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数字化时代档案服务方式的转变分析

作者:未知

  摘要:档案对于企业而言至关重要,它包含了企业发展过程中所积累的经验以及对成果的记录,档案信息资源是对企业全部发展历程的记载,凝结了全体员工的智慧,它是一种极其珍貴的财富。在信息化时代,档案管理也趋向于数字化,档案管理方式也在不断进行变化,因此企业必须要做好档案管理工作,使得其作用得到充分的体现。在开展档案服务工作过程中必须要将员工的需要当作根本导向。
  关键词:数字化时代;档案;服务方式;转变
  一、数字化时代档案服务工作的特点
  (一)档案形态多样化特点
  在当今这个数字化时代,档案服务形态具有多元和系统化的特点,如今,档案载体已经不再是单一的纸质文件,出现了多种多样的媒体档案包括视频档案和数码照片以及媒体档案等,这就使得相关人员对档案的选择更具有多样化特点,能够查阅纸质文件以及相应的媒体档案这就给档案系统性提出了更高的要求,必须要保证档案具有完整性和系统性,这样在进行查询时才能够保证信息齐全。
  (二)对档案信息资源的时效性和准确性提出了新的要求
  通过引入互联网技术,极大地促进了信息的传播,相关人员能够更加直接的获取信息,同时,知识更新速度也越来越快,相应地人们思考问题的方式也有了极大的转变。网络信息的知识性也得到了很大的体现,因此对档案信息资源的时效性和准确性提出了新的要求。特别是对于钢铁企业而言,其有着极大的厂房,办公区也不够集中,这就造成了相关专业人员对档案的查阅受到很大的限制,借助于数字化技术能够使得相关人员利用档案更加便利。另外,档案信息资源共享要求一定要有准确性,一旦有档案资源有误就会在很大程度上限制了有关人员的决策,给设备的正常运转带来了极大的负面影响,进而影响企业的发展。
  (三)档案服务内容和模式发生改变
  以往,人们在对档案管理过程中一般都是采用登门查询以及电话查询等方式,然而,在如今这个数字化时代,档案服务越来越偏向于互联网的方向,构建相应的信息查询系统,借助于数据库等使得档案信息不断完善和完整。不仅如此,企业还需要重视档案服务的满意度,积极采取有效措施,使得档案服务质量得到一定的提升。
  二、数字化时代档案服务方式的转变策略
  (一)丰富馆藏档案资源,提高档案利用率
  档案利用的基础就是要不断丰富档案资源,要想使得档案资源得到充分的利用就必须要保证在进行档案收集以及整理和鉴定过程中的标准化以及规范化。所以,在进行档案服务工作过程中,有关人员必须要高度重视档案收集,并且积极开展档案收集工作,不断的优化档案结构,进而使得档案资源的齐全性得到有效保障。
  (二)通过数字化技术,拓宽档案利用渠道
  当前,档案管理中的各类技术成果更加倾向于向着生产力的转换,企业工作人员对档案信息也有越来越多的需求。档案室必须要保证网络信息传播的及时性以及迅速性得到充分地发挥出来,借助于信息平台来进行档案服务。另外,还需要不断地进行档案信息资源的深层开发,使得档案的知识性得到有效发挥,构建比较具有特色的专题档案编研库以及相应的数据库,结合企业员工在档案服务工作中使用频率较高的档案信息资源,构建特种设备检索库以及随机图纸检索库,进而使得档案使用人员能够更加快速和直接的进行档案信息查询,使得档案资源的价值得到充分的发挥,使得档案利用率得到有效提升。
  (三)有针对性地开展档案服务
  在具体开展工作过程中,各个职工对档案信息的需求不尽相同,其中技术员对档案的需求主要偏向于图纸和技术资料等,相应的管理员更加偏向于利用各类文件,另外,即便是一个部门的员工,由于其岗位不同所需要负责的工作项目也不同,因此对档案利用也不尽相同。 鉴于此,在进行档案服务过程中,企业首先要对员工的具体需求进行全面的掌握并且进行一定的分析,针对员工不同需求具体开展服务。
  三、改变档案服务方式
  (一)有关人员必须改变档案管理理念
  在这个数字化档案时代,档案信息资源越来越偏向于向着信息开放的方向进行转变,有关人员工作实体也开始由保管向着服务的方向转变。所以,档案人员必须要积极改变档案管理观念,不断创新,重视服务创新,加快信息档案建设步伐。
  (二)档案人员必须重视专业知识和技能的提升
  在这个数字化档案时代,档案工作对专业以及技术方面有了更高的要求,因此,在具体开展工作过程中,各种问题也在不断出现,这就需求有关人员必须要积极学习专业知识,不断提升自身的专业技能,充分掌握各种专业技能,进而提高档案服务质量。
  (三)提高档案人员的沟通和协作能力
  在开展档案工作过程中需要涉及各个部门,只有各部门之间进行有效沟通、相互协作才能够提高档案服务质量,而且通过相互学习还能够使得自身的能力得到不断提升,这就需要有关人员具备相应的沟通以及协作能力,促进档案工作的顺利开展。
  数字化时代,档案人员必须要关注档案利用的数量,同时还要对档案利用者的实际需求以及质量有所重视。在开展档案工作过程中,有关人员应当充分利用先进的信息技术,进而使得档案价值得以发挥。
  【参考文献】
  [1]田坤燕.数字化时代档案管理信息化建设分析[J].经营管理者,2017(09):274.
  [2]孙娟娟.浅谈数字化时代档案服务方式的转变[J].河北企业,2015(2):19.
  [3]吴思思.数字化时代背景下档案馆公共服务延伸研究[D].华侨大学,2015.
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