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基于ERP系统环境的企业内部控制研究

作者:未知

  摘要:随着市场经济全球化的趋势不断加深,国内的企业也有了更多的机遇,每个企业都迅速利用相关政策、技术、研发团队,来加快生产经营的速度,并在短时间内取得一定程度的成果。但随着企业规模的不断扩大,生产能力不断的增强,企业内部矛盾及问题也日渐突出,对原有的体制及内部控制制度也带来风险和挑战。lmP系统为企业完整的信息化管理提供了一个良好的平台,而且经过一段时间的应用,多数企业在内部控制方面取得了一定的成就。本文对ERP系统环境下的企业如何提高内部控制提供一些建议,为企业长期健康发展提供思路。
  关键词:内部控制 ERP系统 风险
  中图分类号:F275
  文献标识码:A
  文章编号:2096-0298(2019)02(b)-092-02
  1 企业ERP系统建设的重要作用
  ERP是Enterprises Resources Planning的缩写,即企业资源计划系统。它主要是依托先进的信息技术,整合先进的管理思维和模式,对企业的资源进行计划、控制和管理的一种手段。ERP系统是以现代化系统化的管理思想为企业决策层及员工提供決策运行手段的管理平台。ERP系统全面收集了企业生产经营活动的信息和数据,可随时随地更新企业相关信息,不受时间空间的影响,实时达到企业资源信息的共享,进而实现内部控制的质量、效率的提高,增强信息的时效性,解决传统信息传递滞后的问题。而ERP系统通过即时性的企业信息收集,还能提供相应的预测和分析,建立一个安全预警机制,可以根据每个企业的生产经营情况的需要,即企业的销售订单情况,最新的库存情况,及时调整采购计划,避免库存的囤积,减少企业资金占用,提高企业资金周转率。
  2 企业ERP系统与内部控制的关系
  ERP是企业实现内部控制非常重要的工具,它可以根据企业自己的行业特点、内部控制的整体要求和目标来进行程序设计,这样的内部控制管理系统才能真正成为满足企业内部控制要求的重要工具,完成企业预期的内部控制目标和要求,ERP和内部控制是企业管理不可缺少和协调一致的。另外,由于ERP是通过人员开发设计和人员录入的程序,所以它是被动的、客观的,而人员是有主观意识的,若录入的数据是错误的,或者设计的程序不贴合企业内控制度时就可能出现误导企业管理决策的情况发生。企业在ERP实施过程中,也会遇到一些实施风险、安全风险等,也需要企业对这些风险予以关注和控制。
  3 企业ERP系统应用对内部控制的影响
  3.1 ERP的应用使内部流程和内部环境得以优化
  ERP系统应用极大提高了企业有关业务的处理效率,也引起企业的各部门及岗位职责的巨大改变,使企业内部控制环境比传统控制环境得到了优化。企业管理人员可实时通过ERP系统对企业内部资源进行分配和有效控制,这样既能使各部门及各岗位之间进行有效的交流和协作,传统的组织架构是平面的,但ERP系统的应用,使得内部组织结构立体化,权责更加明确,减少部门之间的摩擦。
  3.2 ERP系统提高内部控制管理效率
  企业通过ERP系统的应用,调整内部各部门各环节各层次的管理控制,极大地降低了操作人员的随意性及错误,又明确设定了各环节各部门的权责,减少了审批的层级。切实提高了内部控制管理的效率。
  由于传统内控环境下,企业相关业务信息传递的及时性差,不能做到对业务流程的实时监督管理,更不能做到事前控制,只能起到事后查缺补漏的作用,使企业管理保持在一个被动状态。但企业通过ERP系统的应用,使得上述问题得以改善,但同时过于依赖ERP,不对ERP中的数据和信息进行落到实地的审核和监控,也不能真正意义的实现内部管理的实时监控。故在企业实施ERP系统过程中,不能忽视内控系统中的运行情况,要根据企业当下的业务发展需要,及时调整ERP系统参数和内控体系的设计,以保证完成内控目标,为企业内控管理和经营决策提供及时准确数据。
  3.3 ERP系统对内部控制效果的影响
  ERP系统将各环节的授权审核进行了系统化的整理,根据系统管理员的授权,不同的操作员根据其部门及岗位职责,可以进入与其对应的模块,进行业务操作及审核,未授权的模块不能登录删改处理相应信息。如某些企业的组织框架过于简单,而权力却相当集中,如物流部主管,还兼任采购经理,管理人力资源部,管理生产计划部,为这样的人员创造了谋取个人私利的机会。ERP系统的实施将这些问题暴露出来,能使企业减少营私舞弊的现象发生,并扩大企业原有的内控范围,完善企业内部控制制度,并有利于企业人力资源的管理,帮助企业节省人力成本的开支。
  3.4 ERP系统实施对内控监查的影响
  ERP系统的实施对企业的内部控制管理模式得到产生巨大的变革。在已经进行ERP实施的企业中会发现,操作者只要把企业内部控制的管理目标、程序、方法,要求传达到ERP系统中,经过系统程序的处理,企业就能够得到信息的控制和监督,从而进一步提高企业信息的可用性和安全性。
  4 ERP系统下企业内部控制建设建议
  4.1 合理进行人员配置
  由于ERP系统是整个企业信息系统的整合,它与传统的内控环境不同,它具有集成性、统一性、开放性、实用性,整合性等特点,它是管理流程数字化的一种表达,企业不能仅仅要求操作者只保证数据的准确性和及时性,还要把ERP系统的分析决策和管理功能以及监督控制功能应用到实际内控管理工作中去。故企业在ERP实施过程中,要着重进行企业员工的ERP系统培训,让相应岗位的人员全面掌握与之相配合的应用操作,并加强企业文化方面建设,倡导诚实守信,开拓创新的团队协作精神,这样才能使ERP系统在企业落地,而不是流于形式。
  4.2 注重信息系统安全建设
  网络及软件方面的安全在ERP系统使用的过程中是重中之重,如果没有一个安全的网络环境,一个不跟随企业业务进行更新的ERP系统,随着企业的不断发展,网络安全日益严峻,如2018年下半年流行的“反勒索病毒”,这都会直接导致ERP根本无法使用,企业重要的信息泄露等情况,直接影响企业的内控管理,更达不到企业绩效增长的要求。这些问题都需要企业建立完善的信息安全制度,保证网络信息安全,及时更新企业网络防护设备及软件。   4.3 ERP系统应与企业实际情况相结合
  目前很多企业尤其是制造企业大多运用ERP系统作为企业内控的管理工具,但在企业实际内控工作中,会发现原有的内控方法,企业运行流程与ERP系统有很大的冲突和不兼容。由于企业具有不同的企业文化和管理方式,在实施ERP系统前,一定要做好调研,不能盲目照搬一个知名的ERP系统,只有选对一个适合企业自身生产和经营模式的ERP系统,才能发挥ERP系统的优良作用,达到企业内控管理目的。
  4.4 企业内控环境的建议
  由于ERP系统的实施,是对原有内控管理各方面的较大调整,对现有的各部门的流程系统化的梳理,是一种单纯人工化的信息收集转变为智能信息管理的过程,需要企业各个部门本着以企业利益为核心的原则,加强部门之间的配合和沟通协调,增强职工的团队意识,以此推进ERP系统的顺利实施,保障内控的顺利进行。企业还应建立合理的组织结构与权责分配体系,解决内控环境的不合理因素,制定切合企业经营管理需要的監督制度,明确执行监督等职责和权限,使ERP系统中的授权与这些职责和权限相匹配,形成有效的分工和制衡,以有效地规避以公谋私的风险。并按制度严格追责问责,形成能够反映内部监督执行情况的报告,使企业管理层能及时采取措施,以控制企业内部的管理缺陷,能更好地发挥ERP系统在企业内部控制中的强化作用。
  4.5 企业业务流程的建议
  企业原有的一些业务流程运行不顺畅,并没有经过合理的改进,就推行了ERP系统,只会使ERP系统流于形式,不能发挥ERP的作用。要使ERP系统与企业生产管理紧密的结合在一起,成功改进企业的业务流程,优化企业的内控管理制度,梳理业务流程中不相容的职务,严格执行授权审批制度和不相容职务分离制度,建立高效顺畅的企业内部信息交流通道。使企业内部信息变为有效的数据,企业人员各负其责,各司其职并相互制约,有效地减少人为因素的影响,为企业管理层提供真实数据,并作出相应决策。
  5 结语
  基于ERP系统环境下的企业内部控制,可以为企业的经营管理和风险管控带来更加便利的效果,但也有一些局限性和风险性,而只要企业在改善和提高内控环境、业务流程、内部监督等内控管理基础上不断进行改进,ERP系统的实施还是能够更好地提高企业信息的收集分析数据的能力,优化企业的业务流程,提升企业内部的团队精神,进一步提升企业核心竞争力,为企业发展创造更大的价值。
  参考文献
  [1]钟卫国.ERP管理系统背景下关于完善制造企业内部控制制度的参考[J].中国管理信息化,2017(10).
  [2]丁或然.ERP环境下的企业内部控制研究[J].中国商论,2018(15).
  [3]杨雪霞.ERP环境下企业内部控制存在的问题和对策分析[J].财会学习,2018(28).
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