档案信息化管理的优势及安全问题探究

作者:未知

  摘要:在科技发展的背景下,信息化早已在不同的行业中渗入。档案管理过程中,以往的纸质档案早已被电子档案取代,不但提高了档案安全性,同时,还促进了档案管理工作整体效率的提升,鉴于此,本文将对档案信息化管理的优势进行分析,并探讨安全问题。
  关键词:档案;信息化管理;优势;安全问题
  随着社会的不断发展,以往的档案管理模式早已不能符合当今社会的需要,所以,人们在档案管理方面的要求越来越高,档案信息化是目前非常先进的一种档案管理的模式,在具备一定优势的同时害有很多安全隐患存在,所以必须加强安全隐患的分析,有助于安全隐患的解决。
  一、档案信息化管理优势的分析
  在档案管理的过程中运用信息化的优势非常明显,例如,能够促进搜索速度和准确度的提高,以往纸质档案很难进行查找,所需的人力非常大,同时,还总是发生丢失现象,但是在电子档案中,只需要搜索即可;还可以促进档案利用率不断提高,目前多数企业都提倡无纸化办公,不消耗纸质,能够促进档案重复使用率提高,此外,在档案的调取上也是非常方便的,当使用人员所需的档案不在该地区,就需要邮寄或者是传真,如果是档案信息化的话,就能够直接从网上进行传输,非常地方便。还能在一定程度上提高管理的效率。以往的纸质档案必须让专人严谨看管,电子档案只需要相关人员转换成数字化数据即可,进而尽心分析和整理,促进了档案管理的工作效率不断提高。
  (一)有助于信息的传输和共享
  在企业的发展过程中,对档案进行信息化管理能够帮助数据进行传输以及共享,有助于钻井施工。以往的发展过程中,施工人员总是通过单井参数的档案开展工作,必须进行一定报备,之后是各个层级领导的审批,等到拿到档案的时候早已过了工期时间,建设钻井工程其实是石油企業不断发展的一个展现,与此同时,对我国能源的发展也产生重要影响,如果档案管理的方式比较落后的话,就会导致企业难以发展,纸张数据经过各个地方的转换早已不够完善,还会有偏差出现。
  (二)有助于数据价值的充分挖掘
  在信息化管理中,其实就是在信息化平台的前提下,将专业的数据库和软件作为支撑,进而保存数据。该类型的管理方式对档案管理的工序进行了缩减,利用软件用户端截面引导,能够对工作进行彻底完成,运用和查询的时候,能够通过检索关键字,寻找某一时间段企业发展的实际情况,有助于钻井技术的有效落实,因此可以看出,档案信息化的管理可以对数据信息利用的现状进行改善,有助于数据作用的发挥。
  (三)可以有效节约社会资源
  以往的档案管理的模式主要是利用人工力量进行检索和整理与保管。该类型的管理模式有很多需要改善的方面,比如,检索时间的浪费,对于大量人力的运用等,以往的档案管理的模式是在手工劳动的过程中实现的,因此一般来说,检索结果总是会备受人为因素的影响 。随着信息技术的进一步发展,以及其在档案管理中的有效引用,使得档案管理更加地信息化,并且使得档案管理的技术含量不断增加,与此同时,还能够对以往的档案管理的模式进行转变,促进了资源管理质量以及效率的提高,档案储存量也在进一步提高,对社会资源有一定的节约作用。
  二、档案信息化管理的安全问题优化对策
  (一)建立一个完善的档案信息的安全保障体系
  在档案信息所具备的安全保护能力,主要是对档案服务的能力以及检查档案的利用服务进行提高,建立一个完善的档案信息的安全保障体系,对于档案信息的安全性来说是非常重要的。档案的信息资源和原始档案都备受法律支持,在此基础上推动档案信息化的管理工作有效开展。一是,对档案信息化的管理安全制度进行贯彻和落实,并且对责任管理体系进行构建和完善,明确各方责任与义务,防止发生相互推卸的问题;二是,要选择正版杀毒的工具与软件,避免档案信息出现病毒感染的问题;三是,对档案的信息化管理进行优化,要聘请优秀的和专业的人才管理程序,保证编制质量的基础上提高档案信息化的管理质量;四是, 对档案信息的安全进行保证的过程中重点管理纸质档案,纸质档案并不会彻底的被电子档案取代,而电子档案是充分应用信息化的手段,纸质档案注重的是对于基本的和可靠信息进行记录,因此能够看出,纸质档案和电子档案之间的有效结合是最好的档案记录方法,两者均不会被彼此所取代。
  (二)加强整体素质以及安全意识的培养
  就档案的信息化管理来说,其安全问题需要从人为因素上着手,负责档案管理的工作人员必须加强学习如何提高档案信息的保密性,并且了解相关法律制度, 实时有效地监督行业的动向,并且树立忧患意识,还要加强关注,并且预防档案信息窃取的行为,在此基础上,为档案实施信息化管理。同时,身为档案管理的人员必须构建档案信息化的管理制度,档案信息化的管理人员还需要按照具体的档案管理情况实施实际性回答,对保密制度进行有效维持,以此促进档案信息化的管理制度落实。因为目前我国有关网络安全的法律条款并未进行针对性地建立,因此,对于网络安全的法律建立需要加强重视,提高档案管理工作人员的安全意识。此外,还需要针对职业人员开展教育培训工作。
  (三)加强管理技术的应用和创新
  信息化的管理方式不能脱离技术支持,档案管理人员在工作岗位中必须具有扎实的基础知识,因此,对于石油企业来说,要聘请专业的技术人员对数据库平台进行搭建,与此同时,还要定期组织管理人员进行培训,这一过程中,要让管理人员明确自身的信息化管理。因为档案信息化的管理发展比较晚,工作人员自身的专业技能并不扎实,在之后的发展中,必须加强学习以及创新,实现档案的信息化管理目标,这样一来,能够为企业的进一步发展做好基础保障。
  结束语
  总而言之,档案的信息化管理具备多种优势,有助于信息搜索速度以及准确性的提高,同时,还能促进档案管理的效率提高,所有事情的发生都是具有两面性的,信息化的档案管理具有一定的安全问题,信息真实性难以辨别,容易被盗等,所以对于相关人员来说,需要不断加强对于电子档案的管理,只有这样,才能对企业的档案管理质量进行提高,推动企业的进一步发展。
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