视,当某一些文件发生变更时,没有及时号召对档案内容做出更改,更没有将档案管理工作作为一项日常工作正式地运行,导致了相关的档案管理人员不按照程序与方法对档案加以管理,甚至出现了归档不分类,组卷不规范的现象频繁出现,导致了日后在查找资料的过程中,出现部分资料遗失或信息泄漏的状况。
  2.2工程全过程文件控制相对混乱
  由于电力建设项目工程规模较大,所涉及的施工单位较多,所以相应的工程档案管理工作的涉及面就较广。与此同时,加之每一个施工单位在档案管理工作的要求与做法上都存在一定差异,所以这就直接造成了如今电力工程文件控制相对混乱的现象。特别是在工程前期施工阶段,由于受到诸多客观因素的影响,档案管理工作没能较早介入,没有制定统一的文件编号办法,使整个工程的文件材内容不完整、文件格式不规范、文件编号不统一;一些文件材料、图纸以及装置性材料没有明确标注形成日期;质量证明文件不全或缺失等等;这不仅导致了查证困难,也给工程维护管理带来的巨大隐患。与此同时,在整个工程建设中由于缺少有效的监督指导,对于那些临时更改过的文件或图纸,缺乏专业的管理机制,这也就导致各参建单位文件控制环节缺失,形成诸多需整改项。除此之外,在工程竣工阶段档案的验收交接中,由与各参建单位急于撤离,各种验收交接档案都是一拥而上,管理人员难以在短时间内进行认真核查,在这样的情况下就出现了“方便行事,有章不循”的现象,这无疑将对工程档案的系统完整,真实有效带来严重影响,为项目档案的达标验收留下大量隐患。
  2.3档案信息化程度低
  在管理工作中,由于上级部门重视度不高,资金不到位等外在因素影响,档案管理工作数字化普及率极低。工程材料记录工作多依赖于纸质文档,从而给档案查阅、归档等工作造成极大不便。而随着经济社会发展,数字化、智能化管理系统在工作学习中逐步普及,如电力企业无法跟上时代发展的步伐,进行企业电力工程档案信息化管理,将会在项目工程工作中形成短板,严重制约项目工程开展。
  3、解决电力工程档案管理问题的有效措施
  3.1构建有效的档案管理制度和工作管理办法
  由于在电力建设过程中涉及到设计单位、施工单位较多,各自对档案要求和做法差异较大,没有统一的标准就无规范可言。因此,为确保档案管理工作顺利,就要构建一套合理、科学、适用性和可操作性强的档案管理制度和工作办法,不仅包含组织领导、管理体系、职责分工及奖励惩罚等内容,还对形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档、竣工文件编制及交接验收等工作作出了详细的要求,形成一套行之有效的管理制度与管理办法,并在建设初期告之各参建单位,工程建设与档案管理同时进行,在工程建设过程中,应对竣工材料进行积累、争辩及审定,在工程竣工及验收阶段,要确保有一套合格完善的竣工验收档案。平时档案管理人员要定期对档案进行收集与积累,将档案管理由过去的事后控制转化成事前和事中控制,避免由于意见不同而出现返工现象发生,从而提高档案管理质量。
  3.2全面提高档案人员的综合素质
  档案部门要引进计算机、信息、外语专业人材,采取接收其他专业与档案专业并重原则,使其他专业人才和档案专业人才知识互补,适应信息化的需要。为适应新的形势,档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识,使档案管理人员成为既有专业知识,又熟悉计算机。实现高速、高质量的档案信息收集、开发、传递工作。档案人员要早期介入工程建设活动,时时了解工程建设动态,参与工程建没项目的单项工程验收、评审活动,按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关,及时发现问题并及时提出修改意见,积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理,主动关心企业发展,以知识与创新为导向,不断更新知识,档案工作才能与企业同步发展。同时档案管理人员要努力学习法律法规,增强职业道德修养,处理好保护企业利益和信息开放两者之间的关系。
  3.3做好工程档案与实际工程的同步建设,采取全过程控制
  首先,加大力度做好电力工程档案的日常收集与积累工作,确保档案内容的准确性、完整性、系统性。不仅要将档案管理工作转移到最前沿,将事后收集整理转变成为事前准备,全程控制并始终贯穿于整个工程项目的建设过程中,同时也要对其进行真实完整的记录归档,始终保持与工程建设的实际进度保持同步。其次,在信息时代下,档案资料并不仅局限于文字图纸,同时还包含了图像、视频、声音等文件。作为档案管理人员,理应深入到施工现场或单位部门中去了解真实情况,参加设备开箱验收并及时将具有价值的文件资料收集整理,特别是具有巨大价值的文件资料,应打破常规,立即对其进行归档,避免日后遗漏。当然,在条件允许的情况下,还可以安排专人直接参与到电力工程项目的建设过程中,实施实时摄录,以此来为檔案积累大量的重要资料。
  4、结语
  电力工程档案真实完整地记录了电力企业工程建设过程、实体情况和建设质量,是维护企业合法权益、保证企业经济效益并反映企业历史真实面貌的一项重要基础工作,同时也是工程项目投产后进行运行检修、扩建改建工作的重要材料依据。在电力工程建设中实时收集整理档案资料,精确核查工程文件材料,规范化管理技术档案,保证企业档案资料系统性和完整性,有利于为当前工程建设工作开展各项服务,也有利于为电力企业工程后续投产工作做好基础准备工作。
  参考文献:
  [1]冯雪.探讨电力档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务,2016,24(01):105.
  [2]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].现代国企研究,2016,8(04):77.
  (作者单位:国网晋中供电公司)
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