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浅论企业档案信息化及数字化档案室建设

作者:未知

  摘要:随着我国网络技术的发展以及广泛应用,信息化管理档案方式应运而生,档案管理需要不断创新,紧跟时代的脚步,紧扣时代的需求。为适应档案信息化发展要求,引领档案工作及時转型、升级,2014年国家档案局发布《数字档案室建设指南》,提出了数字档案室的概念,开启了档案信息化工作的新篇章。本文就档案信息化工作及数字化档案室建设的意义和存在主要问题进行探讨。
  关键词:企业档案;信息化;数字化
  近年来,随着互联网技术的不断发展,移动互联、云计算、大数据迅速兴起,各行各业进入了新的历史性技术变革期,数据海量化、需求个性化成为新时期档案管理的新常态。数字档案室建设正是在档案信息化建设飞速发展的情况下提出的,数字档案室建设响应了档案信息化建设需要,丰富了档案信息化建设内涵,实现档案资源社会共享,为企业发展提供更好的服务。
  一、建设符合信息化发展要求的数字档案室意义
  1.数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是新形势下承载企业档案工作的主要体现形式。代表了企业档案工作未来发展方向,有利于提高企业档案工作水平,维护企业档案信息的真实、完整、可用和安全。
  2.档案数字化是随着计算机技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态,能够把各种各样档案载体的巧妙转化为数字化的档案信息。数字档案室将文书、照片、录音、录像等运用网络化的形式有机链接起来,形成一个有结构性、有序性的档案信息库,以动态分布的方式为用户提供服务,实现资源共享,助推动企业档案工作转型升级,开拓创新。
  3.建设符合信息化发展要求的数字档案室,有利于促进国家核心信息资源建设。实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化,推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
  二、存在的主要问题
  (一)企业对档案管理信息化的意识淡薄
  受传统档案管理模式的影响,企业档案工作习惯于手工档案管理模式,注收集轻统计,没有意识到档案管理信息化的重要作用。再加上相比老式的档案管理,企业档案管理信息化耗费的资本较高,且系统建设复杂,多数企业管理者未能给予高度重视,认为这项工作可有可无,无法给企业带来利润。
  (二)档案管理工作水平低下
  企业管理者缺乏先进的管理理念和长远的战略性眼光,不重视档案专业教育及业务培训、较为普遍地采取配备专兼职档案管理人员负责档案工作等,档案管理工作者业务知识能力、服务意识和管理水平较低,大大降低了档案管理工作的水平和效率。
  (三)企业档案管理信息化的标准化建设不够完善
  随着管理力度的增强及运行模式的改革,当前的数据技术已经无法充分满足企业档案管理和可持续发展的需求,应在提高信息化意识的基础上,完善基础数据的录入标准、采集标准等工作程序标准,从根本上保证档案信息的及时性、规范性、准确性。
  (四)构建的档案数据库缺少实用性
  企业对档案管理工作资金投入比较少,没有重视企业档案管理工作,在开展数字档案室建设工作的时候存在局限性和片面性,不能够及时更新一些管理设备,从而导致档案数据库缺少实用性,档案管理形式比较单一、落后。
  三、相关办法措施
  (一)转变档案管理观念
  科技在进步,企业在发展,企业管理者应跟紧新时代的步伐,重视档案管理工作、重视档案信息化建设。企业档案工作人员也应摒弃过去的陈旧、落后的观念,树立正确的档案管理价值观,勇于开拓创新,积极推进档案信息化发展。
  (二)确保工作经费
  数字档案室建设从启动开始,就需要长期、持续的经费保障予以支持,否则,已有建设成果极有可能无法保持,档案信息化工作也将滞后于企业信息化建设进程。企业应将档案经费列入企业经费预算,确保经费保障到位。
  (三)完善制度系统
  制度建设与实施是档案工作可持续发展的重要保障,要在档案信息化和数字化档案建设过程中不断深化对各项管理制度功能的认识,逐步完善管理制度。
  (四)培养档案信息化人才
  当前已进入信息化时代,档案管理人员除了要完成传统载体档案管理工作,还要承担电力文件归档与电子档案管理、数字档案室建设等新任务,需要既通晓信息技术,又要懂信息资源管理,这对档案人员个人素质和专业有了更高的要求。因此需大力加强对信息化人才队伍的建设、加大培训力度,并注重引进一些全面发展的高素质人才。
  四、档案信息安全管理
  档案信息化的发展,极大地提高了档案管理工作的质量及效率,然而安全工作是重中之重,在数字档案室建设的同时,把档案信息安全管理列到首位。档案信息系统安全等级保护应遵循自主定级、重点保护、动态保护、同步建设的基本原则,确保档案信息安全。
  综上所述,随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展,人民群众的物质生活水平得到显著提高,促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下,现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨,运用现代化管理形式,推动企业档案管理创新迫在眉睫,企业档案管理数字化建设也将会是必然发展趋势。
  【参考文献】
  [1]李明华.数字档案室建设概论[M].中国文史出版社,2016.
  [2]孙燕敏.新时期企业档案管理信息化的建设[J].中国集体经济,2014(4):29-30.
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