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校本视野下特色档案资源构建模型探究

作者:未知

  摘要:高校档案管理工作具有多元价值和多种功用,应对“同质化”发展的瓶颈和困局,相关工作人员需要积极思考有效的解决方法和策略。文章从校本视角审视高校档案管理工作的创新路径与方法,从信息输入、信息存储以及信息输出三个维度探讨特色档案资源模型构建的可能。
  关键词:档案资源;校本视野;模型构建
  高校档案工作的重要性不言而喻,如何有效开展管理工作,保证服务质量,将信息资源以更为“优质”“便捷”“高效”的形式提供给服务对象,这一点是当前相关工作人员必须面对和解决的重要课题。构建有效的档案资源管理模型,有助于解决这个问题。具体而言,可以从三个维度进行剖析和探究。
  一、信息输入——特色校本资源的获取
  对于众多高校而言,同质化竞争已经进入非常激烈的阶段,从常规的角度来看,高校的档案管理工作不需要进行积极主动的变革,这是一项“程序化”极强的工作,只需要按部就班的完成各项信息收集与存储任务就可以,没有太大的挑战性,也没有进行变革的价值和意義。但是,从另一个角度来看,随着信息时代的到来,对于高校档案管理工作则意味着严峻的挑战已经出现。信息时代的到来,可以对以往的高校档案管理工作产生强烈的冲击,甚至影响到传统档案管理工作存在的价值和意义。因此,无论是从“未雨绸缪”还是从“亡羊补牢”的角度去审视这个问题,都需要高校档案管理人员进行积极主动的变革尝试。信息输入是变革模型的第一个环节,避免同质化竞争,形成独具特色的校本档案资源,是变革的主旨也是工作的思路。高校档案管理人员和相关部门应当结合当地的实际情况,在收集常规信息的同时,加强地域特色、文化特色、教育特色、管理特色等多重维度的信息资源,建立“独一无二”的特色资源库,从而保证自己的存在价值和地位不容置疑,并且可以为社会和广大师生提供更为全面、实用、便捷、优质的服务。比如,西南地区的高校,则可以尝试将学校的民族教育主题、历史文化主题以及艺术旅游主题等内容作为特色资源进行收集和整理,建立系统化的档案资源。对于东北地区的高校,则可以将“边疆自然地理主题”“民族政权历史主题”“饮食文化主题”“冰雪运动主题”等众多内容作为特色资源,积极收集汇总、梳理整合,最后构建具有特色品牌的优质信息资源。
  二、信息存储——融媒体形式的信息管理
  基于本质层面的思考,高校档案工作实际上就是信息服务工作。但是,当前社会包括部分档案管理人员对于档案工作的认识还处于一种较为狭隘的视角,认为档案就是单调的“卷宗”“牛皮袋”“文件夹”和“复印件”。然而,这是一种并不全面的看法,高校档案的信息存储形式可以通过多种形态展示出来。包括“视频”“音频”“立体形态”“虚拟空间”“真人服务”等多种载体来发挥价值。建构高校特色档案资源模型的第二个环节就是——信息存储。众多高校之间的档案信息内容可能有着许多的相似之处,但是,表现形式和承载的媒介却可以完全不同,同样是应届毕业生的信息采集,单纯的数据信息表格与丰富多彩的“美篇”给服务对象的感受是完全不同的。借助融媒体的便捷条件,高校档案馆可以积极尝试利用多种媒体来存储特色信息资源。此外,原本档案馆珍贵的“秘藏”作品,包括“古典字画”“名人手迹“重要信函”“历史影像”以及“重大活动”等档案信息,都可以通过虚拟信息技术进行加工整合,通过信息技术的加工,为服务对象提供“便捷”“直观”“全面”“优质”“详细”的特色优质资源。
  三、信息输出——多元传导媒介的引入
  高校特色档案资源模型构建的第三个环节就是信息输出。档案馆工作思路必须转变,其中的一个重要原因就是服务的滞后性,由于许多档案馆持有“墨守成规”的心态,对于自己的岗位职责认识存在偏差,没有从服务方的角度思考问题,总是一副高高在上,等待服务对象“有求于己”的错误心态,导致服务的质量长期差强人意。改革的核心问题在于将信息查询与输出更为便捷和人性化。建立网上档案馆是解决问题的突破口,高校可以尝试构建智能化或者数字化档案馆,通过智能化的查询程序,可以将非涉密的信息,通过检索与核实手段,直接传输给服务对象,避免了时间、空间、程序等多种因素的制约和干扰,让服务的质量和效率大幅提高。比如,对于本学校的重要人物、历史沿革、学生成绩以及综合表现等信息,完全可以通过智能化的服务窗口,进行实时传输和打印,或者提供视频与音频服务。这种方式一方面可以降低管理人员的工作强度,另一方面又可以增加服务对象的满意度,何乐而不为呢。如果一味抱着“珍贵信息,秘不示人”的保守心态,那么,高校的档案管理工作者必然会为时代所淘汰。
  四、结语
  构建高校特色档案资源模型需要多个部门和多个机构协调能力,共同合作。档案管理人员需要以积极主动的态度去进行宣传工作,发动广大师生和相关部门积极配合档案资源的收集与整理工作,只有形成真正具有特色的档案资源,模型的功能才能够充分发挥。此外,高校档案馆之间还需要密切沟通,构建突破时空限制的校际联盟,通过这种“打破壁垒”和“取长补短”的方式,将各自的有益经验和做法分享交流,实现共同成长进步。抱有开放的态度,坚持服务的初心,明确岗位的职责,探索变革的路径,积累有益的经验,借助成熟的信息技术,实现特色校本档案资源的构建与服务则切实可行。
  参考文献:
  [1]佚名.融媒体视域下的档案管理模型建构[J].山西档案,2018,242(06):22-24.
  [2]王俊琦.数字档案馆综合信息服务模型构建探究[J].档案,2009(2):13-15.
  [3]王颖.高校档案馆建设与管理应和数字化同步[J].教育教学论坛,2011(19):183-184.
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