石油企业办公室文秘工作效率的提高策略

作者:未知

  摘要:办公室是石油企业组织机构中必不可少的一部分,是企业管理和处理事务的重要场所。文秘人员是办公是的主要工作人员,起到协调企业与相关政府部门之间关系,处理相关事物的作用,提高石油企业办公室文秘工作效率,有利于提高石油企业的管理水平和管理效率,促进石油企业不断发展壮大。
  关键词:石油企业;办公室文秘;工作效率;提高策略
  办公室在石油企业发展过程中起着非常重要的作用,办公室工作存在着工作量大、种类多的特点,对办公室文秘工作人员提出了更高的要求,办公是文秘工作人员只有不断提高工作效率,才能保证整个机构的正常运行,促进企业的稳定发展。本文针对如何提高石油企业办公室文秘工作效率进行分析,希望通过本文的分析能够对石油企业办公室文秘工作提供有效的帮助。
  一、树立正确的工作理念
  在石油企业中,办公室文秘工作人员往往起着传播领导重要思想,落实企业重大政策,监督和引导企业各项措施落实的作用,文秘工作人员是企业领导的助手,文秘工作人员说的话做的事情很多都代表着企业领导的形象,这就导致企业中很多文秘工作人员妄自匪大,不能对自己进行正确的定位,这也就导致文秘工作人员无法有效开展文秘工作。
  为了有效解决这一问题,油田企业的办公室文秘人员需要坚定自己的政治立场,对自身的位置进行明确定位。工作人员应该学习和了解党和国家的先进政策和理论,提高自身的政治觉悟,坚持党中央的正确领导,对企业领导下达的各项政策命令进行正确传达,明确自身的工作任务,不可进行越权管理。
  二、加大对办公室文秘工作人员的教育培训
  石油企业办公室工作人员自身素质的高低与其工作效率水平的高低有着直接的联系,文秘工作人员只有不断提高其自身素质和工作能力,才能提高文秘工作效率,保证办公室各项工作的顺利完成。
  首先企业需要加大对办公室文秘工作人员进行职业素质方面的培训,聘请专业人员为工作人员讲解文秘工作的相关内容,包括一般办公室文秘工作内容、工作范围等,例如文秘工作人员一般都是管理企业的文档、安排各项事务或者是帮助领导和各部门负责人处理日常事务、编辑发布信息等,工作人员除了掌握这些基本的工作内容以外,还需要对石油企业的一些日常事务进行了解,包括石油开采、运输等事务。同时工作人员还需要学习一些相关的理论知识,不断提高自己的办公室知识水平。
  其次文秘工作人员需要不断提高自身的政治素质,办公室工作是一个有关政治性、全局性和政策性的工作,与国家政策、党的方针、路线、企业的战略等各方面都有很大的关系,工作人员无论任何时候都需要价格政治素质作为自己的首要素质,不断提高自身的政治敏锐度、坚定不移的坚持党的正确领导。
  最后企业需要不断提高自身的工作能力和工作技能,随着科学技术的不断发展,企业办公室工作加大了对高新技术的应用,很多办公室工作都采用计算机技术来开展办公室工作,例如电子档案管理等等,极大程度的提高了办公室工作效率。因此文秘工作人员应该加强对信息技术的学习,不断提高自身的计算机使用技能。同时文秘工作人员还需要不断提高自身的文笔和口才能力,做到提笔能写、开口能讲,有事能办的效果,其中最主要的是需要不断提高文秘工作人员的写作水平,能有效传达上级领导的意思。
  三、建立完善的办公室工作制度
  石油企业办公室文秘工作中应该建立完善的办公室工作制度,保障办公室工作的顺利开展,提高文秘工作人员的工作效率。石油企业需要根据实际的办公室文秘工作以及石油企业的相关特点来制定办公室工作制度,对办公室文秘工作内容、工作范围、工作标准等进行明确规定,使每个工作人员都能够对自身的工作职责进行了解,从而按照制度规定有条不紊的开展工作。其次石油企业还需要建立绩效考核制度,加强对工作人员的监督,例如上班考勤、工作完成情况检查等,以此来对工作人员的工作情况进行监督,保证各项办公室工作的顺利完成。最后企业还需要建立相应的激励制度,对于那些在办公室工作中态度积极、工作能力高、工作绩效好的文秘工作人员给予精神或物质方面的奖励,从而起到鼓励工作人员的目的,使工作人员能够全身心的投入到办公室文秘工作中,为办公室文秘工作提出更多有效的建议和意见。例如石油企业的上级领导安排好工作任务后,需要对人物职责进行区域的划分和管理,这时就可以使文秘工作人员发挥其创造性,根据自己的实际工作需求和工作时间来对工作任务进行合理的分配,从而有效提升办公室文秘工作人员的工作效率。
  四、改善工作方式
  石油企业的办公室文秘工作是比较复杂和繁琐的,为了提高办公室工作效率,工作人员需要不断改善自己的工作方法、拓宽工作方式,对办公室各项工作的工作规律进行探索,掌握正确的工作规律。另外工作人员在工作的过程中需要对各项工作进行有效分类,分轻重缓急,针对不同的工作采用不同的工作方法,制定合理的工作计划,提前对工作进行部署,分清主次、有条不紊的进行工作,只有这样既可以提高工作效率,又可以减少资源的浪费。
  除此之外,文秘工作人员需要在工作中做好细节管理工作。文字是文秘工作的核心,一個数字、一个符号的错误可能就会对整个工作产生不利的影响,因此文秘工作人员需要在工作中把握好各项细节,做好精益求精,避免出现一些类似与语法错误等低级错误,尤其是在政策方面需要进行认真思考,每句话都需要精雕细琢,只有这样才能正确传达上级的思想。因此文秘工作人员在工作的过程中需要从小事出发,树立精细服务的工作理念,不断提高自身的工作效率。
  结 语:
  综上所述,办公室文秘工作是石油企业中的不可或缺的一项管理工作,在企业发展中起着非常大的作用,石油企业办公室文秘工作人员需要树立正确的工作意识,不断提高自身的素质和工作能力,改善工作方式,从而提高文秘工作效率,为企业的发展奠定坚实的基础。
  参考文献:
  [1]陈静.浅论新时期石油企业文秘工作特点[J].化工管理,2017(09):12.
  [2]丁永林.企业办公室文秘工作分析[J].办公室业务,2016(01):4.
  [3]邱春华,朱碧云,郭鑫.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].化工管理,2015(35):90.
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