采购业务内部控制风险防范

作者:未知

  摘要:采购业务是企业经营活动的重要环节,它与生产和销售计划密切相关,其运行时涉及的部门较多、工作量较大,并且涉及大量的资金投入,所以此环节很容易产生管理漏洞,从而引发一系列的采购风险,最后直接影响了企业的正常运营,因此为降低企业的采购风险并对其提出相应的防范措施显得尤为重要。本文在对企业采购内部控制存在的风险进行分析的基础上,进而提出了有效解决企业采购内部控制风险的对策及应注意的几个问题,从而有效地提升了采购效率。
  关键词:内部控制;采购成本;采购风险;供应商;采购人员
  物资采购处于企业生产的开端,对企业的其他生产活动具有约束作用,采购业务是企业生产运营管理的一个重要组成环节,应该受到严格的控制。如何加强采购内部控制与风险防范,是企业十分关注的一个问题。
  一、内部控制的含义
  内部控制,是指企业为了改善经营管理、提高经济效益,各单位和各组织在业务活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。
  企业建立与实施内部控制时,应当涵盖企业业务的各个方面,它需要经历决策、执行和监督的整个过程,在兼顾全面的基础上,还应着眼于高风险领域和重大问题,并采取严格的控制措施,保证不发生重大失误。
  二、采购业务进行内部控制的必要性
  采购业务是单位整个生产管理活动中的重要环节,采购业务管理的好坏直接影响着企业的整体经济效益。
  近年来,由于采购业务在内部管理上缺乏公平公正,采购业务流程透明度不高,导致很多贪污腐败现象出现,从而导致了采购货物的价格昂贵、质量低下等负面影响,因此,为了保护企业的资产,节约采购成本以及加强公司防范风险的能力,做好企业采购内部控制工作将是重中之重。
  三、采购业务内部控制存在的风险
  (一)合同方面的风险
  采购合同指企业根据采购需求、交付方式、采购价格等情况与供货方签订的法律性文件。其风险主要集中在:第一,未经领导授权对外签署采购合同,合同对方的主体资格、履约能力等都未达标,内容上存在重大欺骗,从而给企业造成损失。第二,未能根据市场情况及时调整合同内容,造成企业采购行为脱离市场供需情况;第三,双方在拟定合同的过程中,对合同条款模糊不清,盲目签约。
  (二)成本方面的风险
  采购成本主要是指在采购活动中所花费的资金及劳动总支出。首先,采购价格不合理,采购前没有进行详细的询价和采购成本分析工作,从而使物资购进底价不合理;其次,订购量不合理,没有按照计划制定采购需要,盲目制定购货批量,最后可能会导致订货量较高,积压库存,仓储费用上升;订货量较低,到货不及时,使得生产线不得不待工,造成缺货损失。
  (三)付款方面的风险
  采购付款是企业活动的重要环节,因为它会直接导致资金支出或者往来款项的增多,也很可能导致企业管理的漏洞。其主要风险包括:首先,由于采购付款业务流程包括仓储、采购、财务等部门,采购期间职责分工不明,不相容的业务没有得到相互分离,失去内部牵制,因此使采购过程中会出现利用职务之便为自己谋利益;其次,付款审核不严格,如果财务人员在付款前没有对原始单据进行严格的审查,有可能出现重复付款、金额有误等情况,这样就会给企业带来相应的经济损失。
  四、采购风险的应对措施
  (一)合同方面
  第一,签订合同时,根据签订的供货商、采购价格、交付方式、验收标准等情况,正确描述合同内容,明确双方的权利、义务和违约责任;第二,审核人员应该对采购合同的各项条款进行严格审查,对于影响重大的合同,应组织法律、财务、技术等相关专业人员参与,合理设置合同签署权限;第三,履行采购合同时,对合同中没有约定或者约定不明确的地方,当事人双方可以协议补充。
  (二)成本方面
  采购成本的控制直接影响着一个企业的经营成果,必须重视。采购成本的控制措施如下:第一,现在是信息社会,作为采购人员要在各个方面搜集物资的采购信息,真正做到货比三家,采购到物美价廉的物资;第二,对采购人员的谈判技能要定期进行培训,一个好的谈判人员至少会给你的企业带来更大的利润。
  (三)付款方面
  支付是采购的一个关键环节,财务对需付款的凭单核对无误后,经领导审批后方可向供货方支付货款。针对此环节存在的风险,单位需做到:第一,应当建立规范合理的支付流程,付款请购单需要相应的领导审核其真实性、有效性和合法性,判断此款项是否应该支付,最后由授权人审批;第二,全面考虑采购物资的价格、企业的资金现状选择适合的支付方式,提高资金的利用率;第三,涉及大额的预付款项,应严格对照合同、相关领导的审批权限,谨慎支付。
  五、采购业务内控应注意的问题
  (一)成立专门的监督管理部门
  监督管理部门主要用来组织和协调采购内部控制工作,因此应确保该监督部门的独立性;合理规划采购责任,建立健全内部监督管理制度,明确采购活动的执行程序,有效规范企业采购工作的各个环节,减少其他因素干扰采购活动,从而提升企业采购业务的效率。
  (二)内部牵制与协调配合并行
  一项完整的采购业务,涉及采购、财务、仓管等多个业务部门,采购业务的进行,需要经过两个以上部门的相互牵制才能完成,但是,内部牵制与岗位分离并不是说让各部门或各人员绝对分离,在工作中,部门、人员间既要相互牵制,又要团结协作,如物资的采购、验收授予不同的部门,而采购物资的议价、供应商的信用评估可交由其他部门,这样既完善了内部控制,又优化了业务流程。
  参考文献:
  [1]王志毅.采购流程中存在的风险分析及防范措施[J].物流工程与管理,2012(10)
  [2]陈晓慧.制造企业采购业務的风险管理及其控制[J].工商管理,2011(12)
  作者简介:
  赵婷(1984-  ),女,汉族,河南新乡人,助教,研究方向:财务会计理论与方法。
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